Die Aufgaben des Wahlvorstands nach der JAV-Wahl
Die Aufgaben des Wahlvorstands nach der JAV-Wahl
Mit der Auszählung der Stimmen ist die Arbeit des Wahlvorstands noch nicht beendet. Auch nach dem Wahltag hat er noch einige wichtige Aufgaben zu erledigen.
Sobald endgültig feststeht, wer in die Jugend- und Auszubildendenvertretung gewählt wurde, muss der Wahlvorstand das Wahlergebnis bekannt machen. Außerdem muss er die konstituierende Sitzung der neu gewählten JAV einberufen, die Aushänge zur Wahl nach Ablauf der jeweiligen Aushangfristen entfernen und schließlich die vollständigen Wahlunterlagen übergeben.
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Bekanntmachung des Wahlergebnisses
Sobald endgültig feststeht, welche Bewerberinnen und Bewerber in die Jugend- und Auszubildendenvertretung gewählt worden sind, muss der Wahlvorstand das Wahlergebnis bekannt machen.
„Endgültig“ steht das Wahlergebnis erst fest, wenn geklärt ist, ob die Gewählten die Wahl annehmen. Denn eine gewählte Person kann die Wahl innerhalb von drei Arbeitstagen nach Zugang der Benachrichtigung ablehnen. Lehnt eine gewählte Person die Wahl ab, muss der Wahlvorstand zunächst feststellen, wer an ihrer Stelle gewählt ist.
Erst wenn feststeht, wer tatsächlich Mitglied der neuen JAV wird, kann die endgültige Bekanntmachung erfolgen.
Die Bekanntmachung muss vom Vorsitzenden des Wahlvorstands und mindestens einem weiteren stimmberechtigten Mitglied des Wahlvorstands unterschrieben werden.
Die Bekanntmachung des Wahlergebnisses darf nicht mit der Wahlniederschrift verwechselt werden.
Die Wahlniederschrift dokumentiert den Ablauf und das Ergebnis der Wahl und wird zu den Wahlunterlagen genommen. Die Bekanntmachung des Wahlergebnisses dient dagegen dazu, die Beschäftigten darüber zu informieren, wer in die neue JAV gewählt worden ist.
Einladung zur konstituierenden Sitzung der JAV
Nach der Wahl muss sich die neu gewählte Jugend- und Auszubildendenvertretung konstituieren.
Hierzu lädt der Wahlvorstand die gewählten JAV-Mitglieder zur konstituierenden Sitzung ein.
Der Wahlvorstand sollte mit der Einladung nicht unnötig warten. Die neue JAV kann ihre Aufgaben erst ordnungsgemäß wahrnehmen, wenn sie sich konstituiert und insbesondere einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter gewählt hat.
Wer ist einzuladen?
Zur konstituierenden Sitzung sind grundsätzlich alle gewählten Mitglieder der JAV einzuladen.
Ist ein gewähltes JAV-Mitglied zum Zeitpunkt der Sitzung vorübergehend verhindert, muss geprüft werden, ob und welches Ersatzmitglied für die Sitzung nachrückt. Der Wahlvorstand muss deshalb rechtzeitig wissen, ob eines der gewählten Mitglieder verhindert ist.
Wie sollte eingeladen werden?
Für die Einladung sollte der Wahlvorstand aus Nachweisgründen die Textform oder Schriftform wählen und
- Datum,
- Beginn,
- Ort der Sitzung und
- die erforderlichen Tagesordnungspunkte
eindeutig angeben.
In die Tagesordnung gehören insbesondere:
1. Eröffnung der konstituierenden Sitzung durch den Vorsitzenden des Wahlvorstands
2. Wahl eines Wahlleiters
3. Wahl des Vorsitzenden der Jugend- und Auszubildendenvertretung
4. Wahl des stellvertretenden Vorsitzenden der Jugend- und Auszubildendenvertretung
Wer leitet die konstituierende Sitzung?
