Ausstattung und Kosten des SBV-Wahlvorstands
Anspruch des Wahlvorstands auf Kostenerstattung und Unterstützung
Eine ordnungsgemäße Wahl der Schwerbehindertenvertretung setzt voraus, dass der Wahlvorstand seine gesetzlichen Aufgaben tatsächlich erfüllen kann. Deshalb verpflichtet das Gesetz den Arbeitgeber nicht nur zur Tragung der erforderlichen Wahlkosten, sondern auch zu einer umfassenden organisatorischen und sachlichen Unterstützung des Wahlvorstands.
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Der Arbeitgeber trägt die Kosten der Wahl
Nach § 177 Abs. 6 Satz 2 SGB IX trägt der Arbeitgeber in entsprechender Anwendung der Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes beziehungsweise der Personalvertretungsgesetze sämtliche erforderlichen Kosten der Wahl. Hierzu gehören alle Aufwendungen, die für eine ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Wahl notwendig sind.
Der Arbeitgeber kann sich seiner Kostentragungspflicht nicht mit dem Hinweis entziehen, die Wahl verursache vermeidbare Ausgaben oder könne kostengünstiger durchgeführt werden. Maßgeblich ist allein, ob die jeweiligen Aufwendungen aus der Sicht eines sorgfältig handelnden Wahlvorstands zur ordnungsgemäßen Durchführung der Wahl erforderlich sind. Dem Wahlvorstand steht dabei – ebenso wie dem Betriebsrat – ein Beurteilungsspielraum hinsichtlich der Erforderlichkeit der benötigten Sachmittel und Aufwendungen zu. Die Gerichte überprüfen lediglich, ob sich seine Entscheidung noch im Rahmen einer pflichtgemäßen Amtsausübung bewegt (vgl. grundlegend BAG, Beschluss vom 20.10.1993 – 7 ABR 26/93; BAG, Beschluss vom 23.09.2015 – 7 ABR 4/14).
Sachliche und organisatorische Ausstattung
Ebenso umfassend ist die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Wahlvorstand sämtliche sachlichen und organisatorischen Hilfsmittel bereitzustellen, die für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Wahl erforderlich sind. Nur wenn der Wahlvorstand über eine angemessene Arbeitsausstattung verfügt, kann er seine gesetzlichen Aufgaben unabhängig, fristgerecht und rechtssicher wahrnehmen.
Der Arbeitgeber hat dem Wahlvorstand deshalb geeignete Sitzungs- und Besprechungsräume sowie einen Arbeitsplatz für die laufenden Wahlgeschäfte zur Verfügung zu stellen.
Zur erforderlichen Büro- und Kommunikationsausstattung gehören insbesondere Telefon, gegebenenfalls Fax, Computer oder Laptop, Drucker, Scanner, Kopierer, Internetzugang sowie ein dienstliches E-Mail-Postfach. Ferner sind Papier, Briefumschläge, Aktenordner, Schreibmaterial, Etiketten sowie der sonstige laufende Geschäfts- und Bürobedarf bereitzustellen. Ebenso gehören die Kosten für Porto und Versand der Wahlunterlagen zu den vom Arbeitgeber zu tragenden Wahlkosten.
Zur organisatorischen Unterstützung zählt ferner die Bereitstellung geeigneter Wahllokale mit einer Ausstattung, die eine geheime und unbeobachtete Stimmabgabe gewährleistet. Hierzu gehören insbesondere verschließbare Wahlurnen, Wahlkabinen oder vergleichbare Sichtschutzvorrichtungen sowie geeignete Aufbewahrungsmöglichkeiten für die Wahlunterlagen. Außerdem muss der Arbeitgeber geeignete Stellen zum Aushang des Wahlausschreibens und sonstiger Bekanntmachungen bereitstellen.
