Welche Informationen muss der Arbeitgeber dem JAV-Wahlvorstand zur Verfügung stellen
Welche Informationen muss der Arbeitgeber dem Wahlvorstand zur Verfügung stellen?
Für die Erstellung der Wählerliste ist allein der Wahlvorstand verantwortlich. Er entscheidet, welche Beschäftigten zur Wahl der Jugend- und Auszubildendenvertretung wahlberechtigt sind und deshalb in die Wählerliste aufgenommen werden müssen. Der Arbeitgeber darf diese Entscheidung nicht vorwegnehmen, indem er nur diejenigen Personen meldet, die er selbst für wahlberechtigt hält.
Nach § 38 Satz 1 in Verbindung mit § 2 Abs. 2 WO muss der Arbeitgeber dem Wahlvorstand alle Auskünfte erteilen und alle Unterlagen zur Verfügung stellen, die für die Anfertigung der Wählerliste erforderlich sind. Der Wahlvorstand muss anhand der übermittelten Daten eigenständig prüfen können, wer nach § 61 Abs. 1 BetrVG zur JAV-Wahl wahlberechtigt ist.
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Keine Vorauswahl durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber darf dem Wahlvorstand nicht lediglich eine bereits bereinigte Liste vermeintlich wahlberechtigter Jugendlicher und Auszubildender überlassen. Gerade bei Praktikanten, dual Studierenden, Umschülern, Volontären, Leiharbeitnehmern oder Beschäftigten in Ausbildungszentren kann die rechtliche Einordnung zweifelhaft sein.
Der Wahlvorstand benötigt deshalb auch Angaben über Beschäftigte, bei denen das aktive Wahlrecht nicht eindeutig feststeht. Nur so kann er selbst prüfen, ob ein Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes vorliegt und welchem Betrieb die betreffende Person zuzuordnen ist.
Die Aufgabe des Arbeitgebers besteht darin, die Tatsachen und Unterlagen bereitzustellen. Die rechtliche Entscheidung über die Aufnahme in die Wählerliste trifft ausschließlich der Wahlvorstand.
Welche Grunddaten werden benötigt?
Der Arbeitgeber muss zunächst die Daten aller Beschäftigten übermitteln, die für die JAV-Wahl in Betracht kommen. Dazu gehören insbesondere
- Familienname,
- Vorname,
- Geburtsdatum,
- Geschlecht,
- Art des Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Qualifizierungsverhältnisses,
- Beginn des Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisses,
- gegebenenfalls dessen bekanntes oder voraussichtliches Ende,
- Betriebsteil, Abteilung oder Organisationsbereich,
- regelmäßiger Beschäftigungs- oder Ausbildungsort sowie
- gegebenenfalls weitere Einsatz- oder Ausbildungsorte.
Das Geburtsdatum ist für die JAV-Wahl besonders wichtig. Nur anhand dieses Datums kann der Wahlvorstand feststellen, welche Arbeitnehmer am Wahltag das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Zugleich benötigt er die Geburtsdaten der übrigen Arbeitnehmer, um die Wählbarkeit der Beschäftigten unter 25 Jahren prüfen zu können.
Jugendliche Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber muss dem Wahlvorstand alle Arbeitnehmer des Betriebs benennen, die am letzten Wahltag noch nicht 18 Jahre alt sein werden.
Anzugeben sind auch Beschäftigte, die
- nur in Teilzeit arbeiten,
- befristet beschäftigt sind,
- geringfügig beschäftigt werden,
- im Außendienst oder mobil tätig sind,
- im Homeoffice arbeiten,
- länger erkrankt sind,
- sich in Elternzeit oder Mutterschutz befinden oder
- aus anderen Gründen vorübergehend nicht im Betrieb anwesend sind.
Die bloße Abwesenheit vom Betrieb beseitigt die Betriebszugehörigkeit und das Wahlrecht grundsätzlich nicht. Der Wahlvorstand benötigt deshalb eine vollständige Erfassung und darf nicht nur die am Arbeitsplatz anwesenden Jugendlichen berücksichtigen.
Zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte
Außerdem muss der Arbeitgeber alle Personen benennen, die möglicherweise zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt werden. Dazu gehören nicht nur Auszubildende nach dem Berufsbildungsgesetz.
Je nach betrieblicher Situation können insbesondere relevant sein:
- klassische Auszubildende,
- dual Studierende,
- Umschüler,
- Volontäre,
- Praktikanten,
- Teilnehmer an berufsvorbereitenden Maßnahmen,
- Personen in betrieblichen Qualifizierungsverhältnissen,
- Auszubildende in Verbundausbildungen sowie
- Beschäftigte in betrieblichen oder überbetrieblichen Ausbildungszentren.
Diese Zusatzgruppen müssen nur dann abgefragt werden, wenn es sie im Betrieb tatsächlich gibt. Das Anforderungsschreiben kann deshalb entsprechende Abschnitte enthalten, die bei Nichtvorliegen der jeweiligen Personengruppe gestrichen oder als „nicht vorhanden“ gekennzeichnet werden.
Für die Einordnung benötigt der Wahlvorstand neben den Personalgrunddaten auch die genaue Bezeichnung des Vertragsverhältnisses, das Ausbildungs- oder Qualifizierungsziel, Beginn und Ende des Vertrags sowie Angaben zur tatsächlichen Durchführung. Bei zweifelhaften Fällen muss der Arbeitgeber außerdem die zugrunde liegenden Verträge oder aussagekräftige Beschreibungen zur Verfügung stellen. Die bloße Bezeichnung als „Praktikum“, „duales Studium“ oder „Qualifizierung“ genügt für eine rechtliche Beurteilung nicht.
- Praktikanten, dual Studierende, Umschüler und Volontäre
Gibt es im Betrieb Praktikanten, dual Studierende, Umschüler oder Volontäre, muss der Wahlvorstand beurteilen können, ob sie tatsächlich zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt werden.
Hierfür können insbesondere Angaben erforderlich sein,
- welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten vermittelt werden,
- welche Tätigkeiten im Betrieb ausgeübt oder erlernt werden,
- ob diese Tätigkeiten auch von regulären Arbeitnehmern des Betriebs ausgeübt werden,
- in welche betriebliche Organisation die Person eingegliedert ist,
- wer fachliche und organisatorische Weisungen erteilt,
- ob betriebliche Arbeitszeiten oder Dienstpläne gelten,
- ob der Einsatz vom Betrieb oder überwiegend von einer Schule, Hochschule oder Bildungseinrichtung gesteuert wird und
- ob es sich um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges betriebliches Praktikum handelt.
Diese Angaben sind nicht in jedem Betrieb erforderlich. Sie werden nur benötigt, wenn entsprechende Beschäftigungsverhältnisse tatsächlich bestehen oder deren rechtliche Einordnung zweifelhaft ist.
- Ausbildung in mehreren Betrieben oder Ausbildungsstätten
Werden Auszubildende in mehreren Betrieben, bei Verbundpartnern oder in einem Ausbildungszentrum eingesetzt, muss der Wahlvorstand feststellen können, welchem Betrieb sie betriebsverfassungsrechtlich zugeordnet sind.
Der Arbeitgeber muss in solchen Fällen insbesondere mitteilen,
- mit wem der Ausbildungsvertrag geschlossen wurde,
- welcher Betrieb die Ausbildung organisiert und überwacht,
- wo die wesentlichen Entscheidungen über das Ausbildungsverhältnis getroffen werden,
- in welchen Betrieben oder Ausbildungsstätten einzelne Abschnitte stattfinden,
- wie lange die jeweiligen Einsätze dauern und
- welchem Betrieb die Person personalorganisatorisch zugeordnet wird.
Bestehen solche Ausbildungsformen im Betrieb nicht, kann dieser Teil der Datenanforderung ersatzlos entfallen.
