Aufbewahrung der SBV-Wahlunterlagen
Warum müssen die Wahlunterlagen aufbewahrt werden?
Mit der Benachrichtigung der Gewählten und der Annahme der Wahl endet das Wahlverfahren noch nicht vollständig. Zu den letzten Aufgaben des Wahlvorstands gehört es, sämtliche Wahlunterlagen vollständig zusammenzustellen, ordnungsgemäß aufzubewahren und anschließend an die neu gewählte Schwerbehindertenvertretung zu übergeben. Die Aufbewahrung dient dazu, die Wahl auch nach ihrem Abschluss noch überprüfen zu können. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn die Wahl angefochten oder ihre Nichtigkeit geltend gemacht wird.
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Wer ist für die Aufbewahrung verantwortlich?
Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Wahlunterlagen wechselt im Laufe des Wahlverfahrens.
Bereits vor der Bestellung des Wahlvorstands müssen die Initiatoren der Wahl alle Unterlagen aufbewahren, die mit der Einleitung der Wahl zusammenhängen. Nach seiner Bestellung übernimmt der Wahlvorstand diese Unterlagen und bewahrt sie gemeinsam mit allen im weiteren Wahlverfahren entstehenden Dokumenten auf. Nach Abschluss der Wahl übergibt der Wahlvorstand sämtliche Wahlunterlagen an die neu gewählte Schwerbehindertenvertretung. Mit dieser Übergabe geht die Aufbewahrungspflicht auf die Schwerbehindertenvertretung über; zugleich endet das Amt des Wahlvorstands.
Die Übergabe sollte unmittelbar erfolgen, nachdem das Wahlergebnis endgültig feststeht, also sobald die gewählte Vertrauensperson die Wahl angenommen hat oder die gesetzliche Frist zur Ablehnung der Wahl abgelaufen ist. Gehen danach noch wahlbezogene Unterlagen beim bisherigen Wahlvorstand ein – etwa eine verspätete Ablehnung der Wahl oder verspätet eingegangene Briefwahlunterlagen –, ist der Wahlvorstand hierfür nicht mehr zuständig. Solche Unterlagen sind an die Schwerbehindertenvertretung weiterzuleiten oder ihre Entgegennahme ist abzulehnen.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Der Begriff der Wahlunterlagen ist weit zu verstehen. Aufzubewahren sind grundsätzlich sämtliche Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss der Wahl entstanden oder beim Wahlvorstand eingegangen sind.
Hierzu gehören insbesondere:
- Niederschriften und Beschlüsse des Wahlvorstands,
- das Wahlausschreiben und alle weiteren Bekanntmachungen,
- die Wählerliste sowie Einsprüche gegen ihre Richtigkeit,
- sämtliche Wahlvorschläge einschließlich Stützunterschriften und Zustimmungserklärungen der Bewerber,
- Briefwahlanträge und Briefwahlunterlagen,
- gültige und ungültige Stimmzettel,
- benutzte Freiumschläge sowie verspätet eingegangene Freiumschläge,
- Annahme- oder Ablehnungserklärungen der Gewählten,
- Empfangsbekenntnisse sowie sonstige wahlbezogene Schriftstücke und Mitteilungen.
Maßgeblich ist der Grundsatz, dass sämtliche Unterlagen aufzubewahren sind, die für eine spätere Überprüfung der Ordnungsgemäßheit der Wahl von Bedeutung sein können.
Wie sind die Wahlunterlagen aufzubewahren?
Die Aufbewahrungspflicht bedeutet nicht nur, dass die Wahlunterlagen nicht vernichtet werden dürfen. Sie müssen außerdem so verwahrt werden, dass sie vor Verlust, Beschädigung oder einem unbefugten Zugriff geschützt sind. In der Praxis empfiehlt sich deshalb die Aufbewahrung in einem verschlossenen Schrank oder einem vergleichbar gesicherten Aufbewahrungsort.
Wie lange sind die Wahlunterlagen aufzubewahren?
Die Aufbewahrungspflicht beginnt bereits mit der Einleitung der Wahl. Während des gesamten Wahlverfahrens ist zunächst der Wahlvorstand verantwortlich. Nach der Übergabe an die neu gewählte Schwerbehindertenvertretung müssen die Wahlunterlagen mindestens bis zum Ende ihrer Amtszeit aufbewahrt werden. Bei der regelmäßigen Amtszeit beträgt die Aufbewahrungsdauer daher in der Regel vier Jahre. Dauert die Amtszeit ausnahmsweise länger, verlängert sich auch die Aufbewahrungspflicht entsprechend.
Wird die Wahl angefochten oder ein Verfahren auf Feststellung ihrer Nichtigkeit eingeleitet, sind die Wahlunterlagen über das Ende der Amtszeit hinaus aufzubewahren, bis das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen ist. Die gesetzliche Aufbewahrungsdauer stellt lediglich eine Mindestfrist dar; eine längere Aufbewahrung ist zulässig.
Wer darf die Wahlunterlagen einsehen?
Die Wahlunterlagen dürfen nicht allgemein eingesehen werden. Ein Einsichtsrecht besteht nur für Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Überprüfung der Wahl haben. Hierzu gehören insbesondere die aktiv Wahlberechtigten sowie grundsätzlich auch der Arbeitgeber als möglicher Wahlanfechtungsberechtigter. Soweit Unterlagen Rückschlüsse auf das Wahlverhalten einzelner Beschäftigter zulassen, gelten jedoch erhöhte Anforderungen; dem Arbeitgeber darf insoweit nur Einsicht gewährt werden, wenn dies zur Überprüfung der Ordnungsgemäßheit der Wahl erforderlich ist. Gewerkschaften besitzen bei der Wahl der Schwerbehindertenvertretung dagegen kein Einsichtsrecht.
Die Einsichtnahme darf grundsätzlich nur in Anwesenheit der aufbewahrungspflichtigen Stelle erfolgen. Eine Herausgabe der Originalunterlagen ist unzulässig und kommt nur aufgrund einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung in Betracht.
Der Wahlvorstand sollte bereits während des gesamten Wahlverfahrens sämtliche Unterlagen vollständig und geordnet sammeln. Nach Abschluss der Wahl empfiehlt es sich, die Wahlunterlagen in einer vollständigen Wahlakte zusammenzustellen und diese unmittelbar nach der Annahme der Wahl gegen schriftliche Empfangsbestätigung an die neu gewählte Schwerbehindertenvertretung zu übergeben. Dadurch lässt sich später jederzeit nachvollziehen, welche Unterlagen übergeben wurden und wer für ihre weitere Aufbewahrung verantwortlich ist.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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