Schließlich gehört zur erforderlichen Ausstattung auch die Bereitstellung einer aktuellen Gesetzessammlung sowie geeigneter Fachliteratur mit einer aktuellen Kommentierung des SGB IX und der Schwerbehindertenvertretungs-Wahlordnung. Der Wahlvorstand muss jederzeit die Möglichkeit haben, auftretende Rechtsfragen eigenständig zu prüfen und die Wahl anhand der geltenden gesetzlichen Vorschriften rechtssicher durchzuführen.
Welche Sachmittel im Einzelfall erforderlich sind, richtet sich nach den konkreten Verhältnissen des Betriebs oder der Dienststelle. Maßgeblich ist, ob die jeweiligen Arbeitsmittel aus der Sicht eines sorgfältig handelnden Wahlvorstands für die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl erforderlich sind.
Der Arbeitgeber kann den Wahlvorstand weder auf private Arbeitsmittel seiner Mitglieder verweisen noch die Bereitstellung notwendiger Büro- oder Kommunikationsmittel aus Kostengründen verweigern.
Diese Grundsätze entsprechen der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zur Ausstattung von Betriebsräten und Wahlvorständen und gelten aufgrund der Verweisung in § 177 Abs. 6 Satz 2 SGB IX gleichermaßen für die Wahl der Schwerbehindertenvertretung (vgl. BAG, Beschluss vom 23.09.2015 – 7 ABR 4/14; BAG, Beschluss vom 20.10.1993 – 7 ABR 26/93).
Büro und Erreichbarkeit des Wahlvorstands
Zu einer ordnungsgemäßen Ausstattung gehört grundsätzlich ein geeigneter Arbeitsraum. Der Wahlvorstand benötigt einen Ort, an dem Sitzungen durchgeführt, Unterlagen bearbeitet sowie vertrauliche Gespräche mit Beschäftigten geführt werden können.
Ein solcher Raum dient zugleich dem Schutz der Wahlunterlagen. Während des Wahlverfahrens verwahrt der Wahlvorstand zahlreiche Dokumente mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere die Wählerliste, Wahlvorschläge mit Unterstützungsunterschriften, Briefwahlunterlagen, Einsprüche gegen die Wählerliste, Schriftverkehr mit Wahlberechtigten sowie Niederschriften über die Wahlhandlung und die Stimmenauszählung. Der Arbeitgeber muss deshalb einen Raum zur Verfügung stellen, der eine sichere und datenschutzgerechte Aufbewahrung dieser Unterlagen ermöglicht. Unbefugte dürfen weder Zugang zu den Wahlunterlagen noch Kenntnis von ihrem Inhalt erhalten.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Wahlvorstand seine Aufgaben unabhängig und eigenverantwortlich wahrnimmt. Der Arbeitgeber darf deshalb weder über die Aufbewahrung der Wahlunterlagen bestimmen noch Einsicht in diese verlangen. Auch ein jederzeitiger Zugang des Arbeitgebers oder anderer Personen zu den Räumen oder Schränken, in denen Wahlunterlagen verwahrt werden, wäre mit der Unabhängigkeit des Wahlvorstands grundsätzlich nicht vereinbar.
Ein ausschließlich für den Wahlvorstand bestimmtes Büro wird das Gesetz zwar nicht in jedem Betrieb verlangen. Steht ein solcher Raum nicht zur Verfügung, muss der Arbeitgeber jedoch sicherstellen, dass der Wahlvorstand jederzeit auf geeignete Räumlichkeiten zurückgreifen kann. Entscheidend ist, dass die ordnungsgemäße Wahrnehmung der gesetzlichen Aufgaben nicht beeinträchtigt wird.
Wo richtet der Wahlvorstand sein Büro ein?
Regelmäßig wird der Wahlvorstand betriebliche oder dienstliche Räumlichkeiten nutzen.
In der Praxis stellt der Arbeitgeber hierfür häufig einen Besprechungsraum oder ein Büro zur Verfügung. Ebenso kann es zweckmäßig sein, Räume des Betriebsrats, Personalrats oder der bisherigen Schwerbehindertenvertretung mitzubenutzen.
