Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein Verfahren, das darauf abzielt, die Wiedereingliederung von längerfristig erkrankten Beschäftigten in den Arbeitsprozess zu unterstützen. Dabei spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle, um die sensiblen Gesundheitsdaten der betroffenen Mitarbeitenden zu schützen und ihr Vertrauen in das Verfahren zu gewährleisten. Hier sind die wesentlichen Aspekte des Datenschutzes im Zusammenhang mit dem BEM.
Zustimmung zum Datenschutz und BEM
Für die Durchführung des BEM muss die datenschutzrechtliche Einwilligung eingeholt werden. Der Mitarbeitende muss zunächst auf Art und Umfang der anlässlich des BEM erhobenen und verwendeten Daten hingewiesen werden, § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX. Das ist im Wesentlichen durch das Anschreiben zum BEM geschehen. Die wesentlichen Punkte sollten im Erstgespräch aber noch einmal wiederholt werden. Die Datenerhebung und Datenverarbeitung für das BEM bedarf einer ausdrücklichen und schriftlichen Einwilligung des Betroffenen. Eine Datenerhebung ist nur zulässig, wenn die Daten für einen festgelegten, eindeutigen und legitimen Zweck erfasst werden. Zudem ist zu beachten, dass nur solche Daten erhoben werden dürfen, deren Kenntnis der Arbeitgeber benötigt, um ein ordnungsgemäßes BEM durchführen zu können.
Verwendung der Daten aus dem BEM
Die vom Arbeitnehmenden erhobenen Daten dürfen nur im Rahmen des BEM genutzt werden. Eine Verwendung für andere arbeitsvertragliche Zwecke, speziell im Zusammenhang mit einer krankheitsbedingten Kündigung, ist grundsätzlich unzulässig.
Aufbewahrung der BEM-Daten
Nach der Rechtsprechung des BAG müssen sensible Gesundheitsdaten grundsätzlich in besonderer Weise aufbewahrt werden und vor unbefugter zufälliger Kenntnisnahme durch Einschränkung des Kreises der Informationsberechtigten geschützt werden (BAG v. 12.09.2006 – 9 AZR 271/06). Der Arbeitnehmende hat einen Anspruch gegen den Arbeitgebenden, dass seine Gesundheitsdaten gesondert und geschützt aufbewahrt werden. Zu empfehlen ist die Aufbewahrung in einem verschlossenen Schrank.
BEM-Akte vs. Personalakte
Gesundheitsdaten aus dem BEM-Verfahren dürfen nicht in die Personalakte des Beschäftigten übernommen werden. Die Daten sind vielmehr in einer separaten BEM-Akte räumlich und funktional getrennt von der Personalakte aufzubewahren. In die Personalakte dürfen nur solche Angaben aufgenommen werden, die zum Nachweis des ordnungsgemäßen BEM-Verfahrens erforderlich sind. Hierzu gehören, ob und wann die Durchführung eines BEM angeboten wurde, ob die betroffene Person hiermit einverstanden war oder das BEM abgelehnt hat und welche konkreten Maßnahmen angeboten und umgesetzt wurden.
Die über diese Eckdaten hinausgehenden Informationen, die im Rahmen eines BEM-Verfahrens gesammelt werden, sind in einer separaten und verschlossenen BEM-Akte aufzubewahren. Insbesondere ärztliche Aussagen, Gutachten, Stellungnahmen der Rehabilitationsträger oder des Integrationsfachdienstes und Ähnliches sind in der BEM-Akte oder in den Akten des werksärztlichen Dienstes zu verwahren.
Es empfiehlt sich, im Rahmen des BEM-Verfahrens festzulegen, wer Zugriff zu der BEM-Akte erhält. Dies sollten ausschließlich Mitglieder des BEM-Teams bzw. der BEM-Beauftragte sein.
Datensparsamkeit (Minimalprinzip) und Speicherdauer
Ziel sollte es sein, möglichst wenige personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Es sollte daher stets hinterfragt werden, ob die Daten für das BEM wirklich nötig sind. Eine spezielle gesetzliche Frist für die Löschung der Daten aus der BEM-Akte gibt es nicht. Sie müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Empfohlen wird allgemein, die BEM-Daten ein Jahr aufzubewahren.
BEM-Daten und Geheimhaltung
Die gemäß § 167 Absatz 2 SGB IX am BEM-Prozess beteiligten Stellen unterliegen im Hinblick auf die Weitergabe personenbezogener schutzwürdiger Daten wie Krankheitsdiagnosen und Behinderungsart an den Arbeitgeber einem strengen Datenschutz, so z.B. der Betriebsrat nach gemäß § 79 BetrVG. Das zum BEM hinzugezogene Betriebsratsmitglied darf im Rahmen der Hinzuziehung erlangte Informationen auch nicht an andere Betriebsratsmitglieder weitergeben. Die Pflicht zum Stillschweigen für die Schwerbehindertenvertretungen ergibt sich aus den §§ 178 Abs. 3 und 179 Abs. 7 SGB IX.
