Wahlversammlung mittels Video- oder Telefonkonferenz zur SBV-Wahl
Besonderheiten der digitalen Wahlversammlung
Die Wahlversammlung kann im vereinfachten Wahlverfahren nicht nur als Präsenzveranstaltung, sondern auch mittels Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden (§ 20 Abs. 5 SchwbVWO).
Die Möglichkeit einer Video- oder Telefonkonferenz betrifft ausschließlich die Durchführung der Wahlversammlung. Die eigentliche Stimmabgabe erfolgt auch in diesem Fall ausschließlich im Wege der nachgelagerten Briefwahl, da eine geheime und manipulationssichere elektronische Stimmabgabe gesetzlich nicht vorgesehen ist.
Damit unterscheidet sich dieses Verfahren grundlegend vom „klassischen“ vereinfachten Wahlverfahren. Bei einer Präsenzwahl werden Wahlleitung gewählt, Wahlvorschläge eingereicht, Stimmzettel erstellt, die Stimmen abgegeben und unmittelbar anschließend ausgezählt – alles innerhalb derselben Wahlversammlung. Bei einer Durchführung mittels Video- oder Telefonkonferenz wird dieser enge zeitliche Zusammenhang aufgelöst. Die Wahlversammlung endet, ohne dass bereits Stimmen abgegeben werden. Erst nach ihrem Abschluss erhalten die Wahlberechtigten die Briefwahlunterlagen und können ihre Stimme schriftlich abgeben. Anschließend erfolgt die öffentliche Öffnung der Briefwahlunterlagen, die Stimmauszählung sowie die Feststellung des Wahlergebnisses.
Die Möglichkeit einer Wahlversammlung mittels Video- oder Telefonkonferenz besteht ausschließlich im vereinfachten Wahlverfahren. Die Initiatoren der Wahl können grundsätzlich frei entscheiden, ob die Wahlversammlung in Präsenz oder mittels Video- oder Telefonkonferenz stattfinden soll.
Allerdings bedeutet diese Wahlfreiheit nicht, dass die Entscheidung beliebig getroffen werden darf. Vielmehr müssen bereits bei der Entscheidung über die Form der Wahlversammlung die allgemeinen Wahlgrundsätze, insbesondere die Allgemeinheit, Chancengleichheit und Barrierefreiheit der Wahl, beachtet werden. Die digitale Durchführung darf deshalb nur gewählt werden, wenn gewährleistet ist, dass sämtliche Wahlberechtigten ihre Mitwirkungsrechte tatsächlich und in gleicher Weise wahrnehmen können. Fehlt einzelnen Beschäftigten die notwendige technische Ausstattung oder ist die eingesetzte Technik für bestimmte Behinderungen nicht barrierefrei nutzbar, kann eine Durchführung als Video- oder Telefonkonferenz gegen wesentliche Wahlgrundsätze verstoßen und damit die Wahl anfechtbar machen.
Die Wahlversammlung kann im vereinfachten Wahlverfahren nicht nur als Präsenzveranstaltung, sondern auch mittels Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden (§ 20 Abs. 5 SchwbVWO).
Die Möglichkeit einer Video- oder Telefonkonferenz betrifft ausschließlich die Durchführung der Wahlversammlung. Die eigentliche Stimmabgabe erfolgt auch in diesem Fall ausschließlich im Wege der nachgelagerten Briefwahl, da eine geheime und manipulationssichere elektronische Stimmabgabe gesetzlich nicht vorgesehen ist.
Damit unterscheidet sich dieses Verfahren grundlegend vom „klassischen“ vereinfachten Wahlverfahren. Bei einer Präsenzwahl werden Wahlleitung gewählt, Wahlvorschläge eingereicht, Stimmzettel erstellt, die Stimmen abgegeben und unmittelbar anschließend ausgezählt – alles innerhalb derselben Wahlversammlung. Bei einer Durchführung mittels Video- oder Telefonkonferenz wird dieser enge zeitliche Zusammenhang aufgelöst. Die Wahlversammlung endet, ohne dass bereits Stimmen abgegeben werden. Erst nach ihrem Abschluss erhalten die Wahlberechtigten die Briefwahlunterlagen und können ihre Stimme schriftlich abgeben. Anschließend erfolgt die öffentliche Öffnung der Briefwahlunterlagen, die Stimmauszählung sowie die Feststellung des Wahlergebnisses.