Voraussetzung ist allerdings, dass die Unabhängigkeit des Wahlvorstands gewahrt bleibt. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass die nicht öffentlichen Sitzungen des Wahlvorstands vertraulich durchgeführt werden können und Unbefugte keinen Zugang zu den Wahlunterlagen erhalten.
Sind auch externe Räume zulässig?
Die Wahlordnung schließt die Nutzung externer Räume grundsätzlich nicht aus.
In der Praxis wird dies jedoch nur selten erforderlich sein. Externe Räume können insbesondere dann problematisch sein, wenn nicht gewährleistet ist, dass ausschließlich der Wahlvorstand Zugriff auf eingehende Post oder Wahlunterlagen hat.
Hinzu kommt, dass die Anmietung externer Räume regelmäßig zusätzliche Kosten verursacht. Da der Arbeitgeber nur die erforderlichen Kosten der Wahl tragen muss, wird die Anmietung externer Räumlichkeiten häufig nicht notwendig und damit auch nicht erstattungsfähig sein.
Der Wahlvorstand benötigt eine ladungsfähige Anschrift
Unabhängig davon, wo der Wahlvorstand sein Büro einrichtet, muss er während des gesamten Wahlverfahrens zuverlässig erreichbar sein.
Deshalb verlangt die Schwerbehindertenvertretungswahlordnung, dass im Wahlausschreiben die Anschrift des Wahlvorstands angegeben wird.
Diese Anschrift muss so genau bezeichnet sein, dass Wahlberechtigte den Wahlvorstand ohne Schwierigkeiten aufsuchen oder ihm schriftliche Erklärungen übermitteln können.
Gerade für Einsprüche gegen die Wählerliste oder die Einreichung von Wahlvorschlägen ist eine eindeutige Erreichbarkeit von erheblicher Bedeutung.
Ein eigener Briefkasten ist sinnvoll
In der Praxis empfiehlt es sich, dem Wahlvorstand einen eigenen Briefkasten zur Verfügung zu stellen.
Dadurch können Wahlvorschläge, Einsprüche oder sonstige Erklärungen auch außerhalb der Anwesenheitszeiten der Wahlvorstandsmitglieder abgegeben werden.
Gleichzeitig lässt sich auf diese Weise sicherstellen, dass ausschließlich der Wahlvorstand Zugriff auf die eingehenden Unterlagen erhält. Dies dient sowohl der Vertraulichkeit des Wahlverfahrens als auch dem Schutz personenbezogener Daten.
Die angegebene Anschrift ist nicht der einzige Zugangsweg
Die Angabe einer Anschrift im Wahlausschreiben bedeutet allerdings nicht, dass Erklärungen ausschließlich dort wirksam abgegeben werden können.
Gehen Wahlvorschläge oder andere Erklärungen auf einem anderen zulässigen Weg rechtzeitig in den Machtbereich des Wahlvorstands ein, richtet sich ihre Wirksamkeit nach den allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen über den Zugang von Willenserklärungen.
Der Wahlvorstand sollte deshalb organisatorisch sicherstellen, dass eingehende Schreiben unabhängig vom gewählten Übermittlungsweg zeitnah zur Kenntnis genommen werden können.
Bereits in seiner ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand festlegen, unter welcher Anschrift er erreichbar ist, wer den Briefkasten regelmäßig leert und wie eingehende Schreiben dokumentiert werden. Gerade bei den kurzen Fristen der SBV-Wahl können verspätet zur Kenntnis genommene Erklärungen erhebliche Auswirkungen auf das Wahlverfahren haben.
Unterstützung bei der Briefwahl
Besondere organisatorische Anforderungen bestehen bei der schriftlichen Stimmabgabe.
Der Arbeitgeber muss auch insoweit die notwendigen Materialien bereitstellen. Dazu gehören insbesondere die Freiumschläge und Wahlbriefumschläge.
