Protokoll- und Schriftführung

Welche Punkte sollten in jedem Protokoll erfasst werden?

Ein Teil des Protokolls (des Standardvordrucks) enthält die Punkte, die bei jeder Sitzung wiederkehrend dokumentiert werden müssen:

• Sitzungsort
• Datum und Beginn der Sitzung
• Leiter der Betriebsratssitzung
• Schriftführer
• Anzahl der erschienenen Betriebsratsmitglieder
• Entschuldigt fehlende Betriebsratsmitglieder (mit Angabe der Gründe)
• Unentschuldigt fehlende Betriebsratsmitglieder
• Teilnahmeberechtigte Ersatzmitglieder (welches Ersatzmitglied für welches verhinderte Betriebsratsmitglied)
• Weitere Teilnehmer der Sitzung
• Abfrage und Feststellung, ob die Einladung und die Tagesordnung rechtzeitig zugegangen sind
• Veränderungsanträge zur Tagesordnung (wenn ja, das Abstimmungsergebnis)
• Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
• Ende der Betriebsratssitzung
• Unterschriftenfelder

Der „inhaltliche Teil“ des Protokolls untergliedert sich nach den jeweiligen Tagesordnungspunkten der Sitzung. Die Tagesordnungspunkte sind einzeln zu protokollieren. Die Tagesordnung hilft, das Protokoll zu strukturieren.

• Zu jedem Tagesordnungspunkt sollte zunächst ein kurzer Bericht durch den Sitzungsleiter oder die jeweils zuständige Person erfolgen. Der Sachstand sollte kurz im Protokoll aufgeführt werden.
• Es sollte nicht jede Äußerung der Betriebsratsmitglieder oder sonstiger Teilnehmer im Protokoll aufgenommen werden. Protokolle sollten zwar den Diskussionsstand im Betriebsrat enthalten, aber auch möglichst kurz gehalten werden. Wortlautprotokolle sind grundsätzlich nicht zu empfehlen. Sie sind sehr aufwendig zu erstellen und führen regelmäßig zu Unstimmigkeiten, weil „etwas so nicht gesagt wurde“. Die Ergebnisse (die Beschlüsse) sind wichtig und nicht, wer was gesagt hat. Wenn ein Betriebsratsmitglied dies wünscht, sind persönliche Erklärungen ins Protokoll aufzunehmen.
• Nehmen zu einzelnen Tagesordnungspunkten, Sachverständige oder Auskunftspersonen teil, sind deren Stellungnahmen und Ausführungen kurz zu dokumentieren.
• Nimmt ein Vertreter des Arbeitgebers an einer Sitzung teil, sollten dessen Aussagen, Erläuterungen und Zusagen in das Protokoll aufgenommen werden, damit der Betriebsrat sich später darauf berufen kann.
• Die jeweiligen Anträge zur Beschlussfassung müssen genau formuliert und wörtlich protokolliert werden.
• Bei jedem einzelnen Beschluss sollte die Beschlussfähigkeit protokolliert werden und wie viele Personen an der Beschlussfassung teilnehmen
• Wenn ein Mitglied den Sitzungsraum verlässt oder erklärt an der Abstimmung nicht teilzunehmen, muss dies im Protokoll vermerkt werden
• Nehmen Vertreter des Arbeitgebers, Gäste, Sachverständige, Auskunftspersonen usw. an der Sitzung teil, müssen sie bei der Beratung und anschließenden Beschlussfassung zu dem Tagesordnungspunkt den Sitzungsraum verlassen, was im Protokoll vermerkt werden muss.
• Zu jedem Beschluss müssen die Ja-Stimmen, die Nein-Stimme und die Enthaltungen protokolliert werden

Muss das Protokoll von den Betriebsratsmitgliedern genehmigt werden?

Nein. Die Richtigkeit des Protokolls wird nicht durch Beschluss, sondern durch die Unterschrift des Betriebsratsvorsitzenden und eines weiteren Mitglieds (in der Regel des Schriftführers) hergestellt. Dennoch ist es ratsam, dass der Betriebsratsvorsitzende den Protokollentwurf auf der nächsten Sitzung verliest und das Gremium darüber abstimmt, ob das Protokoll genehmigt wird. Sollten Fehler im Protokollentwurf festgestellt werden, können diese korrigiert werden. Erst wenn das Protokoll genehmigt ist, sollte das Protokoll vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied unterschrieben werden. Da das Protokoll eine Urkunde ist (§ 416 ZPO Privaturkunde), darf es nach der Unterschrift nicht mehr korrigiert werden. Kann kein Einvernehmen erzielt werden oder hält ein Betriebsratsmitglied Angaben im Protokoll für unzutreffend, muss es unverzüglich Einwendungen geltend machen. Diese schriftlichen Einwendungen sind dem Protokoll beizufügen.