- Jugendliche Leiharbeitnehmer
Werden im Betrieb jugendliche Leiharbeitnehmer eingesetzt, benötigt der Wahlvorstand neben Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht auch Angaben über
- den Verleiher,
- den Beginn des Einsatzes,
- die vorgesehene Dauer,
- frühere Einsatzzeiträume,
- den Einsatzbereich und
- den regelmäßigen Einsatzort.
Diese Angaben sind erforderlich, damit der Wahlvorstand selbst prüfen kann, ob ein aktives Wahlrecht im Entleiherbetrieb besteht. Auch hier darf der Arbeitgeber nicht eigenständig entscheiden, welche Leiharbeitnehmer in die Wählerliste gehören.
Gibt es keine jugendlichen Leiharbeitnehmer, ist diese Abfrage im Musterschreiben zu streichen oder mit „entfällt“ zu kennzeichnen.
- Arbeitnehmer unter 25 Jahren
Die Wählerliste erfasst in erster Linie die aktiv Wahlberechtigten. Für die Prüfung eingereichter Wahlvorschläge benötigt der Wahlvorstand jedoch zusätzlich Angaben zu Arbeitnehmern, die zwar nicht selbst zur JAV-Wahl wahlberechtigt, aber nach § 61 Abs. 2 BetrVG wählbar sein können.
Der Arbeitgeber muss deshalb grundsätzlich auch eine Liste der Arbeitnehmer zur Verfügung stellen, die am letzten Wahltag das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben und nicht bereits als Jugendliche oder zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte erfasst sind. Diese Personen werden nicht in die eigentliche Wählerliste aufgenommen. Ihre Daten werden jedoch benötigt, damit der Wahlvorstand prüfen kann, ob sie als Kandidaten zugelassen werden können.
- Angaben zu Betriebsratsmitgliedern und Leiharbeitnehmern
Mitglieder des Betriebsrats können nicht zugleich in die JAV gewählt werden. Der Arbeitgeber sollte dem Wahlvorstand deshalb die Namen der Betriebsratsmitglieder mitteilen, soweit diese nicht ohnehin bekannt sind.
Bei wahlberechtigten Leiharbeitnehmern ist außerdem zu beachten, dass sie im Entleiherbetrieb nicht wählbar sind. Der Wahlvorstand benötigt daher eine eindeutige Kennzeichnung dieser Personengruppe, damit das fehlende passive Wahlrecht bei der Prüfung der Wahlvorschläge berücksichtigt werden kann.
Abwesenheiten und Kontaktdaten
Der Wahlvorstand muss feststellen können, welchen Wahlberechtigten die Briefwahlunterlagen von Amts wegen zu übersenden sind oder bei wem mit einer Abwesenheit am Wahltag zu rechnen ist.
Der Arbeitgeber muss deshalb mitteilen, welche Wahlberechtigten voraussichtlich wegen
- Außendienst,
- mobiler Arbeit oder Homeoffice,
- Berufsschule oder Hochschule,
- Einsatz in einem anderen Betrieb,
- Elternzeit oder Mutterschutz,
- längerer Krankheit,
- Urlaub,
- Freistellung oder
- eines sonstigen bekannten Grundes
bis zum Wahltag nicht im Betrieb anwesend sein werden.
Soweit für die ordnungsgemäße Durchführung der schriftlichen Stimmabgabe erforderlich, muss der Arbeitgeber dem Wahlvorstand auch die privaten Postanschriften der betroffenen Wahlberechtigten zur Verfügung stellen. Dienstliche E-Mail-Adressen können insbesondere für die Kommunikation und die Übermittlung von Hinweisen benötigt werden. Der Wahlvorstand darf diese Daten ausschließlich für die Durchführung der Wahl verwenden.
Es ist nicht erforderlich, pauschal die Privatanschriften sämtlicher Beschäftigter anzufordern, wenn absehbar nur einzelne Wahlberechtigte schriftlich wählen müssen (vgl. auch BAG 24.4.2024 – 7 ABR 22/23). Praktischer und datensparsamer ist es, die Anschriften derjenigen Beschäftigten anzufordern, bei denen eine Übersendung von Wahlunterlagen konkret erforderlich oder voraussichtlich notwendig ist.
