Briefwahl bei der SBV-Wahl – Versand, Aufbewahrung und Durchführung
Vorbereitung und Umgang mit den Briefwahlunterlagen
Die Briefwahl endet nicht mit der Zusammenstellung der Briefwahlunterlagen. Der Wahlvorstand muss vielmehr sicherstellen, dass die Unterlagen ordnungsgemäß versandt, eingehende Wahlbriefe manipulationssicher aufbewahrt und die gesetzlichen Vorgaben der schriftlichen Stimmabgabe eingehalten werden. Gerade bei der Briefwahl können bereits kleine Verfahrensfehler dazu führen, dass einzelne Stimmen ungültig sind oder die Wahl anfechtbar wird. Deshalb kommt einer sorgfältigen Organisation und Dokumentation der Briefwahl besondere Bedeutung zu.
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Versand der Briefwahlunterlagen
Wann sind Briefwahlunterlagen zu versenden?
Nicht alle Wahlberechtigten erhalten die Briefwahlunterlagen auf dieselbe Weise. Dabei ist zu unterscheiden, ob der Wahlvorstand die schriftliche Stimmabgabe allgemein oder für bestimmte Beschäftigtengruppen beschlossen hat oder ob Briefwahlunterlagen erst auf Antrag eines Wahlberechtigten zu versenden sind.
- Briefwahl aufgrund eines Beschlusses des Wahlvorstands
- Versand nach einem Antrag auf Briefwahl
Briefwahl aufgrund eines Beschlusses des Wahlvorstands
Hat der Wahlvorstand für Betriebsteile beziehungsweise Dienststellen oder generell die schriftliche Stimmabgabe beschlossen, sind den entsprechenden Wahlberechtigten die Briefwahlunterlagen von Amts wegen zu übersenden. Eines besonderen Antrags bedarf es in diesen Fällen nicht. Der Versand sollte unverzüglich, sobald die Kandidaten feststehen, erfolgen.
Vor dem Versand sollte der Wahlvorstand nochmals sorgfältig prüfen, ob sämtliche Briefwahlunterlagen vollständig zusammengestellt sind. Hierzu gehören insbesondere der Stimmzettel, der Wahlumschlag, der Freiumschlag, eine Ausfertigung des Wahlausschreibens, die Erklärung über die persönliche Stimmabgabe sowie das Merkblatt zur Durchführung der Briefwahl. Fehlende oder fehlerhafte Unterlagen können dazu führen, dass die Briefwahl nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden kann und einzelne Stimmen später ungültig sind.
Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich außerdem, den Versand der Briefwahlunterlagen in der internen Version der Wählerliste zu dokumentieren. Dadurch kann später nachvollzogen werden, wann die Unterlagen an welche Wahlberechtigten versandt oder ausgehändigt worden sind.
Versand nach einem Antrag auf Briefwahl
Hat der Wahlvorstand keine allgemeine Briefwahl beschlossen, erhalten Wahlberechtigte Briefwahlunterlagen nur auf ihr Verlangen. Geht ein entsprechendes Verlangen beim Wahlvorstand ein, sollten die Briefwahlunterlagen ebenfalls unverzüglich versandt oder ausgehändigt werden. Verzögerungen können dazu führen, dass die Wahlunterlagen den Wahlberechtigten nicht mehr rechtzeitig erreichen und das Wahlrecht praktisch nicht mehr ausgeübt werden kann.
Nach bisher überwiegend vertretener Auffassung sollte der Wahlvorstand über jeden Antrag auf Briefwahl durch Beschluss entscheiden und prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für eine schriftliche Stimmabgabe vorliegen. In der Praxis empfiehlt es sich weiterhin, eingehende Briefwahlverlangen zu dokumentieren und ihre Erledigung im Wahlvorstand nachvollziehbar festzuhalten.
Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht seine Rechtsprechung hierzu inzwischen weiterentwickelt. Nach seiner Entscheidung für die Betriebsratswahlen vom 22.01.2025 (7 ABR 1/24) setzt das Verlangen nach Briefwahlunterlagen grundsätzlich keine Begründung voraus. Der Wahlvorstand darf regelmäßig davon ausgehen, dass die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Eine nähere Prüfung ist erst erforderlich, wenn sich aufgrund konkreter Umstände Zweifel daran aufdrängen, dass der Wahlberechtigte tatsächlich an der persönlichen Stimmabgabe verhindert ist. Ebenso hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die Wahlordnung grundsätzlich keine förmliche Beschlussfassung des Wahlvorstands über jedes einzelne Briefwahlverlangen verlangt.
