Schriftliche Stimmabgabe (Briefwahl) ordnungsgemäß durchführen
bei der JAV-Wahl
Schriftliche Stimmabgabe (Briefwahl) ordnungsgemäß durchführen
Die persönliche Stimmabgabe im Wahllokal ist auch bei der Wahl der Jugend- und Auszubildendenvertretung der Regelfall. Die Briefwahl ist nur in den gesetzlich vorgesehenen Fällen zulässig. Eine allgemeine Briefwahl für den gesamten Betrieb darf der Wahlvorstand deshalb nicht allein aus organisatorischen Gründen anordnen.
Für die JAV-Wahl im normalen Wahlverfahren gelten die §§ 24 bis 26 WO gem. § 39 Abs. 4 WO entsprechend. Im vereinfachten Wahlverfahren gelten die besonderen Regelungen über die nachträgliche schriftliche Stimmabgabe.
Für den Wahlvorstand sind drei Fälle zu unterscheiden:
1. Ein Wahlberechtigter verlangt wegen seiner voraussichtlichen Abwesenheit die schriftliche Stimmabgabe.
2. Der Wahlvorstand weiß, dass bestimmte Wahlberechtigte voraussichtlich nicht im Betrieb anwesend sein werden. Dann muss er die Briefwahlunterlagen von Amts wegen übersenden.
3. Der Wahlvorstand beschließt für einen räumlich weit entfernten Betriebsteil oder Kleinstbetrieb die schriftliche Stimmabgabe.
Diese Fälle dürfen nicht miteinander vermischt werden. Insbesondere darf aus der Tatsache, dass einzelne Beschäftigte beispielsweise mobil arbeiten, nicht ohne Weiteres eine Briefwahl für ganze Beschäftigtengruppen oder den gesamten Betrieb gemacht werden. Die schriftliche Stimmabgabe setzt stets einen der gesetzlichen Tatbestände voraus.
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Briefwahl auf Verlangen eines Wahlberechtigten
Ein Wahlberechtigter, der wegen Abwesenheit vom Betrieb seine Stimme nicht persönlich abgeben kann, kann vom Wahlvorstand die Unterlagen für die schriftliche Stimmabgabe verlangen.
Auf welchem Grund die Abwesenheit beruht, ist grundsätzlich unerheblich. In Betracht kommen sowohl betriebliche als auch persönliche Gründe, beispielsweise eine Dienstreise, Montagearbeit, Urlaub, Freistellung oder Krankheit. Entscheidend ist grundsätzlich, dass der Wahlberechtigte im maßgeblichen Zeitpunkt nicht im Betrieb anwesend sein wird.
Muss der Antrag schriftlich gestellt werden?
Nein.
Das Verlangen auf schriftliche Stimmabgabe ist an keine bestimmte Form gebunden.
Es kann insbesondere
- schriftlich,
- per E-Mail,
- mündlich oder
- persönlich gegenüber dem Wahlvorstand
erklärt werden.
Wird das Verlangen nur mündlich gestellt, sollte der Wahlvorstand hierüber einen Vermerk für die Wahlakten anfertigen.
Muss der Wahlberechtigte erklären, warum er nicht anwesend sein wird?
Nein.
Nach der neueren Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss der Wahlberechtigte den Grund seiner voraussichtlichen Abwesenheit nicht zwingend angeben.
Die früher teilweise vertretene Auffassung, der Beschäftigte müsse beispielsweise Urlaub, Krankheit oder eine Dienstreise als konkreten Grund nennen, ist damit überholt.
Der Wahlvorstand darf deshalb einen Antrag nicht allein deshalb zurückweisen, weil der Wahlberechtigte lediglich erklärt, dass er seine Stimme schriftlich abgeben möchte, ohne den konkreten Abwesenheitsgrund mitzuteilen. Das BAG hat dies mit Beschluss vom 22.01.2025 – 7 ABR 1/24 klargestellt.
Muss der Wahlvorstand prüfen, ob der Beschäftigte wirklich verhindert ist?
Grundsätzlich ebenfalls nein.
Der Wahlvorstand ist nicht verpflichtet, bei jedem Antrag Nachforschungen darüber anzustellen, ob der Beschäftigte am Wahltag tatsächlich nicht im Betrieb sein wird.