Sprachkenntnisse und Barrierefreiheit
Der Wahlvorstand muss außerdem beurteilen können, ob besondere Maßnahmen erforderlich sind, damit alle Wahlberechtigten die Wahlbekanntmachungen und das Wahlverfahren verstehen können.
Der Arbeitgeber sollte deshalb auf Nachfrage mitteilen,
- welche wahlberechtigten Beschäftigten die deutsche Sprache nicht ausreichend beherrschen und
- welche Sprache sie verstehen.
Entsprechendes gilt für bekannte Sehbehinderungen oder andere Einschränkungen, die eine barrierefreie Information über das Wahlverfahren erforderlich machen können.
Auch diese Angaben sind nur anzufordern, soweit es im Betrieb entsprechende Beschäftigte gibt.
Bevorstehende Einstellungen und bekannte Veränderungen
Für die Erstellung und laufende Berichtigung der Wählerliste benötigt der Wahlvorstand nicht nur eine Momentaufnahme. Der Arbeitgeber muss auch bereits feststehende personelle Veränderungen mitteilen, die sich bis zum Wahltag auf das Wahlrecht auswirken können.
Dazu gehören insbesondere
- bereits vereinbarte Neueinstellungen,
- neu abgeschlossene Ausbildungsverträge,
- das bevorstehende Ende von Arbeits- oder Ausbildungsverhältnissen,
- vorzeitige Beendigungen,
- Änderungen des Einsatzbetriebs,
- Beginn oder Ende eines Leiharbeitnehmereinsatzes und
- sonstige verbindlich geplante Veränderungen.
Allgemeine, noch unverbindliche Personalplanungen müssen nicht in jedem Fall offengelegt werden. Erforderlich sind jedoch konkrete und hinreichend feststehende Veränderungen, die für die Zusammensetzung der Wählerliste oder die Wählbarkeit von Bedeutung sind.
Laufende Aktualisierung bis zur Wahl
Die Unterstützungspflicht des Arbeitgebers endet nicht mit der erstmaligen Datenübermittlung. Der Wahlvorstand muss die Wählerliste bis zum Abschluss der Stimmabgabe überprüfen und erforderlichenfalls berichtigen.
Der Arbeitgeber muss ihn deshalb unverzüglich informieren, wenn sich relevante Tatsachen ändern, beispielsweise weil
- ein Jugendlicher eingestellt wird oder ausscheidet,
- eine Ausbildung beginnt oder endet,
- ein Praktikums- oder Studienvertrag geändert wird,
- ein jugendlicher Leiharbeitnehmer seinen Einsatz beginnt oder beendet,
- sich ein geplanter Austritt verschiebt oder
- eine Person einem anderen Betrieb zugeordnet wird.
Es empfiehlt sich, für die Dauer des Wahlverfahrens eine feste Ansprechperson in der Personalabteilung zu benennen.
Datenschutz steht der Übermittlung nicht entgegen
Der Arbeitgeber kann die Herausgabe erforderlicher Beschäftigtendaten nicht pauschal mit dem Hinweis auf den Datenschutz verweigern. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe des Wahlvorstands.
Der Wahlvorstand darf jedoch nur diejenigen Daten anfordern und verwenden, die für die konkrete Durchführung der JAV-Wahl erforderlich sind. Besonders sensible Unterlagen und Kontaktdaten sind sicher zu übermitteln und vor dem Zugriff unbefugter Personen zu schützen.
Die Daten werden ausschließlich dem Wahlvorstand zur Verfügung gestellt, nicht dem Betriebsrat als Gesamtgremium. Nach Abschluss der Wahl sind die Wahlunterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren; darüber hinaus angefertigte Arbeitskopien und nicht mehr benötigte Zusatzdateien sind sicher zu löschen.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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