Für die Wahl der Schwerbehindertenvertretung spricht vieles dafür, diese Grundsätze ebenfalls heranzuziehen. Da die SchwbVWO die Briefwahl noch großzügiger ausgestaltet als die Wahlordnung zum Betriebsverfassungsgesetz, erscheint es sachgerecht, Briefwahlverlangen grundsätzlich ohne weitergehende Nachweise zu berücksichtigen. Gleichwohl empfehlen wir, dass der Wahlvorstand weiterhin einen entsprechenden Beschluss über die Briefwahl fasst. Grundsätzlich gilt, dass der Wahlvorstand nur zu wenige, aber nicht zu viele Beschlüsse fassen kann. Mit einem Beschluss ist der Wahlvorstand auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
Wichtig: Der Wahlvorstand muss den Versand der Briefwahlunterlagen dokumentieren!
Sichere Aufbewahrung der eingegangenen Briefwahlunterlagen
Gehen ausgefüllte Briefwahlunterlagen beim Wahlvorstand ein, muss er zunächst den Eingang dokumentieren. Das macht er am besten auf der internen Version der Wählerliste.
Diese eingehenden Freiumschläge dürfen bis zur öffentlichen Stimmenauszählung weder geöffnet noch ungesichert aufbewahrt werden. Der Wahlvorstand ist verpflichtet, sämtliche eingegangenen Briefwahlunterlagen so zu verwahren, dass sie jederzeit gegen Verlust, unbefugten Zugriff und Manipulation geschützt sind. Diese Verpflichtung dient dem Schutz des Wahlgeheimnisses sowie der Integrität des gesamten Wahlverfahrens.
Die Schwerbehindertenwahlordnung enthält keine näheren Vorgaben dazu, wie die sichere Aufbewahrung erfolgen muss. Nach der Rechtsprechung verfügt der Wahlvorstand insoweit über einen organisatorischen Beurteilungs- und Gestaltungsspielraum. Entscheidend ist allein, dass bis zur öffentlichen Auszählung ausgeschlossen ist, dass Unbefugte auf die Briefwahlunterlagen zugreifen, diese austauschen, entfernen oder verändern können. Das Bundesarbeitsgericht hat dies in seiner Entscheidung vom 23.10.2024 (7 ABR 34/23) ausdrücklich hervorgehoben.
In Betracht kommt beispielsweise
- die Aufbewahrung in einer verschlossenen Wahlurne,
- die Verwahrung in einem verschlossenen Schrank oder einer verschlossenen Schublade,
- die Aufbewahrung in einem gesonderten, nur dem Wahlvorstand zugänglichen Raum oder
- jede andere gleichwertige Sicherungsmaßnahme, die einen Zugriff Unbefugter zuverlässig ausschließt.
Nicht ausreichend ist dagegen eine Aufbewahrung an Orten, auf die Dritte ohne Weiteres zugreifen können. So hat das Hessische Landesarbeitsgericht eine Wahlanfechtung unter anderem deshalb für begründet gehalten, weil eingegangene Briefwahlunterlagen zunächst offen in einem für jedermann zugänglichen Briefkorb aufbewahrt worden waren und dadurch zeitweise nicht gegen den Zugriff Unbefugter gesichert waren (LAG Hessen 15.06.2020 – 16 TaBV 116/19). Ebenso hat das OVG Berlin-Brandenburg entschieden, dass eine frei zugängliche Verwahrung den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Briefwahl nicht genügt (OVG Berlin-Brandenburg 22.09.2022 – OVG 62 PV 2/21).