Etwas anderes gilt, wenn konkrete objektive Anhaltspunkte vorliegen, die Zweifel an den Voraussetzungen der schriftlichen Stimmabgabe begründen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn dem Wahlvorstand positiv bekannt ist, dass der Antragsteller am Wahltag im Betrieb tätig sein wird.
Muss der Wahlvorstand jeden Antrag durch Beschluss bewilligen?
Nein.
Besteht ein Verlangen des Wahlberechtigten auf schriftliche Stimmabgabe und liegen keine konkreten Zweifel an dessen Berechtigung vor, bedarf die Übersendung der Wahlunterlagen keines vorherigen Bewilligungsbeschlusses des Wahlvorstands.
Der Wahlvorstand beziehungsweise die mit der Ausführung beauftragte Person kann die Unterlagen unmittelbar aushändigen oder versenden.
Will der Wahlvorstand das Verlangen dagegen ablehnen, sollte hierüber als Gremium beschlossen und die Ablehnung nachvollziehbar dokumentiert werden.
Übersendung von Amts wegen bei voraussichtlicher Abwesenheit
In bestimmten Fällen muss der Wahlberechtigte überhaupt keinen Antrag stellen.
Ist dem Wahlvorstand bekannt, dass ein Wahlberechtigter unter die Voraussetzungen des § 24 Abs. 2 WO fällt, hat er diesem die Unterlagen für die schriftliche Stimmabgabe von Amts wegen zu übersenden.
Dabei sind zwei unterschiedliche Fallgruppen zu unterscheiden.
Beschäftigte, die aufgrund der Eigenart ihres Beschäftigungsverhältnisses voraussichtlich nicht im Betrieb sind
Nach § 24 Abs. 2 Nr. 1 WO betrifft dies Wahlberechtigte, die aufgrund der Eigenart ihres Beschäftigungsverhältnisses zum Zeitpunkt der Wahl voraussichtlich nicht im Betrieb anwesend sein werden.
Der Wahlvorstand muss diesen Wahlberechtigten die Briefwahlunterlagen von Amts wegen zusenden. Ein Antrag des Wahlberechtigten ist nicht erforderlich.
Bei der JAV-Wahl sind vor allem die besonderen Formen der Ausbildung zu berücksichtigen. In Betracht kommen insbesondere:
- Auszubildende, die sich am Wahltag im Blockunterricht an einer Berufsschule befinden,
- Auszubildende, die aufgrund ihres Ausbildungsplans vorübergehend in einer anderen Betriebsstätte, Niederlassung oder Ausbildungsstelle eingesetzt werden,
- Auszubildende oder junge Beschäftigte, die regelmäßig an auswärtigen Einsatzorten tätig sind,
- Beschäftigte, die aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses überwiegend mobil oder im Homeoffice arbeiten,
- Außendienst- oder Montagebeschäftigte sowie
- gegebenenfalls Heimarbeiter oder Beschäftigte in Kurzarbeit Null.
Entscheidend ist nicht die Bezeichnung der Tätigkeit, sondern ob sich aus der konkreten Ausgestaltung des Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisses ergibt, dass der Wahlberechtigte am Wahltag voraussichtlich nicht im Betrieb sein wird.
Blockunterricht
Die JAV-Wahl findet am Mittwoch statt. Mehrere Auszubildende befinden sich nach dem Ausbildungsplan während der gesamten Woche im Blockunterricht an einer Berufsschule. Dem Wahlvorstand ist dies bekannt.
Die Auszubildenden werden am Wahltag voraussichtlich nicht im Betrieb anwesend sein. Der Wahlvorstand muss ihnen deshalb die Briefwahlunterlagen ohne besonderen Antrag übersenden.
Aber: Nicht jede Berufsschulzeit führt automatisch zur Briefwahl
Ein Auszubildender besucht beispielsweise an einem Vormittag die Berufsschule, könnte aber während der festgelegten Wahlzeit noch im Betrieb wählen. Allein der Berufsschulbesuch rechtfertigt dann nicht ohne Weiteres die Annahme, dass er am Wahltag im Sinne des § 24 Abs. 2 Nr. 1 WO voraussichtlich nicht im Betrieb anwesend sein wird.
Maßgeblich sind deshalb immer die konkreten Wahlzeiten und die tatsächliche Organisation der Ausbildung.
