Wie arbeitet der Wahlvorstand der SBV?
Inhaltsverzeichnis
Die ordnungsgemäße Arbeit des Wahlvorstands
Mit seiner Bestellung übernimmt der Wahlvorstand die Verantwortung für die Vorbereitung und Durchführung der Wahl der Schwerbehindertenvertretung. Von diesem Zeitpunkt an ist er das zentrale Wahlorgan. Er hat die Aufgabe, die Wahl unparteiisch, ordnungsgemäß und unter Beachtung der gesetzlichen Wahlgrundsätze vorzubereiten und durchzuführen.
Die Schwerbehindertenvertretungswahlordnung enthält hierzu nur wenige organisatorische Regelungen. Sie beschränkt sich im Wesentlichen auf die Vorschriften des § 2 SchwbVWO. Diese wenigen Bestimmungen reichen jedoch aus, um die Grundzüge der Arbeitsweise des Wahlvorstands festzulegen. Im Übrigen gelten die allgemeinen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Gremienarbeit.
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Der Wahlvorstand ist ein Kollegialorgan
Ein wesentlicher Unterschied zur Schwerbehindertenvertretung besteht darin, dass der Wahlvorstand kein Ein-Personen-Organ, sondern ein Kollegialorgan ist.
Während die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen ihre Aufgaben grundsätzlich allein wahrnimmt und eigenverantwortlich entscheidet, besteht der Wahlvorstand aus drei Mitgliedern. Entscheidungen dürfen deshalb grundsätzlich nicht durch den Vorsitzenden oder ein einzelnes Mitglied allein getroffen werden. Vielmehr entscheidet der Wahlvorstand als Gremium.
Diese Unterscheidung ist von erheblicher praktischer Bedeutung. Sie wirkt sich auf sämtliche wesentlichen Entscheidungen des Wahlvorstands aus. Dazu gehören insbesondere
- die Aufstellung und Berichtigung der Wählerliste,
- der Erlass des Wahlausschreibens,
- die Entscheidung über Einsprüche gegen die Wählerliste,
- die Prüfung eingehender Wahlvorschläge,
- die Entscheidung über deren Zulassung oder Zurückweisung,
- die Organisation der Stimmabgabe,
- die Feststellung des Wahlergebnisses sowie
- sämtliche weiteren rechtlich erheblichen Maßnahmen während des Wahlverfahrens.
Über alle diese Fragen entscheidet grundsätzlich nicht der Vorsitzende allein, sondern der Wahlvorstand durch Beschluss.
Das Hessische Landesarbeitsgericht hat deshalb ausdrücklich hervorgehoben, dass der Wahlvorstand als Kollegialorgan handelt und seine Entscheidungen einer Abstimmung unter den Mitgliedern bedürfen (LAG Hessen, Beschluss vom 20.11.2023 – 16 TaBV 83/23).
Der Vorsitzende des Wahlvorstands leitet die Arbeit des Gremiums. Er ersetzt jedoch nicht den Wahlvorstand. Rechtlich erhebliche Entscheidungen trifft grundsätzlich immer der Wahlvorstand als Kollegialorgan.
Die erste Sitzung des Wahlvorstands
Nach seiner Bestellung sollte der Vorsitzende möglichst kurzfristig zur ersten Sitzung des Wahlvorstands einladen.
Eine gesetzliche Frist hierfür enthält die Schwerbehindertenvertretungswahlordnung nicht. Gleichwohl sollte zwischen der Bestellung und der ersten Sitzung möglichst wenig Zeit vergehen. Die Wahl der Schwerbehindertenvertretung ist von zahlreichen gesetzlichen Fristen geprägt. Je früher der Wahlvorstand seine Arbeit aufnimmt, desto größer ist der zeitliche Spielraum, um offene Fragen zu klären und auf unvorhergesehene Schwierigkeiten zu reagieren.
Die erste Sitzung dient in erster Linie der organisatorischen Vorbereitung der Wahl. In ihr sollte der Wahlvorstand insbesondere
- den zeitlichen Ablauf der Wahl besprechen,
- einen Fristenplan erstellen,
- die erforderlichen Unterlagen zusammenstellen,
- die Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber organisieren,
- die Erreichbarkeit des Wahlvorstands festlegen und
- die weitere Arbeitsweise abstimmen.