Die Möglichkeit einer Wahlversammlung mittels Video- oder Telefonkonferenz besteht ausschließlich im vereinfachten Wahlverfahren. Die Initiatoren der Wahl können grundsätzlich frei entscheiden, ob die Wahlversammlung in Präsenz oder mittels Video- oder Telefonkonferenz stattfinden soll.
Allerdings bedeutet diese Wahlfreiheit nicht, dass die Entscheidung beliebig getroffen werden darf. Vielmehr müssen bereits bei der Entscheidung über die Form der Wahlversammlung die allgemeinen Wahlgrundsätze, insbesondere die Allgemeinheit, Chancengleichheit und Barrierefreiheit der Wahl, beachtet werden. Die digitale Durchführung darf deshalb nur gewählt werden, wenn gewährleistet ist, dass sämtliche Wahlberechtigten ihre Mitwirkungsrechte tatsächlich und in gleicher Weise wahrnehmen können. Fehlt einzelnen Beschäftigten die notwendige technische Ausstattung oder ist die eingesetzte Technik für bestimmte Behinderungen nicht barrierefrei nutzbar, kann eine Durchführung als Video- oder Telefonkonferenz gegen wesentliche Wahlgrundsätze verstoßen und damit die Wahl anfechtbar machen.
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Entscheidung über die Durchführung als Video- oder Telefonkonferenz
Die Entscheidung, ob die Wahlversammlung als Präsenzveranstaltung oder mittels Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt wird, treffen die Initiatoren der Wahl. Dabei handelt es sich – je nach Ausgangslage – um die amtierende Schwerbehindertenvertretung, den Betriebs- oder Personalrat oder die sonstigen nach § 19 SchwbVWO zur Einladung berechtigten Personen.
Video- oder Telefonkonferenz
20 Abs. 5SchwbVWOerlaubt ausdrücklich sowohl die Durchführung mittels Videokonferenz als auch mittels Telefonkonferenz. Beide Kommunikationsformen sind daher grundsätzlich gleichwertig.
In der Praxis wird die Videokonferenz regelmäßig vorzugswürdig sein. Sie ermöglicht den Teilnehmern nicht nur die akustische, sondern auch die visuelle Wahrnehmung der übrigen Teilnehmer und erleichtert dadurch Diskussionen, Wortmeldungen und Abstimmungen erheblich. Dies entspricht dem Charakter einer Wahlversammlung, die von der Vorstellung der Kandidaten, Nachfragen und dem unmittelbaren Meinungsaustausch lebt.
Eine Telefonkonferenz kann dagegen insbesondere dann sinnvoll sein, wenn einzelnen Wahlberechtigten keine ausreichende Videotechnik zur Verfügung steht oder die technischen Voraussetzungen für eine Videokonferenz fehlen. Auch in diesem Fall muss jedoch gewährleistet sein, dass sämtliche Teilnehmer dem Verlauf der Wahlversammlung folgen und ihre Beteiligungsrechte uneingeschränkt ausüben können.
Mischformen und Hybridveranstaltungen
Die Wahlordnung spricht von einer Durchführung mittels Video- oder Telefonkonferenz. Daraus folgt, dass innerhalb einer digitalen Wahlversammlung durchaus unterschiedliche Teilnahmeformen zulässig sein können. So kann beispielsweise ein Teil der Teilnehmer per Video und ein anderer Teil ausschließlich telefonisch zugeschaltet sein, sofern alle Beteiligungsrechte gewahrt bleiben.
Nicht zulässig ist dagegen eine Hybrid-Wahlversammlung, bei der ein Teil der Wahlberechtigten gemeinsam in einem Versammlungsraum anwesend ist, während andere ausschließlich digital teilnehmen. Eine solche Mischform birgt erhebliche Risiken für die Gleichbehandlung der Teilnehmer. Präsenzteilnehmer können regelmäßig leichter miteinander kommunizieren, spontan diskutieren oder auf Wortmeldungen reagieren als zugeschaltete Teilnehmer. Dadurch besteht die Gefahr einer Ungleichbehandlung und einer Beeinträchtigung der Chancengleichheit der Wahlbewerber und Wahlberechtigten. Die SchwbVWO sieht eine solche hybride Durchführung nicht vor.