Der Wahlvorstand darf § 24 Abs. 2 Nr. 1 WO nicht auf Beschäftigte beschränken, die dauerhaft außerhalb des Betriebs arbeiten. Gerade bei der JAV-Wahl können sich typische Abwesenheiten unmittelbar aus der Organisation der Berufsausbildung ergeben.
Steht für den Wahlvorstand aufgrund des Ausbildungsplans oder anderer ihm bekannter Umstände fest, dass ein Wahlberechtigter aus diesem Grund am Wahltag voraussichtlich nicht im Betrieb sein wird, muss er tätig werden und die Briefwahlunterlagen übersenden.
Wahlberechtigte, die während des gesamten Wahlzeitraums voraussichtlich abwesend sind
24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 WO erfasst außerdem Wahlberechtigte, von denen dem Wahlvorstand bekannt ist, dass sie vom Erlass des Wahlausschreibens bis zum Zeitpunkt der Wahl aus anderen Gründen voraussichtlich nicht im Betrieb anwesend sein werden.
Auch diesen Wahlberechtigten muss der Wahlvorstand die Briefwahlunterlagen von Amts wegen übersenden. Ein Antrag ist nicht erforderlich.
In Betracht kommen bei der JAV-Wahl beispielsweise längere Abwesenheiten wegen
- Mutterschutz,
- Elternzeit,
- Pflegezeit,
- längerfristiger Arbeitsunfähigkeit,
- unbezahltem Sonderurlaub oder Sabbatical sowie
- gegebenenfalls anderer längerfristiger Freistellungen.
- Entscheidend ist der gesamte Zeitraum
24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 WO greift nur ein, wenn der Wahlberechtigte voraussichtlich während des gesamten Zeitraums vom Erlass des Wahlausschreibens bis zum Zeitpunkt der Wahl nicht im Betrieb anwesend sein wird.
Es genügt deshalb nicht, dass feststeht, dass ein Wahlberechtigter lediglich am Wahltag oder während eines Teils des Wahlverfahrens abwesend sein wird.
Eine Auszubildende befindet sich bereits beim Erlass des Wahlausschreibens im Mutterschutz und wird voraussichtlich bis nach dem Wahltag nicht mehr in den Betrieb kommen.
Dem Wahlvorstand ist dies bekannt. Er muss ihr die Briefwahlunterlagen ohne Antrag von Amts wegen übersenden.
Eine Auszubildende arbeitet beim Erlass des Wahlausschreibens noch im Betrieb. Zwei Wochen später beginnt ihr Mutterschutz. Am Wahltag wird sie deshalb voraussichtlich nicht im Betrieb anwesend sein.
- 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 WO greift nicht ein, weil die Auszubildende nicht bereits seit Erlass des Wahlausschreibens betriebsabwesend war.
Sie kann jedoch nach § 24 Abs. 1 WO selbst die schriftliche Stimmabgabe verlangen.
- Was muss der Wahlvorstand über die Abwesenheit wissen?
Voraussetzung für die Übersendung der Briefwahlunterlagen von Amts wegen ist, dass dem Wahlvorstand die voraussichtliche Abwesenheit bekannt ist.
Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu ausdrücklich klargestellt, dass den Wahlvorstand keine allgemeine Überprüfungs- oder Nachforschungspflicht trifft. Das Gesetz stellt darauf ab, was dem Wahlvorstand bekannt ist, und nicht darauf, was er bei weiteren Nachforschungen hätte erfahren können (BAG, Beschluss vom 23.10.2024 – 7 ABR 34/23).
Der Wahlvorstand muss also nicht von sich aus bei sämtlichen Auszubildenden und jungen Beschäftigten ermitteln, ob sie während des Wahlzeitraums möglicherweise abwesend sein werden.
Erhält er jedoch Kenntnis davon, dass bei einem Wahlberechtigten die Voraussetzungen des § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 WO vorliegen, muss er tätig werden und die Briefwahlunterlagen von Amts wegen übersenden.
Die Kenntnis des Wahlvorstands wirkt auch in die andere Richtung.
Weiß der Wahlvorstand beispielsweise bei einem Wahlberechtigten, der aufgrund seines Beschäftigungsverhältnisses normalerweise überwiegend außerhalb des Betriebs tätig ist, dass dieser am Wahltag tatsächlich im Betrieb anwesend sein wird, darf er ihm nicht allein wegen seines üblichen Beschäftigungsmodells automatisch Briefwahlunterlagen übersenden.
Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich klargestellt, dass die unaufgeforderte Übersendung von Briefwahlunterlagen nur zulässig ist, wenn die Voraussetzungen des § 24 Abs. 2 WO tatsächlich vorliegen (BAG, Beschluss vom 23.10.2024 – 7 ABR 34/23).
- Welche Informationen benötigt der Wahlvorstand vom Arbeitgeber?
Der Wahlvorstand kann zur Durchführung der schriftlichen Stimmabgabe auf Informationen des Arbeitgebers angewiesen sein. Dies betrifft insbesondere die aktuellen postalischen Anschriften der Wahlberechtigten, denen die Briefwahlunterlagen von Amts wegen zu übersenden sind.
Der Wahlvorstand benötigt dagegen grundsätzlich keine detaillierten Informationen über persönliche oder gesundheitliche Hintergründe einer Abwesenheit. Für die Durchführung der Wahl kommt es darauf an, dass ihm bekannt ist, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Übersendung von Amts wegen vorliegen und wohin die Wahlunterlagen zu übersenden sind.
Der Wahlvorstand sollte bei den ihm bekannten längerfristig abwesenden Wahlberechtigten frühzeitig prüfen, ob ihm eine aktuelle Versandanschrift vorliegt. Die Briefwahlunterlagen müssen so rechtzeitig versandt werden, dass eine Teilnahme an der Wahl tatsächlich möglich bleibt.
Briefwahl für räumlich weit entfernte Betriebsteile oder Kleinstbetriebe
Eine dritte Möglichkeit besteht bei räumlich weit vom Hauptbetrieb entfernten Betriebsteilen oder Kleinstbetrieben.
Hier kann der Wahlvorstand nach § 24 Abs. 3 WO beschließen, dass die dort beschäftigten Wahlberechtigten ihre Stimme schriftlich abgeben.
Dies ist aber keine allgemeine Ermächtigung, für beliebige Standorte Briefwahl einzuführen.
Entscheidend ist, ob es den dort beschäftigten Wahlberechtigten unter Berücksichtigung der konkreten räumlichen Verhältnisse zumutbar ist, zur persönlichen Stimmabgabe in das Wahllokal des Hauptbetriebs zu kommen.
Zu berücksichtigen sind dabei insbesondere
- die Entfernung,
- die tatsächlich benötigte Fahrzeit,
- die vorhandenen Verkehrsverbindungen und
- gegebenenfalls zusätzliche Verkehrsmöglichkeiten, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellen könnte.
Ist die persönliche Stimmabgabe unzumutbar, muss der Wahlvorstand eine zumutbare Teilnahme an der Wahl ermöglichen. Er kann dann entweder ein eigenes Wahllokal im betreffenden Betriebsteil einrichten oder für die dort beschäftigten Wahlberechtigten die schriftliche Stimmabgabe beschließen. Welche Variante gewählt wird, entscheidet der Wahlvorstand nach pflichtgemäßem Ermessen.
Ein Betriebsteil liegt deutlich vom Hauptbetrieb entfernt. Mit öffentlichen Verkehrsmitteln wäre für Hin- und Rückfahrt zum Wahllokal ein erheblicher Zeitaufwand erforderlich.
Der Wahlvorstand prüft, ob ein eigenes Wahllokal eingerichtet werden kann oder ob die schriftliche Stimmabgabe für diesen Betriebsteil die sachgerechtere Lösung ist.
Es muss sich tatsächlich um einen räumlich weit entfernten Betriebsteil oder Kleinstbetrieb handeln
24 Abs. 3 WO erlaubt keine generelle Anordnung der Briefwahl für den gesamten Betrieb.
Das BAG hat dies nochmals mit Beschluss vom 22.01.2025 – 7 ABR 23/23 hervorgehoben. Die Vorschrift erfasst nur die gesetzlich genannten räumlich weit entfernten Betriebsteile beziehungsweise Kleinstbetriebe und nicht den Hauptbetrieb selbst.
Hier ist ein Beschluss des Wahlvorstands erforderlich
Anders als beim einfachen Verlangen eines einzelnen Wahlberechtigten nach § 24 Abs. 1 WO trifft der Wahlvorstand bei § 24 Abs. 3 WO eine eigene Ermessensentscheidung.