Außerdem empfiehlt es sich bereits in der ersten Sitzung zu klären, welche Mitglieder einzelne Vorarbeiten übernehmen sollen. So kann beispielsweise vereinbart werden, wer Entwürfe für Schreiben vorbereitet, wer die Wählerliste bearbeitet oder wer den Kontakt zum Arbeitgeber hält.
Eine solche Aufgabenverteilung dient ausschließlich der Arbeitserleichterung. Sie ändert nichts daran, dass rechtlich erhebliche Entscheidungen weiterhin vom gesamten Wahlvorstand durch Beschluss zu treffen sind.
Der Wahlvorstand entscheidet durch Beschluss
Der Wahlvorstand handelt grundsätzlich durch Beschluss.
Dies bedeutet, dass die Mitglieder über die jeweils anstehende Frage beraten und anschließend darüber abstimmen. Erst mit der erforderlichen Mehrheit kommt ein wirksamer Beschluss zustande.
Ein einzelnes Mitglied des Wahlvorstands ist deshalb grundsätzlich nicht befugt, eigenständig verbindliche Entscheidungen zu treffen. Das gilt auch für den Vorsitzenden.
Zwar vertritt der Vorsitzende den Wahlvorstand nach außen und organisiert dessen laufende Arbeit. Er besitzt jedoch keine weitergehenden Entscheidungsbefugnisse als die übrigen Mitglieder. Insbesondere steht ihm kein Weisungsrecht gegenüber den anderen Wahlvorstandsmitgliedern zu.
Ebenso wenig kann der Wahlvorstand seine Entscheidungsbefugnisse dauerhaft auf einzelne Mitglieder übertragen. Zulässig ist lediglich, vorbereitende oder rein organisatorische Tätigkeiten einzelnen Mitgliedern zu übertragen. Die eigentliche Entscheidung verbleibt stets beim Wahlvorstand als Kollegialorgan.
Gerade hierin unterscheidet sich der Wahlvorstand grundlegend von der Schwerbehindertenvertretung. Während dort die Vertrauensperson grundsätzlich allein entscheidet, setzt die Tätigkeit des Wahlvorstands regelmäßig eine Beratung und Beschlussfassung des gesamten Gremiums voraus.
Der Wahlvorstand sollte möglichst früh feste Sitzungstermine vereinbaren. Gerade während der Vorbereitung des Wahlausschreibens und bei der Prüfung eingehender Wahlvorschläge müssen häufig kurzfristig Beschlüsse gefasst werden. Regelmäßige Sitzungstermine erleichtern die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und verhindern unnötige Verzögerungen.
Die Tatsache, dass der Wahlvorstand im Rahmen von Beschlüssen handelt, bedeutet allerdings nicht, dass jede einzelne Tätigkeit des Wahlvorstands einer vorherigen Beschlussfassung bedarf. Eine solche Arbeitsweise würde das Wahlverfahren unnötig erschweren und wäre mit der Vielzahl der während einer Wahl anfallenden organisatorischen Aufgaben kaum vereinbar.
Für die Praxis ist daher zwischen rechtlich erheblichen Entscheidungen, die einen Beschluss erfordern, und bloßen Vorbereitungshandlungen oder Maßnahmen der laufenden Geschäftsführung zu unterscheiden.
Wann ist ein Beschluss erforderlich?
Immer dann, wenn der Wahlvorstand eine Entscheidung trifft, die Auswirkungen auf das Wahlverfahren oder auf die Rechte von Wahlberechtigten oder Wahlbewerbern hat, muss hierüber ein Beschluss gefasst werden.
Dies gilt insbesondere für
- die Aufstellung und Berichtigung der Wählerliste,
- den Erlass oder die Berichtigung des Wahlausschreibens,
- die Entscheidung über Einsprüche gegen die Wählerliste,
- die Prüfung sowie die Zulassung oder Zurückweisung von Wahlvorschlägen,
- die Entscheidung über die Voraussetzungen der schriftlichen Stimmabgabe,
- die Feststellung des Wahlergebnisses,
- die Entscheidung über Wahlbeanstandungen sowie
- alle sonstigen Maßnahmen, mit denen der Wahlvorstand verbindlich in das Wahlverfahren eingreift.