Demgegenüber hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass die Wahlordnung dem Wahlvorstand bewusst einen organisatorischen Spielraum belässt. Wird die sichere Verwahrung gewährleistet, ist es beispielsweise unschädlich, wenn die Briefwahlunterlagen zunächst an einem geschützten Ort gesammelt und anschließend in einem verschlossenen Behältnis verwahrt werden. Ebenso begründet es für sich genommen keinen Wahlfehler, wenn der Vorsitzende die sicher verwahrten Briefwahlunterlagen am Wahltag allein in das Wahllokal bringt, sofern während des gesamten Zeitraums keine konkrete Manipulationsgefahr besteht (BAG 23.10.2024 – 7 ABR 34/23; LAG Köln 17.11.2023 – 9 TaBV 26/23).
Ebenfalls hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass für die Entgegennahme und Verwahrung der Briefwahlunterlagen kein Vier-Augen-Prinzip gilt. Die Briefwahlunterlagen können von jedem Mitglied des Wahlvorstands entgegengenommen werden; ihre Behandlung muss nicht stets durch zwei Wahlvorstandsmitglieder gemeinsam erfolgen. Ebenso besteht grundsätzlich keine Verpflichtung, den Eingang jedes einzelnen Wahlbriefs besonders in einer Liste zu dokumentieren (das sollte der Wahlvorstand aber dennoch tun). Maßgeblich ist allein, dass die Briefwahlunterlagen bis zur öffentlichen Stimmenauszählung zuverlässig und manipulationssicher verwahrt werden (BAG 23.10.2024 – 7 ABR 34/23).
Der Wahlvorstand sollte bereits vor Beginn der Briefwahl festlegen,
- wer eingehende Briefwahlunterlagen entgegennimmt,
- wo diese bis zum Wahltag aufbewahrt werden,
- wer Zugang zu dem Aufbewahrungsort hat und
- wie sichergestellt wird, dass die Briefwahlunterlagen bis zur öffentlichen Stimmenauszählung jederzeit gegen den Zugriff Unbefugter geschützt sind.
Eine solche organisatorische Festlegung erleichtert nicht nur den praktischen Ablauf der Wahl, sondern trägt auch dazu bei, spätere Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Briefwahl zu vermeiden.
Ordnungsgemäße Durchführung der Briefwahl
Mit der Übersendung der Briefwahlunterlagen erhält der Wahlberechtigte die Möglichkeit, seine Stimme schriftlich abzugeben. Auch bei der Briefwahl gelten uneingeschränkt die allgemeinen Wahlgrundsätze. Insbesondere muss die Stimmabgabe frei, persönlich und geheim erfolgen. Fehler beim Ausfüllen oder Zusammenstellen der Briefwahlunterlagen können dazu führen, dass die Briefwahlstimme bei der Stimmenauszählung nicht berücksichtigt werden darf.
Geheime Kennzeichnung des Stimmzettels
Der Wahlberechtigte muss den Stimmzettel persönlich und unbeobachtet kennzeichnen. Der Grundsatz der geheimen Wahl gilt bei der Briefwahl in gleicher Weise wie bei der persönlichen Stimmabgabe im Wahllokal. Deshalb darf die Kennzeichnung des Stimmzettels grundsätzlich nicht in Anwesenheit anderer Personen erfolgen.
Das Wahlgeheimnis steht dabei nicht zur Disposition des Wahlberechtigten. Auch wenn dieser ausdrücklich damit einverstanden wäre, dass Dritte seine Stimmabgabe beobachten, wäre eine offene Kennzeichnung des Stimmzettels unzulässig. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann eine Briefwahlstimme insbesondere dann unwirksam sein, wenn ein Wahlbewerber oder mehrere gleichzeitig abstimmende Wahlberechtigte die Kennzeichnung des Stimmzettels beobachten konnten (BAG, Beschluss vom 21.03.2018 – 7 ABR 29/16).
Nach der Kennzeichnung ist der Stimmzettel unverzüglich in den vorgesehenen Wahlumschlag einzulegen und dieser zu verschließen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Wahlvorstand später zwar die Wahlberechtigung prüfen, die eigentliche Wahlentscheidung jedoch erst während der öffentlichen Stimmenauszählung zur Kenntnis nehmen kann.
Unterstützung durch eine Hilfsperson
Ist ein Wahlberechtigter aufgrund seiner Behinderung nicht in der Lage, den Stimmzettel selbst zu kennzeichnen oder die Briefwahlunterlagen eigenständig auszufüllen, darf er sich – ebenso wie bei der persönlichen Stimmabgabe im Wahllokal – einer Hilfsperson bedienen.