Die Wahlbriefumschläge müssen so gestaltet sein, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie müssen insbesondere die Anschrift des Wahlvorstands sowie ausreichend Platz für die Absenderangaben des Wählers enthalten. Da Wahlbriefe ohne Absender häufig nicht eindeutig zugeordnet werden können, empfiehlt es sich, die Umschläge bereits entsprechend zu bedrucken oder vorbereitete Etiketten beizulegen. Gerade wenn für bestimmte Beschäftigtengruppen eine generelle Briefwahl durchgeführt wird, sollte der Wahlvorstand diese organisatorischen Vorkehrungen rechtzeitig treffen.
Freistellung der mit der Wahl befassten Personen
Die Vorbereitung und Durchführung der Wahl erfolgt grundsätzlich während der Arbeitszeit.
Der Arbeitgeber ist deshalb verpflichtet, die Mitglieder des Wahlvorstands, die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen, Wahlinitiatoren, die Wahlleitung im vereinfachten Wahlverfahren sowie gegebenenfalls eingesetzte Wahlhelfer für alle erforderlichen Tätigkeiten unter Fortzahlung der Vergütung von der Arbeit freizustellen.
Hierzu gehören sämtliche Arbeiten, die unmittelbar mit der Wahl zusammenhängen, etwa Sitzungen des Wahlvorstands, die Erstellung der Wählerliste, die Vorbereitung des Wahlausschreibens, die Auszählung der Stimmen oder die Nachbereitung der Wahl.
Barrierefreie Durchführung der Wahl
Die Wahl der Schwerbehindertenvertretung muss barrierefrei ausgestaltet werden.
Werden blinde oder erheblich sehbehinderte Wahlberechtigte beschäftigt, hat der Wahlvorstand rechtzeitig geeignete Wahlschablonen beim Arbeitgeber anzufordern. Kann deren Einsatz ausnahmsweise nicht sichergestellt werden, ist den betroffenen Beschäftigten die Möglichkeit einzuräumen, sich bei der Stimmabgabe einer Person ihres Vertrauens zu bedienen.
Sind taube oder hörbehinderte Beschäftigte wahlberechtigt, muss der Arbeitgeber geeignete Räumlichkeiten für die Wahlversammlung zur Verfügung stellen, in denen technische Hörhilfen oder Gebärdensprachdolmetscher eingesetzt werden können. Soweit dies erforderlich ist, muss während der Wahlversammlung ein Gebärdensprachdolmetscher zur Verfügung stehen.
Durchsetzung der Unterstützungsansprüche
Verweigert der Arbeitgeber die erforderliche Unterstützung, gefährdet er die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl.
Anders als bei Betriebsratswahlen hat der Gesetzgeber jedoch keine wirksame strafrechtliche Sanktion für die Behinderung der Wahl einer Schwerbehindertenvertretung geschaffen. Zwar verweist § 177 Abs. 6 Satz 2 SGB IX auf die betriebsverfassungsrechtlichen Vorschriften. Diese Verweisung genügt jedoch nicht den Anforderungen des Art. 103 Abs. 2 GG, wonach eine Strafbarkeit ausdrücklich gesetzlich geregelt sein muss. Die Strafvorschrift des § 119 BetrVG ist deshalb auf Behinderungen der SBV-Wahl nicht anwendbar.
Der Wahlvorstand ist deshalb auf zivilrechtlichen Rechtsschutz angewiesen. Verweigert der Arbeitgeber notwendige Auskünfte, Unterlagen oder Sachmittel, können der Wahlvorstand, die Vertrauensperson oder die Wahlinitiatoren ihre Ansprüche im arbeitsgerichtlichen Beschlussverfahren (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 ArbGG) geltend machen. Da Wahlfristen regelmäßig kurz sind, erfolgt die gerichtliche Durchsetzung in der Praxis regelmäßig im Wege der einstweiligen Verfügung.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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