Der Vorsitzende des Wahlvorstands ist nicht berechtigt, über solche Fragen allein zu entscheiden. Ebenso wenig kann der Wahlvorstand seine Entscheidungsbefugnisse dauerhaft auf einzelne Mitglieder übertragen. Die Verantwortung für diese Entscheidungen verbleibt stets beim gesamten Wahlvorstand.
Das Hessische Landesarbeitsgericht hat deshalb ausdrücklich hervorgehoben, dass der Wahlvorstand als Kollegialorgan handelt und seine Entscheidungen grundsätzlich einer Abstimmung unter seinen Mitgliedern bedürfen (LAG Hessen, Beschluss vom 20.11.2023 – 16 TaBV 83/23).
Nicht jede Tätigkeit erfordert einen Beschluss
Demgegenüber müssen reine Vorbereitungshandlungen oder organisatorische Maßnahmen nicht jeweils durch Beschluss abgesichert werden.
Der Wahlvorstand kann einzelne Mitglieder damit beauftragen,
- Auskünfte beim Arbeitgeber einzuholen,
- Entwürfe für die Wählerliste oder das Wahlausschreiben zu erstellen,
- Schreiben vorzubereiten,
- Unterlagen zu kopieren oder zu kuvertieren,
- Briefwahlunterlagen zusammenzustellen,
- Termine mit dem Arbeitgeber abzustimmen oder
- organisatorische Vorbereitungen für die Wahl zu treffen.
Diese Tätigkeiten dienen lediglich der Vorbereitung späterer Entscheidungen. Sie greifen noch nicht in Rechte der Wahlberechtigten oder Wahlbewerber ein und können deshalb einzelnen Mitgliedern übertragen werden.
Ebenso bedarf die Umsetzung bereits gefasster Beschlüsse grundsätzlich keiner erneuten Beschlussfassung.
Der Wahlvorstand beschließt, das Wahlausschreiben am 15. Oktober auszuhängen.
Der Beschluss über Inhalt und Erlass des Wahlausschreibens muss vom Wahlvorstand gefasst werden. Das anschließende Ausdrucken, Unterzeichnen und Aushängen des bereits beschlossenen Wahlausschreibens stellt dagegen lediglich die Ausführung dieses Beschlusses dar und erfordert keine weitere Abstimmung.
Wie werden Beschlüsse gefasst?
Über beschlussbedürftige Angelegenheiten beraten die Mitglieder des Wahlvorstands zunächst in einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung. Anschließend wird über den jeweiligen Beschlussvorschlag abgestimmt.
Für die Beschlussfassung gilt das Mehrheitsprinzip. Maßgeblich ist dabei jedoch nicht die Mehrheit der anwesenden Mitglieder, sondern die Mehrheit der Mitglieder des Wahlvorstands. Da der Wahlvorstand regelmäßig aus drei Mitgliedern besteht, sind grundsätzlich zwei Ja-Stimmen erforderlich.
Sind lediglich zwei Mitglieder oder – bei Verhinderung eines ordentlichen Mitglieds – zwei ordentliche Mitglieder und ein ordnungsgemäß geladenes Ersatzmitglied anwesend, müssen beide zustimmen. Bereits eine Gegenstimme oder eine Enthaltung führt dazu, dass die erforderliche Mehrheit nicht erreicht wird.
Eine Enthaltung ist zwar zulässig, wirkt sich rechtlich jedoch wie eine Gegenstimme aus. Da ein Beschluss die Zustimmung der Mehrheit der Mitglieder voraussetzt, kann eine Enthaltung die erforderliche Mehrheit verhindern.
Der Wahlvorstand besteht aus drei Mitgliedern.
- Mitglied A stimmt mit Ja.
- Mitglied B stimmt mit Nein.
- Mitglied C enthält sich.
Der Wahlvorstand hat keinen wirksamen Beschluss gefasst. Es liegt lediglich eine Ja-Stimme vor; die erforderliche Mehrheit von zwei Zustimmungen wird nicht erreicht.
Einladung zu den Sitzungen des Wahlvorstands
Damit der Wahlvorstand seine Aufgaben wahrnehmen und wirksame Beschlüsse fassen kann, müssen seine Mitglieder ordnungsgemäß zu den Sitzungen eingeladen werden. Die Einladung bildet damit die Grundlage für die gesamte Tätigkeit des Wahlvorstands.