Er muss deshalb durch Beschluss entscheiden,
- ob der Betriebsteil beziehungsweise Kleinstbetrieb räumlich weit entfernt ist,
- ob die persönliche Stimmabgabe dort unzumutbar wäre und
- ob statt eines eigenen Wahllokals die schriftliche Stimmabgabe angeordnet wird.
Wird die schriftliche Stimmabgabe wirksam beschlossen, erhalten die betroffenen Wahlberechtigten die Briefwahlunterlagen von Amts wegen; sie müssen keinen eigenen Antrag mehr stellen.
Wann müssen die Briefwahlunterlagen versandt werden?
Für den Versand gilt ein wichtiger Grundsatz:
Sobald die Briefwahlunterlagen vollständig zur Verfügung stehen und feststeht, dass der Wahlberechtigte sie erhalten muss, sind sie unverzüglich auszuhändigen oder zu übersenden.
Die Wahlordnung schreibt keine bestimmte Mindestzahl von Tagen zwischen Versand und Wahl vor. Der Wahlvorstand muss aber dafür sorgen, dass der Wahlberechtigte noch eine realistische Möglichkeit hat, die Unterlagen zu erhalten, seine Stimme abzugeben und den Freiumschlag rechtzeitig zurückzusenden.
Antrag oder Übersendungspflicht steht schon vor Bekanntmachung der Wahlvorschläge fest
Sind die betroffenen Briefwähler bereits bekannt, bevor die Wahlvorschläge endgültig bekannt gemacht wurden, sollte der Wahlvorstand sämtliche vorbereitbaren Unterlagen schon vorher zusammenstellen.
Unmittelbar nach Bekanntmachung der gültigen Wahlvorschläge können und müssen dann die vollständigen Briefwahlunterlagen verschickt oder ausgehändigt werden.
Der Wahlvorstand darf nicht noch mehrere Tage warten, nur weil bis zum Wahltag vermeintlich ausreichend Zeit vorhanden ist.
Antrag wird erst nach Bekanntmachung der Wahlvorschläge gestellt
Geht das Verlangen eines Wahlberechtigten erst später ein, müssen die Briefwahlunterlagen unverzüglich nach Eingang des Verlangens ausgehändigt oder übersandt werden.
Eine persönliche Übergabe ist ebenso möglich wie eine Übersendung per Post. Bei besonderer Dringlichkeit kann auch die Übergabe durch einen Boten in Betracht kommen. Entscheidend ist, dass der Wahlberechtigte tatsächlich in die Lage versetzt wird, seine Stimme noch rechtzeitig abzugeben.
Eine kurzfristige Übersendung der Briefwahlunterlagen bedeutet im normalen Wahlverfahren nicht, dass sich die Frist für den Eingang der Stimme verschiebt.
Der Freiumschlag muss weiterhin spätestens bis zum Ende der für die Stimmabgabe vorgesehenen Frist beim Wahlvorstand eingegangen sein.
Besonderheit im vereinfachten Wahlverfahren: nachträgliche schriftliche Stimmabgabe
Nur im vereinfachten Wahlverfahren gibt es die besondere Möglichkeit der nachträglichen schriftlichen Stimmabgabe.
Über § 40 WO gilt für die JAV-Wahl das vereinfachte Wahlverfahren entsprechend; § 35 WO regelt die nachträgliche schriftliche Stimmabgabe.
Was bedeutet „nachträglich“?
Der Begriff ist leicht missverständlich.
Er bedeutet nicht, dass der Wahlvorstand mit dem Versand der Briefwahlunterlagen bis nach der Wahlversammlung wartet.
Auch hier gilt:
Die Unterlagen sind unverzüglich auszuhändigen oder zu versenden.
„Nachträglich“ bedeutet vielmehr, dass der Freiumschlag noch nach dem Ende der persönlichen Stimmabgabe in der Wahlversammlung beim Wahlvorstand eingehen darf.
Damit soll gerade bei einem kurzfristigen Briefwahlantrag verhindert werden, dass die verbleibende Zeit für Hin- und Rücksendung praktisch nicht mehr ausreicht.
Bis wann kann die nachträgliche schriftliche Stimmabgabe verlangt werden?
Das Verlangen muss dem Wahlvorstand spätestens drei Tage vor dem Tag der Wahlversammlung mitgeteilt worden sein.
Die Wahlversammlung findet am Mittwoch statt.