Technische Anforderungen an die Durchführung
Entscheiden sich die Wahlinitiatoren für eine Wahlversammlung mittels Video- oder Telefonkonferenz, müssen sie sicherstellen, dass die eingesetzte Technik den gesetzlichen Anforderungen genügt. Ziel ist es, den digitalen Teilnehmern eine Beteiligung zu ermöglichen, die der Teilnahme an einer Präsenzversammlung möglichst gleichkommt. Die Wahlversammlung muss daher so durchgeführt werden, dass sämtliche Wahlberechtigten ihre Rechte uneingeschränkt wahrnehmen können.
Gleichberechtigte Teilnahme aller Wahlberechtigten
Die eingesetzte Konferenztechnik muss gewährleisten, dass alle Teilnehmer die Wahlversammlung zeitgleich verfolgen und sich aktiv daran beteiligen können.
Hierzu gehört insbesondere die Möglichkeit,
- den Verlauf der Versammlung vollständig wahrzunehmen,
- Wortmeldungen abzugeben,
- Fragen zu stellen,
- sich an Diskussionen zu beteiligen,
- Wahlvorschläge einzureichen sowie
- an den erforderlichen Abstimmungen mitzuwirken.
Die bloße Möglichkeit, die Versammlung lediglich passiv zu verfolgen, genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Ebenso wenig wäre eine Technik ausreichend, die einzelne Teilnehmer nur zeitversetzt oder mit erheblichen Einschränkungen am Geschehen teilnehmen lässt.
Schutz der Nichtöffentlichkeit
Auch die digitale Wahlversammlung ist keine öffentliche Veranstaltung. Teilnahmeberechtigt sind grundsätzlich nur die hierfür zugelassenen Personen. Deshalb müssen die Wahlinitiatoren geeignete organisatorische und technische Maßnahmen treffen, um eine Teilnahme unberechtigter Dritter auszuschließen. Die Wahlleitung sollte deshalb zu Beginn der Versammlung die Identität der zugeschalteten Teilnehmer überprüfen.
Hierzu gehören insbesondere
- die individuelle Einladung der Teilnahmeberechtigten,
- die Verwendung geschützter Einwahldaten,
- gegebenenfalls Passwörter oder Warteräume,
- eine Kontrolle der zugeschalteten Teilnehmer zu Beginn der Versammlung.
Insbesondere bei Videokonferenzen empfiehlt es sich, die Teilnehmer namentlich zuzulassen und unbekannte Einwahlversuche nicht freizuschalten.
Keine Aufzeichnung der Wahlversammlung
Die Durchführung als Video- oder Telefonkonferenz berechtigt weder die Wahlleitung noch die Teilnehmer dazu, die Wahlversammlung aufzuzeichnen. Ton- oder Videoaufzeichnungen sind mit den Grundsätzen einer freien und unbeeinflussten Wahl regelmäßig nicht vereinbar. Teilnehmer müssen darauf vertrauen können, dass ihre Wortbeiträge ausschließlich den Teilnehmern der Wahlversammlung zugänglich sind und nicht dauerhaft gespeichert oder später ausgewertet werden.
Die Wahlleitung sollte deshalb bereits zu Beginn der Versammlung ausdrücklich darauf hinweisen, dass jegliche Aufzeichnung unzulässig ist. Soweit die eingesetzte Software eine Aufzeichnungsfunktion besitzt, sollte diese nach Möglichkeit deaktiviert werden.
Schutz vor Kenntnisnahme durch Dritte
Die Wahlleitung kann zwar nicht vollständig kontrollieren, wer sich im häuslichen Umfeld der zugeschalteten Teilnehmer aufhält. Sie hat jedoch darauf hinzuwirken, dass unbefugte Dritte den Verlauf der Wahlversammlung nicht verfolgen können.
Zu Beginn der Versammlung empfiehlt sich deshalb ein Hinweis,
- die Teilnahme möglichst in einem abgeschlossenen Raum vorzunehmen,
- Lautsprecher nur so zu verwenden, dass Dritte nicht mithören können,
- gegebenenfalls Kopfhörer zu benutzen und
- vertrauliche Inhalte nicht für außenstehende Personen hörbar werden zu lassen.
Eine lückenlose Kontrolle ist praktisch nicht möglich. Entscheidend ist vielmehr, dass die Wahlleitung die ihr zumutbaren organisatorischen Maßnahmen ergreift, um die Nichtöffentlichkeit der Wahlversammlung bestmöglich zu gewährleisten.