Anders als die Schwerbehindertenvertretungswahlordnung für zahlreiche andere Verfahrensschritte enthält sie für die Einberufung der Wahlvorstandssitzungen allerdings nur wenige ausdrückliche Regelungen. Weder die Form der Einladung noch bestimmte Einladungsfristen sind gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch müssen einige grundlegende Anforderungen beachtet werden, damit der Wahlvorstand ordnungsgemäß arbeiten kann.
Der Vorsitzende beruft die Sitzungen ein
Die Einberufung der Sitzungen obliegt dem Vorsitzenden des Wahlvorstands.
Er organisiert die laufende Arbeit des Wahlvorstands und sorgt dafür, dass das Gremium rechtzeitig zusammentritt, wenn Entscheidungen zu treffen sind. Dazu gehört insbesondere, Ort, Zeitpunkt und Tagesordnung der Sitzung festzulegen sowie die übrigen Mitglieder einzuladen.
Die Einberufung der Sitzung gehört zu den organisatorischen Aufgaben des Vorsitzenden. Einer vorherigen Beschlussfassung des Wahlvorstands bedarf es hierfür nicht. Der Vorsitzende handelt insoweit kraft seines Amtes.
Ist der Vorsitzende verhindert, tritt das für ihn nachgerückte Ersatzmitglied als vollwertiges Mitglied in den Wahlvorstand ein. Wer in dieser Zeit die Aufgaben des Vorsitzenden wahrnimmt, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Praktisch empfiehlt es sich, bereits in der ersten Sitzung festzulegen, wer den Vorsitzenden während seiner Verhinderung vertreten soll.
Die Sitzungen finden nach Bedarf statt
Der Wahlvorstand tritt nicht nach einem gesetzlich festgelegten Sitzungskalender zusammen.
Vielmehr finden seine Sitzungen nach Bedarf statt. Zu Beginn des Wahlverfahrens können deshalb mehrere Sitzungen innerhalb kurzer Zeit erforderlich sein, während in anderen Phasen des Wahlverfahrens längere Zeit keine Beschlüsse gefasst werden müssen.
Ebenso zulässig ist es, bereits zu Beginn des Wahlverfahrens feste Sitzungstermine zu vereinbaren. Gerade in größeren Betrieben oder Dienststellen hat sich dies bewährt. Die Mitglieder können sich hierauf einstellen und notwendige Entscheidungen lassen sich ohne Zeitverlust treffen.
Unabhängig davon muss der Vorsitzende jederzeit eine zusätzliche Sitzung einberufen, wenn kurzfristig Entscheidungen erforderlich werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein,
- wenn Einsprüche gegen die Wählerliste eingehen,
- wenn Wahlvorschläge geprüft werden müssen,
- wenn über Mängel eines Wahlvorschlags zu entscheiden ist oder
- wenn sonstige Fristen eine kurzfristige Beschlussfassung erfordern.
Die Sitzungen finden grundsätzlich während der Arbeitszeit statt
Die Tätigkeit im Wahlvorstand gehört zu den gesetzlichen Ehrenämtern der Beschäftigten.
Die Sitzungen sollen deshalb grundsätzlich während der Arbeitszeit stattfinden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder ihre gesetzlichen Aufgaben wahrnehmen können, ohne hierfür ihre Freizeit einsetzen zu müssen.
Der Arbeitgeber hat die Mitglieder des Wahlvorstands für die erforderliche Zeit unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts von der Arbeit freizustellen. Hierzu gehören nicht nur die eigentlichen Sitzungen, sondern auch deren Vor- und Nachbereitung sowie alle sonstigen Tätigkeiten, die für die Durchführung der Wahl erforderlich sind.
Nur ausnahmsweise können Sitzungen außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit erforderlich werden. Dies kommt insbesondere dann in Betracht, wenn außergewöhnliche betriebliche Verhältnisse oder zwingende Fristen eine andere Lösung nicht zulassen. Solche Fälle werden jedoch die Ausnahme bleiben.