Ein wahlberechtigter Auszubildender weiß kurzfristig, dass er wegen einer auswärtigen Schulung nicht teilnehmen kann. Sein Verlangen auf nachträgliche schriftliche Stimmabgabe muss dem Wahlvorstand spätestens drei Tage vor der Wahlversammlung mitgeteilt werden.
Der Wahlvorstand übersendet ihm die Wahlunterlagen unverzüglich.
Die Stimme muss dann nicht zwingend bereits bis zum Ende der Wahlversammlung zurück sein. Hierfür wird eine gesonderte Eingangsfrist festgelegt.
Wahlvorstand beschließt die spätere Eingangsfrist und den neuen Termin für die Stimmauszählung
Wird eine nachträgliche schriftliche Stimmabgabe erforderlich, muss der Wahlvorstand festlegen, bis wann die Freiumschläge beim Wahlvorstand eingegangen sein müssen.
Die Frist muss so bemessen sein, dass eine reale Möglichkeit zur Rücksendung besteht.
Zu berücksichtigen sind insbesondere
- Zeitpunkt der Aushändigung beziehungsweise Übersendung,
- Postlaufzeiten,
- Wochenenden oder Feiertage und
- die konkreten betrieblichen Verhältnisse.
Eine starre gesetzliche Anzahl von Tagen gibt es hierfür nicht.
Über den Zeitpunkt sollte der Wahlvorstand einen förmlichen Beschluss fassen.
- Auch die öffentliche Stimmauszählung verschiebt sich
Gibt es eine nachträgliche schriftliche Stimmabgabe, darf die Stimmauszählung nicht nach Ende der Wahlversammlung durchgeführt werden.
Die öffentliche Stimmauszählung findet erst unmittelbar nach Ablauf der Frist für die nachträgliche schriftliche Stimmabgabe statt. § 35 Abs. 3 WO schreibt dies ausdrücklich vor.
Der Wahlvorstand muss deshalb zugleich den neuen Termin der öffentlichen Stimmauszählung festlegen.
Neuer Termin muss bekannt gemacht werden
Der Wahlvorstand muss die nachträgliche schriftliche Stimmabgabe und insbesondere
- Ort,
- Tag und
- Uhrzeit
der später stattfindenden öffentlichen Stimmauszählung in gleicher Weise bekannt machen wie das Wahlausschreiben.
Die bereits persönlich abgegebenen Stimmen bleiben bis zur späteren Auszählung in der versiegelten Wahlurne.
Eingang und sichere Verwahrung der Freiumschläge
Unabhängig davon, aus welchem Grund die schriftliche Stimmabgabe erfolgt, muss der Wahlvorstand organisatorisch sicherstellen, dass die zurückgesandten Freiumschläge zuverlässig, ungeöffnet und vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt bei ihm eingehen und bis zu ihrer gesetzlich vorgesehenen Behandlung sicher verwahrt werden.
Wichtig: Freiumschläge dürfen vorher nicht geöffnet werden!
Eingegangene Freiumschläge sind ungeöffnet aufzubewahren. Der Wahlvorstand darf sie insbesondere nicht vorab öffnen, um
- die Erklärung über die persönliche Stimmabgabe zu kontrollieren,
- zu prüfen, ob sich ein Wahlumschlag darin befindet,
- festzustellen, ob die Unterlagen vollständig sind oder
- sonstige Kontrollen des Inhalts vorzunehmen.
Die Prüfung erfolgt erst zu dem für die Behandlung der schriftlich abgegebenen Stimmen vorgesehenen Zeitpunkt. Bis dahin bleibt der gesamte Freiumschlag verschlossen.
Eingang dokumentieren
Bei jedem eingehenden Freiumschlag sollte der Wahlvorstand unmittelbar auf dem Umschlag
- das Datum und
- die Uhrzeit des Eingangs
vermerken.
Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Freiumschläge kurz vor oder nach Ablauf der maßgeblichen Eingangsfrist eintreffen. Nur so lässt sich später zuverlässig feststellen, ob die schriftliche Stimme rechtzeitig beim Wahlvorstand eingegangen ist.
Zudem sollte der Eingang in der internen Version der Wählerliste vermerkt werden.
Wo und wie werden die Freiumschläge aufbewahrt?
Die eingegangenen Freiumschläge dürfen nicht offen im Wahlvorstandsbüro, auf einem Schreibtisch oder an einer für andere Beschäftigte zugänglichen Stelle liegen bleiben.