Technische Störungen
Technische Probleme lassen sich auch bei sorgfältiger Vorbereitung nicht vollständig ausschließen. Kommt es lediglich zu kurzfristigen Unterbrechungen einzelner Teilnehmer, wird die Wahlversammlung hierdurch regelmäßig nicht unwirksam. Anders kann es jedoch liegen, wenn technische Störungen dazu führen, dass einzelne Wahlberechtigte über einen längeren Zeitraum nicht an Diskussionen teilnehmen, keine Wahlvorschläge unterbreiten oder sich nicht an den erforderlichen Abstimmungen beteiligen können.
Die Wahlleitung sollte deshalb bei erheblichen technischen Problemen die Wahlversammlung unterbrechen und versuchen, die Störungen zu beheben. Erst wenn eine ordnungsgemäße Beteiligung aller Teilnehmer wieder gewährleistet ist, sollte die Versammlung fortgesetzt werden. Lassen sich die Probleme nicht innerhalb angemessener Zeit beseitigen, kann es erforderlich sein, die Wahlversammlung abzubrechen und zu einem neuen Termin einzuladen. Anderenfalls besteht ein erhebliches Risiko, dass die Wahl später wegen Verstoßes gegen wesentliche Wahlgrundsätze angefochten wird.
Ablauf der digitalen Wahlversammlung
Für den Ablauf einer Wahlversammlung mittels Video- oder Telefonkonferenz gelten grundsätzlich dieselben Verfahrensschritte wie bei einer Präsenzversammlung. Auch die digitale Wahlversammlung beginnt mit der Eröffnung durch die Wahlinitiatoren. Anschließend wird die Wahlberechtigung der Teilnehmer überprüft, die Wahlleitung gewählt, gegebenenfalls Wahlhelfer bestellt und die Zahl der zu wählenden stellvertretenden Mitglieder festgelegt. Nach der Wahl der Wahlleitung werden die Wahlvorschläge von dieser entgegengenommen und geprüft.
Ein wesentlicher Unterschied besteht allerdings darin, dass keine unmittelbare Stimmabgabe erfolgt. Die Wahlversammlung dient ausschließlich der Vorbereitung der eigentlichen Wahl. Stimmzettel werden während der digitalen Versammlung weder erstellt noch verteilt oder ausgefüllt. Ebenso findet unmittelbar nach der Wahlversammlung keine Stimmauszählung statt. Diese Verfahrensschritte werden vollständig in das anschließende Briefwahlverfahren verlagert. Die Wahlversammlung endet deshalb, ohne dass bereits Stimmen abgegeben oder ausgezählt werden.
Wahlleitung und Wahlhelfer
Auch bei einer digitalen Wahlversammlung ist zunächst eine Wahlleitung zu wählen. Für ihre Wahl gelten dieselben Grundsätze wie bei einer Präsenzversammlung. Die Wahlleitung übernimmt anschließend die Leitung der gesamten Wahlversammlung und ist für deren ordnungsgemäßen Ablauf verantwortlich.
Ebenso können Wahlhelfer bestellt werden. Diese unterstützen die Wahlleitung insbesondere bei organisatorischen Aufgaben während der Wahlversammlung sowie später bei der Vorbereitung und Durchführung der Briefwahl und der öffentlichen Stimmauszählung. Eigene Entscheidungsbefugnisse besitzen sie jedoch nicht.
Festlegung der Zahl der stellvertretenden Mitglieder
Auch bei einer digitalen Wahlversammlung entscheidet nicht die Wahlleitung, sondern die Wahlversammlung selbst darüber, wie viele stellvertretende Mitglieder gewählt werden sollen. Vor der Abstimmung sollte die Wahlleitung die Bedeutung dieser Entscheidung erläutern und den Teilnehmern Gelegenheit zur Aussprache geben.
Erst nachdem diese Entscheidung getroffen wurde, kann das Vorschlagsverfahren beginnen.
Einreichung und Prüfung der Wahlvorschläge
Die Wahlvorschläge werden – ebenso wie im Präsenzverfahren – während der Wahlversammlung eingereicht. Die Wahlleitung hat anschließend unverzüglich zu prüfen, ob die vorgeschlagenen Bewerber wählbar sind und ob die Wahlvorschläge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Sind sämtliche Wahlvorschläge geprüft, werden die zugelassenen Bewerber bekannt gegeben. Erst danach ist das Vorschlagsverfahren abgeschlossen. Nachträgliche Wahlvorschläge sind grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Die nachgelagerte Briefwahl
Der entscheidende Unterschied zur klassischen Wahlversammlung besteht darin, dass die eigentliche Stimmabgabe nicht während der Video- oder Telefonkonferenz, sondern ausschließlich im Wege der nachgelagerten schriftlichen Stimmabgabe erfolgt. Eine elektronische Stimmabgabe per E-Mail, Online-Abstimmung oder über Abstimmungsfunktionen der Konferenzsoftware ist gesetzlich nicht vorgesehen und daher unzulässig.