Für die Einladung zu Sitzungen bestehen keine gesetzlichen Vorgaben
Die Schwerbehindertenvertretungswahlordnung schreibt weder eine bestimmte Form der Einladung noch eine Mindestfrist vor.
Die Einladung kann daher grundsätzlich schriftlich, per E-Mail oder auf andere geeignete Weise erfolgen. Entscheidend ist allein, dass sämtliche Mitglieder rechtzeitig Kenntnis von der Sitzung erhalten.
Ebenso wenig enthält die Wahlordnung feste Einladungsfristen. Wie früh eingeladen werden muss, richtet sich vielmehr nach den Umständen des Einzelfalls. Die Mitglieder müssen ausreichend Zeit haben, ihre Teilnahme zu organisieren und sich auf die Beratung vorzubereiten.
Bei kurzfristig erforderlichen Sitzungen empfiehlt es sich deshalb, den Termin vorab telefonisch oder persönlich mit den übrigen Mitgliedern abzustimmen. Dadurch lässt sich vermeiden, dass einzelne Mitglieder wegen einer zu kurzfristigen Einladung an der Teilnahme gehindert sind.
Die Rechtsprechung zu Betriebsratswahlen, die insoweit auf die SBV-Wahl übertragbar ist, verlangt ebenfalls, dass die Einladung so rechtzeitig erfolgt, dass alle Mitglieder tatsächlich Gelegenheit haben, an der Sitzung teilzunehmen (BAG, Beschluss vom 20.05.2020 – 7 ABR 42/18).
Alle Mitglieder müssen eingeladen werden
Zu jeder Sitzung müssen sämtliche Mitglieder des Wahlvorstands eingeladen werden.
Ist ein ordentliches Mitglied verhindert, muss an seiner Stelle das hierfür vorgesehene Ersatzmitglied geladen werden. Während seiner Vertretung nimmt das Ersatzmitglied die Stellung eines ordentlichen Wahlvorstandsmitglieds ein. Es verfügt über dieselben Rechte und Pflichten und wirkt gleichberechtigt an den Beratungen und Beschlussfassungen mit.
Unterbleibt die Einladung eines ordnungsgemäß nachgerückten Ersatzmitglieds, kann dies die Wirksamkeit der in der Sitzung gefassten Beschlüsse in Frage stellen. Der Vorsitzende sollte daher vor jeder Sitzung prüfen, ob alle ordentlichen Mitglieder teilnehmen können oder ob ein Ersatzmitglied zu laden ist.
Eine Tagesordnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben
Anders als etwa für Sitzungen des Betriebsrats verlangt die Schwerbehindertenvertretungswahlordnung keine förmliche Tagesordnung.
Gleichwohl empfiehlt es sich, der Einladung zumindest stichwortartig die Themen beizufügen, über die beraten und beschlossen werden soll. Dadurch können sich die Mitglieder auf die Sitzung vorbereiten und notwendige Unterlagen mitbringen.
Gerade bei umfangreicheren Wahlverfahren erleichtert eine strukturierte Tagesordnung die Arbeit des Wahlvorstands erheblich. Sie trägt außerdem dazu bei, dass keine fristgebundenen Entscheidungen übersehen werden.
Bereits in der ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand festlegen, wie künftig eingeladen wird. Empfehlenswert ist beispielsweise eine einheitliche Einladung per E-Mail mit einer kurzen Tagesordnung sowie ergänzend eine telefonische Abstimmung bei eilbedürftigen Sitzungen. Dadurch lassen sich Missverständnisse vermeiden und kurzfristige Beschlussfassungen rechtssicher vorbereiten.
Die Sitzungen des Wahlvorstands sind nicht öffentlich
Der Wahlvorstand tagt grundsätzlich unter Ausschluss der Öffentlichkeit.
Die Schwerbehindertenvertretungswahlordnung enthält hierzu zwar keine ausdrückliche Vorschrift. Aus ihrer Systematik ergibt sich jedoch eindeutig, dass die Sitzungen des Wahlvorstands nicht öffentlich stattfinden. Nur dort, wo die Wahlordnung ausdrücklich eine öffentliche Handlung vorsieht – etwa bei der Stimmenauszählung oder der öffentlichen Stimmauszählung –, ist die Anwesenheit Dritter zulässig. Im Umkehrschluss folgt daraus, dass die Beratungen des Wahlvorstands grundsätzlich nicht öffentlich sind.