Was kann ein Betriebsratsmitglied unternehmen, wenn es mit dem Sitzungsprotokoll nicht einverstanden ist?

Betriebsratsmitglieder haben gem. § 34 Abs. 2 Satz 2 BetrVG die Möglichkeit, Einwendungen gegen die Richtigkeit der Niederschrift zu erheben, insbesondere gegen die Wiedergabe der Beschlüsse oder Stimmenmehrheiten, die Vollständigkeit der Anwesenheitsliste, ggf. die Protokollierung von Anträgen und von in der Sitzung gemachten Ausführungen. Einwendungen müssen unverzüglich, d.h. ohne vorwerfbare Verzögerung, und schriftlich beim Betriebsrat, d.h. beim Betriebsratsvorsitzenden (§ 26 Abs. 2 BetrVG), erhoben werden. Der Betriebsratsvorsitzende ist verpflichtet, den Betriebsrat über die erhobenen Einwendungen zu informieren. Sind Einwendungen ordnungsgemäß erhoben worden, so sind sie der Niederschrift beizufügen, auch wenn der Betriebsrat die Einwendungen nicht für berechtigt erachtet.

Darf das Sitzungsprotokoll (oder der Entwurf) in Kopie an die Betriebsratsmitglieder verschickt werden?

Wegen des Transparenzgebotes und des Grundsatzes der Datenvermeidung gilt grundsätzlich, dass von Sitzungsniederschriften keine Zweitschriften angefertigt werden (LDI NRW, Orientierungshilfe Datenschutz im Personalrat, Stand: 07/12, S. 7). Das Erstellen von mehr als einer Ausfertigung birgt Gefahr des Entstehens von Nebenakten bei den jeweiligen Betriebsratsmitgliedern. Insofern ist das Versenden von Sitzungsprotokollen (oder Entwürfen) mit dem Datenschutz nicht vereinbar und unzulässig. Die entsprechenden Protokolle und Entwürfe müssen aber jederzeit im Büro des Betriebsrats eingesehen werden können.

Wer darf Einsicht in die Protokolle des Betriebsrats nehmen?

§ 34 Abs. 3 BetrVG gesteht nur den Betriebsratsmitgliedern das Einsichtsrecht zu, nicht dagegen den übrigen Personen, die berechtigt sind, allgemein oder im Einzelfall an Betriebsratssitzungen teilzunehmen (z.B. die JAV, die SBV usw.). Das bedeutet aber nicht, dass solchen Personen – soweit nicht die Geheimhaltungspflicht nach § 79 BetrVG entgegensteht – Informationen an Hand der Unterlagen gegeben werden, soweit ein berechtigtes Interesse besteht (DKKW/Wedde § 34 BetrVG Rn. 25). Gegenüber der JAV kann sich sogar eine gesetzliche Verpflichtung ergeben, da der Betriebsrat die JAV nach § 70 Abs. 2 Satz 1 BetrVG umfassend zu unterrichten hat, soweit dies zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Müssen dem Arbeitgeber oder der Gewerkschaft das Sitzungsprotokoll zur Verfügung gestellt werden?

Der Arbeitgeber erhält eine Kopie der Sitzungsniederschrift, soweit er oder sein Vertreter an der Sitzung teilgenommen hat. War der Arbeitgeber nur bei einzelnen Tagesordnungspunkten der Betriebsratssitzung anwesend, beschränkt sich die Kopie auf diese Tagesordnungspunkte. Haben Beauftragte der Gewerkschaft an der Betriebsratssitzung teilgenommen, erhalten sie eine Kopie der Sitzungsniederschrift. War der Gewerkschaftsbeauftragte nur bei einzelnen Tagesordnungspunkten der Betriebsratssitzung anwesend, beschränkt sich die Kopie auf diese Tagesordnungspunkte.

Darf der Arbeitgeber Einwendungen gegen die Richtigkeit des Protokolls erheben?

Einwendungen gegen die Richtigkeit des Protokolls sollten möglichst vor Verabschiedung der endgültigen Fassung des Protokolls ausgeräumt endsprechend berichtigt werden. Will der Betriebsrat erhobenen Einwendungen nicht stattgeben, kann er das Protokoll in der vorgesehenen Fassung verabschieden. Verbleibende Einwendungen gegen die Richtigkeit des Protokolls sind diesem dann beizufügen. Die Erhebung von Einwendungen hat auf die Wirksamkeit von Beschlüssen des Betriebsrats keine Auswirkungen. Es besteht aber kein Anspruch auf Anfertigung eines vollständigen „Gegenprotokolls“ (LAG Hessen 19.05.1988 – 12 Ta BV 123/87).