Die konstituierende Sitzung beginnt unter Leitung des Vorsitzenden des Wahlvorstands.
Seine Aufgabe beschränkt sich jedoch auf die erste Phase der Sitzung.
Die JAV bestimmt zunächst aus ihrer Mitte einen Wahlleiter. Sobald der Wahlleiter bestimmt ist, übernimmt dieser die weitere Leitung der Sitzung und insbesondere die Durchführung der Wahl des JAV-Vorsitzenden und seines Stellvertreters.
Der Wahlvorstandsvorsitzende darf nicht einfach selbst die Wahl des JAV-Vorsitzenden und des Stellvertreters durchführen.
Seine Leitungsfunktion endet grundsätzlich mit der Bestimmung des Wahlleiters.
Ist der Wahlvorstandsvorsitzende selbst zum Mitglied der JAV gewählt worden, bleibt er selbstverständlich in seiner Eigenschaft als JAV-Mitglied zur weiteren Teilnahme an der Sitzung berechtigt.
Wahl des JAV-Vorsitzenden und des Stellvertreters
Unter Leitung des gewählten Wahlleiters wählt die JAV aus ihrer Mitte
- den Vorsitzenden der Jugend- und Auszubildendenvertretung und
- dessen Stellvertreter.
Erst damit ist die neue JAV organisatorisch konstituiert.
Über den Ablauf der konstituierenden Sitzung und insbesondere über die durchgeführten Wahlen sollte eine Niederschrift angefertigt werden.
Arbeitgeber über die konstituierende Sitzung informieren
Der Wahlvorstand sollte den Arbeitgeber rechtzeitig darüber informieren, wann und wo die konstituierende Sitzung stattfindet und welche Beschäftigten daran teilnehmen.
Damit kann der Arbeitgeber die erforderliche Arbeitsbefreiung der gewählten JAV-Mitglieder beziehungsweise eines nachrückenden Ersatzmitglieds organisatorisch berücksichtigen.
Der Arbeitgeber wird dadurch jedoch nicht zur konstituierenden Sitzung eingeladen.
Einsammeln der Aushänge
Auch die im Zusammenhang mit der JAV-Wahl ausgehängten und ausgelegten Unterlagen müssen nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Bekanntmachungs- beziehungsweise Aushangfristen wieder entfernt werden.
Der Wahlvorstand sollte bei der Abnahme jeweils dokumentieren,
- welches Schriftstück abgenommen wurde und
- an welchem Tag die Abnahme erfolgt ist.
Die abgenommenen Unterlagen werden nicht vernichtet, sondern zu den Wahlunterlagen genommen.
Übergabe der Wahlunterlagen
Nach Abschluss seiner Aufgaben übergibt der Wahlvorstand die vollständigen Wahlunterlagen der JAV-Wahl an den Betriebsrat.
Nicht die neu gewählte JAV, sondern der Betriebsrat ist für die weitere Aufbewahrung der Wahlunterlagen verantwortlich.
Zu den zu übergebenden Wahlunterlagen gehören insbesondere die Sitzungsniederschriften und Beschlüsse des Wahlvorstands, das Wahlausschreiben, die Wählerliste, die Wahlvorschläge, der Schriftverkehr, die Unterlagen zur schriftlichen Stimmabgabe, die Stimmzettel, die Wahlniederschrift, Berechnungsunterlagen zur Sitzverteilung und zum Minderheitsgeschlecht, die Benachrichtigungen der Gewählten sowie die Bekanntmachung des Wahlergebnisses.
Der Betriebsrat muss die Wahlakten mindestens bis zur Beendigung seiner Amtszeit aufbewahren.
Die Übergabe sollte der Wahlvorstand dokumentieren. Sinnvoll ist ein kurzes Übergabeschreiben, in dem die übergebenen Wahlunterlagen aufgeführt werden. Eine Abschrift dieses Schreibens kann als letzter Vorgang zu den Wahlunterlagen genommen werden.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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