Diese Nichtöffentlichkeit dient mehreren Zwecken.
- Zum einen soll der Wahlvorstand unbeeinflusst beraten und entscheiden können. Die Mitglieder müssen die Möglichkeit haben, offen über Rechtsfragen, Einsprüche oder Wahlvorschläge zu diskutieren, ohne dabei unter dem Einfluss von Arbeitgeber, Beschäftigten oder Wahlbewerbern zu stehen.
- Zum anderen verarbeitet der Wahlvorstand regelmäßig personenbezogene und besonders schutzwürdige Daten. Bereits die Erstellung der Wählerliste setzt voraus, dass bekannt ist, welche Beschäftigten schwerbehindert oder gleichgestellt sind. Hinzu kommen Informationen über Einsprüche gegen die Wählerliste oder über eingereichte Wahlvorschläge. Diese Daten dürfen nur den Personen zugänglich sein, die sie zur Durchführung der Wahl benötigen.
Die Nichtöffentlichkeit schützt deshalb zugleich das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Beschäftigten und gewährleistet die Vertraulichkeit der Beratungen des Wahlvorstands.
Wer darf an den Sitzungen des Wahlvorstands teilnehmen?
Der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit bedeutet nicht, dass ausschließlich die Mitglieder des Wahlvorstands an seinen Sitzungen teilnehmen dürfen. Soweit dies für die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl erforderlich ist, kann der Wahlvorstand weitere Personen zu einzelnen Tagesordnungspunkten oder zur gesamten Sitzung hinzuziehen.
Die Entscheidung hierüber trifft allein der Wahlvorstand. Ein Anspruch Dritter auf Teilnahme an den Sitzungen besteht grundsätzlich nicht.
Auskunftspersonen können hinzugezogen werden
In der Praxis ist der Wahlvorstand häufig auf Informationen angewiesen, die ihm selbst nicht vorliegen. Dies betrifft beispielsweise Fragen zur organisatorischen Gliederung des Betriebs, zur Zuordnung einzelner Beschäftigter oder zu den tatsächlichen Einsatzorten der Arbeitnehmer.
Zur Klärung solcher Fragen kann der Wahlvorstand einzelne Auskunftspersonen hinzuziehen. Dies können etwa Beschäftigte der Personalabteilung, Vorgesetzte oder andere Personen sein, die über die erforderlichen Kenntnisse verfügen.
Die Hinzuziehung beschränkt sich jedoch auf den jeweiligen Informationsbedarf. Nach Erteilung der erforderlichen Auskünfte haben diese Personen die Sitzung grundsätzlich wieder zu verlassen. An den Beratungen und der Beschlussfassung des Wahlvorstands nehmen sie nicht teil.
Sachverständige dürfen den Wahlvorstand unterstützen
Auch die Hinzuziehung von Sachverständigen ist zulässig, wenn deren Fachkenntnisse für die Arbeit des Wahlvorstands benötigt werden.
Dies kann beispielsweise der Fall sein,
- wenn schwierige Rechtsfragen zu beurteilen sind,
- wenn technische Fragen bei der Durchführung der Wahl auftreten oder
- wenn besondere organisatorische Probleme gelöst werden müssen.
Der Sachverständige unterstützt den Wahlvorstand ausschließlich beratend. Er besitzt weder ein Stimmrecht noch darf er Einfluss auf die Beschlussfassung nehmen.
Die Verantwortung für sämtliche Entscheidungen verbleibt ausschließlich beim Wahlvorstand.
Schreibkräfte und organisatorische Unterstützung
Ebenso kann der Wahlvorstand Schreibkräfte oder sonstige Hilfspersonen hinzuziehen.
Gerade bei größeren Betrieben fallen während des Wahlverfahrens zahlreiche organisatorische Arbeiten an. Hierzu gehören etwa
- das Erstellen von Schreiben,
- das Vervielfältigen von Unterlagen,
- das Kuvertieren von Briefwahlunterlagen oder
- die Vorbereitung von Aushängen.