Die Hilfsperson darf ausschließlich die vom Wahlberechtigten gewünschten Hilfstätigkeiten übernehmen. Die Wahlentscheidung selbst muss stets vom Wahlberechtigten getroffen werden. Eine Einflussnahme auf den Wählerwillen ist unzulässig. Außerdem unterliegt die Hilfsperson der gesetzlichen Pflicht, über die ihr bekannt gewordene Wahlentscheidung Verschwiegenheit zu bewahren.
Eigenständigkeitserklärung
Den Briefwahlunterlagen ist eine vorgedruckte Erklärung beigefügt, mit der der Wahlberechtigte bestätigt, den Stimmzettel persönlich gekennzeichnet zu haben. Hat er sich einer zulässigen Hilfsperson bedient, bestätigt er mit seiner Unterschrift, dass die Kennzeichnung entsprechend seinem erklärten Willen erfolgt ist.
Die Eigenständigkeitserklärung muss vollständig ausgefüllt sowie mit Ort oder Datum versehen und unterschrieben werden. Sie dient der Sicherung der persönlichen und unmittelbaren Stimmabgabe.
Fehlt die Eigenständigkeitserklärung vollständig oder ist sie nicht unterschrieben, darf der Wahlvorstand die Briefwahlstimme grundsätzlich nicht berücksichtigen. Eine Nachreichung nach Ablauf der Wahlfrist ist nicht möglich (ArbG Aachen, Beschluss vom 11.05.2023 – 2 BV 109/22).
Zusammenstellung der Briefwahlunterlagen
Nach der Kennzeichnung des Stimmzettels legt der Wahlberechtigte den verschlossenen Wahlumschlag zusammen mit der unterschriebenen Eigenständigkeitserklärung in den Freiumschlag. Erst dieser Freiumschlag wird an den Wahlvorstand übersandt oder dort abgegeben.
Durch diese zweistufige Ausgestaltung bleibt das Wahlgeheimnis gewahrt. Der Wahlvorstand kann zunächst anhand des Freiumschlags und der Eigenständigkeitserklärung prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen der Briefwahl vorliegen, ohne bereits Kenntnis vom Inhalt des verschlossenen Wahlumschlags zu erhalten.
Rechtzeitige Übersendung oder Abgabe
Der Wahlberechtigte trägt selbst die Verantwortung dafür, dass der Freiumschlag den Wahlvorstand rechtzeitig erreicht. Maßgeblich ist nicht der Zeitpunkt der Absendung, sondern der Eingang beim Wahlvorstand. Geht der Wahlbrief erst nach dem Ende der Stimmabgabe ein, darf er bei der Stimmenauszählung nicht mehr berücksichtigt werden.
Der Freiumschlag kann auf dem Postweg übersandt werden. Ebenso kann er vor Ablauf der Wahlzeit unmittelbar beim Wahlvorstand abgegeben oder in einen hierfür vom Wahlvorstand bereitgestellten Briefkasten eingeworfen werden (BAG, Beschluss vom 23.10.2024 – 7 ABR 34/23).
Hat der Wahlberechtigte bereits bei der Beantragung der Briefwahl erklärt, dass er die Briefwahlunterlagen persönlich beim Wahlvorstand abgeben wird, muss der Freiumschlag nicht frankiert werden. Das Bundesarbeitsgericht sieht hierin eine zulässige Möglichkeit, unnötige Wahlkosten zu vermeiden (BAG, Beschluss vom 20.05.2020 – 7 ABR 42/18).
Der Wahlvorstand sollte im Merkblatt zur Briefwahl besonders darauf hinweisen, dass die Eigenständigkeitserklärung unterschrieben werden muss und für die Fristwahrung ausschließlich der rechtzeitige Eingang des Freiumschlags beim Wahlvorstand maßgeblich ist. In der Praxis beruhen viele ungültige Briefwahlstimmen nicht auf einer fehlerhaften Wahlentscheidung, sondern auf vermeidbaren Formfehlern. Eine verständliche Erläuterung der einzelnen Arbeitsschritte trägt deshalb wesentlich zu einer ordnungsgemäßen Briefwahl bei.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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