Versand der Briefwahlunterlagen
Nach Abschluss der Wahlversammlung erstellt die Wahlleitung die endgültigen Wahlunterlagen und übersendet diese unverzüglich an sämtliche Wahlberechtigten.
Die Unterlagen müssen vollständig sein und insbesondere enthalten:
- den Stimmzettel,
- den Wahlumschlag,
- den Freiumschlag,
- die Erklärung zur persönlichen Stimmabgabe sowie
- eine verständliche Anleitung zur Durchführung der Briefwahl.
Für die Gestaltung der Wahlunterlagen gelten dieselben Anforderungen wie bei der schriftlichen Stimmabgabe im förmlichen Wahlverfahren. Insbesondere müssen die Wahlumschläge einheitlich sein und dürfen keine Rückschlüsse auf die Stimmabgabe zulassen.
Durchführung der schriftlichen Stimmabgabe
Nach Erhalt der Briefwahlunterlagen geben die Wahlberechtigten ihre Stimme nach den allgemeinen Regeln der Briefwahl ab. Hierzu wird der ausgefüllte Stimmzettel in den Wahlumschlag gelegt. Dieser wird zusammen mit der unterschriebenen Erklärung über die persönliche Stimmabgabe in den Freiumschlag eingelegt und an die Wahlleitung zurückgesandt.
Für die Durchführung der schriftlichen Stimmabgabe gelten die Vorschriften des § 12 SchwbVWO entsprechend. Dies betrifft insbesondere die Anforderungen an die persönliche Stimmabgabe, die Gestaltung der Wahlunterlagen, die Prüfung der eingehenden Briefwahlunterlagen sowie den Schutz des Wahlgeheimnisses.
Frist für den Eingang der Briefwahlstimmen
Die Wahlleitung muss bereits bei der Übersendung der Wahlunterlagen einen Termin bestimmen, bis zu dem die Briefwahlstimmen eingegangen sein müssen.
Dabei ist darauf zu achten, dass den Wahlberechtigten ausreichend Zeit verbleibt,
- die Wahlunterlagen zu erhalten,
- ihre Stimme in Ruhe abzugeben und
- den Freiumschlag rechtzeitig zurückzusenden.
Zu kurze Rücksendefristen können dazu führen, dass einzelne Wahlberechtigte faktisch von der Wahl ausgeschlossen werden und dadurch gegen den Grundsatz der Allgemeinheit der Wahl verstoßen wird. Die Wahlleitung sollte deshalb großzügige Fristen wählen und übliche Postlaufzeiten berücksichtigen.
Zwischen dem Versand der Briefwahlunterlagen und dem letzten Termin für ihren Eingang sollte regelmäßig ein ausreichender Zeitraum liegen. Dabei sollten insbesondere Wochenenden, Feiertage und mögliche Verzögerungen im Postverkehr berücksichtigt werden. Je größer der Betrieb oder je weiter die Beschäftigten räumlich verteilt sind, desto großzügiger sollte die Wahlleitung die Rücksendefrist bemessen.
Öffnung der Briefwahlunterlagen und Stimmauszählung
Nach Ablauf der Rücksendefrist werden die eingegangenen Briefwahlunterlagen in einer öffentlichen Sitzung geöffnet und geprüft. Dabei gelten dieselben Grundsätze wie bei der Auswertung der Briefwahl im förmlichen Wahlverfahren. Erst nachdem die Ordnungsmäßigkeit der Briefwahlunterlagen festgestellt worden ist, werden die ungeöffneten Wahlumschläge in die Wahlurne gelegt. Anschließend erfolgt die öffentliche Stimmauszählung sowie die Feststellung des Wahlergebnisses.
Für die Öffnung der Briefwahlunterlagen, die Stimmauszählung, die Feststellung des Wahlergebnisses, die Benachrichtigung der Gewählten, die Bekanntmachung des Wahlergebnisses und die Aufbewahrung der Wahlunterlagen gelten die bereits dargestellten Grundsätze entsprechend.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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