Solche rein unterstützenden Tätigkeiten dürfen selbstverständlich auf andere Personen übertragen werden. Auch hier gilt jedoch, dass diese Personen keine Mitglieder des Wahlvorstands werden und insbesondere nicht an dessen Entscheidungen mitwirken dürfen.
Der Arbeitgeber nimmt an den Sitzungen grundsätzlich nicht teil
Immer wieder stellt sich in der Praxis die Frage, ob Vertreter des Arbeitgebers an den Sitzungen des Wahlvorstands teilnehmen dürfen.
Hierfür besteht grundsätzlich keine Rechtsgrundlage.
Der Arbeitgeber hat zwar die Pflicht, den Wahlvorstand bei der Durchführung der Wahl zu unterstützen. Er muss insbesondere Räume, Arbeitsmittel und die erforderlichen Auskünfte zur Verfügung stellen. Daraus folgt jedoch kein Recht, an den Beratungen des Wahlvorstands teilzunehmen.
Benötigt der Wahlvorstand Informationen des Arbeitgebers, kann er dessen Vertreter zeitweise zur Sitzung hinzuziehen oder entsprechende Auskünfte außerhalb der Sitzung einholen. Die eigentlichen Beratungen und Beschlussfassungen finden jedoch ohne Beteiligung des Arbeitgebers statt.
Dies dient der Unabhängigkeit des Wahlvorstands und verhindert jeden Anschein einer Einflussnahme auf das Wahlverfahren.
Gewerkschaften haben kein Teilnahmerecht
Anders als bei Betriebsratswahlen räumt das Recht der Wahl der Schwerbehindertenvertretung den im Betrieb vertretenen Gewerkschaften keine besonderen Beteiligungsrechte ein.
Insbesondere besteht kein Anspruch, einen gewerkschaftlichen Beauftragten zur beratenden Teilnahme in den Wahlvorstand zu entsenden.
Dies folgt daraus, dass das Recht der SBV-Wahl den Gewerkschaften bewusst keine eigenen Initiierungs- oder Mitwirkungsrechte zuweist. Ihnen kommt weder bei der Bestellung des Wahlvorstands noch bei dessen laufender Arbeit eine besondere Stellung zu.
Das Bundesarbeitsgericht hat bereits entschieden, dass den Gewerkschaften bei der Wahl der Schwerbehindertenvertretung keine über das Gesetz hinausgehenden Beteiligungsrechte zustehen (BAG, Beschluss vom 29.07.2009 – 7 ABR 25/08). Ebenso hat das Oberverwaltungsgericht Nordrhein-Westfalen eine entsprechende Beteiligung im öffentlichen Dienst abgelehnt (OVG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 07.04.2004 – 1 A 4778/03.PVL).
Der Wahlvorstand darf daher einen Gewerkschaftsbeauftragten nicht allein deshalb an seinen Sitzungen teilnehmen lassen, weil dieser von der Gewerkschaft benannt wurde.
Etwas anderes gilt lediglich dann, wenn die betreffende Person unabhängig von ihrer Gewerkschaftsfunktion im Einzelfall als Sachverständiger oder Auskunftsperson hinzugezogen wird. In diesem Fall erfolgt ihre Teilnahme nicht aufgrund eines gewerkschaftlichen Rechts, sondern allein aufgrund der Entscheidung des Wahlvorstands und ausschließlich zu dem Zweck, eine konkrete Sachfrage zu klären.
Die Entscheidung über die Teilnahme trifft allein der Wahlvorstand
Ob und welche Personen der Wahlvorstand zu seinen Sitzungen hinzuzieht, entscheidet ausschließlich der Wahlvorstand selbst.
Dabei hat er sorgfältig abzuwägen, ob die Anwesenheit der jeweiligen Person zur ordnungsgemäßen Durchführung der Wahl tatsächlich erforderlich ist. Jede Hinzuziehung Dritter stellt eine Ausnahme vom Grundsatz der Nichtöffentlichkeit dar und muss sich auf das notwendige Maß beschränken.
Je weniger betriebsfremde oder nicht dem Wahlvorstand angehörende Personen an den Sitzungen teilnehmen, desto geringer ist das Risiko späterer Streitigkeiten über die ordnungsgemäße Durchführung des Wahlverfahrens. Auskunftspersonen oder Sachverständige sollten deshalb grundsätzlich nur für denjenigen Teil der Sitzung hinzugezogen werden, für den ihre Mitwirkung tatsächlich benötigt wird. Anschließend sollten sie die Sitzung wieder verlassen, damit der Wahlvorstand seine Beratungen und Beschlussfassungen unbeeinflusst fortsetzen kann.