Der Wahlvorstand muss einen Aufbewahrungsort wählen, der einen unbefugten Zugriff, eine Entnahme, ein Hinzufügen weiterer Umschläge oder eine sonstige Manipulation zuverlässig verhindert.
In Betracht kommen insbesondere
- ein verschlossener Schrank oder Stahlschrank im Büro des Wahlvorstands,
- ein abschließbarer Behälter,
- eine eigens hierfür verwendete und verschlossene beziehungsweise versiegelte Wahlurne oder
- ein anderer verschlossener Raum oder Behälter, zu dem ausschließlich der Wahlvorstand beziehungsweise die hierzu bestimmten Mitglieder Zugang haben.
Entscheidend ist nicht, welche dieser Möglichkeiten gewählt wird. Entscheidend ist, dass die Freiumschläge bis zu ihrer ordnungsgemäßen Behandlung unter der Kontrolle des Wahlvorstands bleiben und vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt sind.
Auch der Arbeitgeber, Vorgesetzte, die Personalabteilung, die JAV oder der Betriebsrat dürfen keinen Zugriff auf die bereits eingegangenen Freiumschläge haben.
Der Wahlvorstand sollte deshalb vor Beginn des Rücklaufs der Briefwahlunterlagen festlegen, wo die Freiumschläge entgegengenommen und wo sie anschließend sicher verwahrt werden.
Eigener verschlossener Behälter für Wahlbriefe
Bei einer größeren Zahl von Briefwählern empfiehlt es sich, einen eigenen abschließbaren oder versiegelbaren Behälter ausschließlich für die eingehenden Freiumschläge zu verwenden.
Nach der Dokumentation des Eingangs wird der Freiumschlag ungeöffnet in diesen Behälter gelegt. Der Zugriff sollte auf die Mitglieder des Wahlvorstands beschränkt sein.
Damit lässt sich auch später nachvollziehbar darstellen, dass die eingegangenen Wahlbriefe bis zu ihrer ordnungsgemäßen Behandlung sicher und unverändert verwahrt wurden.
Eingang über eine zentrale Poststelle
Gehen die Freiumschläge nicht unmittelbar beim Wahlvorstand, sondern zunächst bei einer zentralen Poststelle, am Empfang oder bei einer anderen betrieblichen Stelle ein, muss der Wahlvorstand mit dem Arbeitgeber organisatorisch sicherstellen, dass die Wahlbriefe dort
- sofort als Wahlunterlagen erkannt,
- keinesfalls geöffnet und
- unverzüglich an den Wahlvorstand weitergeleitet
werden.
Eine auffällige und einheitliche Gestaltung der Freiumschläge mit dem Vermerk „Schriftliche Stimmabgabe“ kann dabei helfen.
Der Wahlvorstand sollte die zuständigen Beschäftigten der Poststelle ausdrücklich darauf hinweisen, dass diese Umschläge auch dann nicht geöffnet werden dürfen, wenn die betriebliche Post normalerweise zentral geöffnet wird.
Kurz vor Ablauf der Eingangsfrist alle Empfangsstellen kontrollieren
Unmittelbar vor Ablauf der maßgeblichen Eingangsfrist muss sich der Wahlvorstand vergewissern, ob noch weitere Freiumschläge eingegangen sind.
Zu kontrollieren sind insbesondere
- der Briefkasten beziehungsweise das Postfach des Wahlvorstands,
- die zentrale Poststelle,
- Empfang oder Pförtner sowie
- sonstige Stellen, an denen Wahlbriefe für den Wahlvorstand entgegengenommen werden.
Der Wahlvorstand sollte diese Kontrolle so organisieren, dass zuverlässig festgestellt werden kann, welche Freiumschläge noch vor Ablauf der Frist eingegangen sind.
Verspätet eingegangene Freiumschläge
Geht ein Freiumschlag erst nach Ablauf der maßgeblichen Eingangsfrist beim Wahlvorstand ein, darf die darin enthaltene Stimme nicht mehr berücksichtigt werden.
Auch ein verspäteter Freiumschlag wird nicht geöffnet.
Der Wahlvorstand
- vermerkt darauf Datum und Uhrzeit des Eingangs und
- nimmt ihn ungeöffnet zu den Wahlunterlagen.
Die darin enthaltene Stimme wird nicht als ungültige Stimme gezählt. Sie gilt vielmehr als nicht abgegeben.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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