Niederschrift über die Sitzungen des Wahlvorstands
Die Beschlüsse des Wahlvorstands müssen nicht nur ordnungsgemäß gefasst, sondern auch dokumentiert werden. Aus diesem Grund verpflichtet § 2 Abs. 2 SchwbVWO den Wahlvorstand, über jede Sitzung eine Niederschrift anzufertigen.
Die Niederschrift dient zunächst der internen Dokumentation der Arbeit des Wahlvorstands. Darüber hinaus besitzt sie jedoch eine erhebliche rechtliche Bedeutung. Kommt es später zu einer Wahlanfechtung, lässt sich häufig nur anhand der Niederschriften nachvollziehen, welche Entscheidungen der Wahlvorstand getroffen hat und auf welcher Grundlage diese beruhten.
Die sorgfältige Protokollierung aller Sitzungen gehört deshalb zu den wichtigsten organisatorischen Aufgaben des Wahlvorstands.
Über jede Sitzung ist eine Niederschrift anzufertigen
Die Verpflichtung zur Protokollierung besteht unabhängig davon, ob der Wahlvorstand in der jeweiligen Sitzung umfangreiche Entscheidungen getroffen hat oder nicht.
Auch wenn keine Beschlüsse gefasst werden, ist eine Niederschrift zu erstellen. In diesem Fall genügt es, festzuhalten, dass die Sitzung stattgefunden hat und keine Beschlussfassung erfolgt ist.
Dadurch wird die Arbeit des Wahlvorstands vollständig dokumentiert und es entstehen keine Zweifel darüber, ob und wann Sitzungen stattgefunden haben.
Die Niederschrift besitzt erheblichen Beweiswert
Kommt es nach Abschluss der Wahl zu einer Wahlanfechtung, spielt die Niederschrift häufig eine entscheidende Rolle.
Sie dokumentiert, dass der Wahlvorstand ordnungsgemäß beraten und beschlossen hat. Fehlt eine Niederschrift oder enthält sie nur unvollständige Angaben, kann dies die spätere Beweisführung erheblich erschweren.
Gerade deshalb empfiehlt es sich, die Niederschriften möglichst zeitnah nach jeder Sitzung anzufertigen und sorgfältig aufzubewahren.
Wer unterzeichnet die Niederschrift?
Nach § 2 Abs. 2 Satz 3 SchwbVWO muss die Niederschrift vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Wahlvorstands unterschrieben werden.
Durch die doppelte Unterzeichnung wird bestätigt, dass die Niederschrift den Verlauf der Sitzung und die gefassten Beschlüsse zutreffend wiedergibt.
Eine Unterschrift aller Mitglieder verlangt das Gesetz dagegen nicht.
Führen Fehler bei der Niederschrift zur Anfechtbarkeit der Wahl?
Nicht jeder Fehler bei der Protokollierung wirkt sich auf die Wirksamkeit der Wahl aus.
Unterbleibt beispielsweise die Niederschrift einer Sitzung oder enthält sie formale Mängel, führt dies für sich genommen grundsätzlich weder zur Unwirksamkeit der gefassten Beschlüsse noch zur Anfechtbarkeit der Wahl.
Anders kann dies nur sein, wenn der Mangel zugleich dazu führt, dass sich nicht mehr feststellen lässt, ob überhaupt ein ordnungsgemäßer Beschluss gefasst wurde oder ob gegen wesentliche Wahlvorschriften verstoßen worden ist.
Der Wahlvorstand sollte daher auch dann auf eine sorgfältige Dokumentation achten, wenn kleinere Formfehler für sich genommen regelmäßig keine Auswirkungen auf die Gültigkeit der Wahl haben.
Es empfiehlt sich, für sämtliche Sitzungen ein einheitliches Protokollmuster zu verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtigen Angaben vergessen werden und alle Niederschriften denselben Aufbau aufweisen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit des Wahlvorstands, sondern auch eine spätere Überprüfung des Wahlverfahrens.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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