Die erste Sitzung des JAV-Wahlvorstands
Der Wahlvorstand muss seine Arbeit unverzüglich aufnehmen
Mit der Bestellung des Wahlvorstands beginnt die eigentliche Vorbereitung der Wahl der Jugend- und Auszubildendenvertretung. Von diesem Zeitpunkt an trägt allein der Wahlvorstand die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl. Er hat dafür zu sorgen, dass sämtliche gesetzlichen Vorschriften eingehalten, die erforderlichen Fristen beachtet und alle organisatorischen Maßnahmen rechtzeitig getroffen werden.
Der Wahlvorstand darf deshalb nach seiner Bestellung nicht untätig bleiben. Er ist vielmehr verpflichtet, seine Arbeit unverzüglich aufzunehmen und die Wahl ohne vermeidbare Verzögerungen vorzubereiten. „Unverzüglich" bedeutet dabei nicht, dass der Wahlvorstand sofort das Wahlausschreiben erlassen müsste. Vielmehr muss er unverzüglich mit den Vorbereitungsmaßnahmen beginnen, die notwendig sind, um das Wahlausschreiben rechtssicher erstellen und die JAV-Wahl ordnungsgemäß durchführen zu können.
Hierzu gehören insbesondere die Klärung der organisatorischen Rahmenbedingungen, die Beschaffung der für die Wahl erforderlichen Informationen, die Planung des weiteren Wahlablaufs sowie die Vorbereitung der Wählerliste und des Wahlausschreibens.
Warum die erste Sitzung so wichtig ist
Die Grundlage hierfür bildet regelmäßig die erste Sitzung des Wahlvorstands. In ihr werden die organisatorischen und rechtlichen Weichen für das gesamte Wahlverfahren gestellt. Fehler, die bereits zu Beginn der Wahlvorbereitung entstehen, wirken sich häufig auf das weitere Wahlverfahren aus und können im schlimmsten Fall zur Anfechtung der JAV-Wahl führen.
Deshalb sollte die erste Sitzung möglichst zeitnah nach der Bestellung des Wahlvorstands stattfinden. Eine gesetzliche Frist für ihre Durchführung besteht zwar nicht. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch, die Sitzung innerhalb weniger Tage nach der Bestellung – möglichst innerhalb von drei Arbeitstagen – durchzuführen. So bleibt ausreichend Zeit, die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen einzuleiten und eventuell auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen.
Auf der ersten Sitzung müssen noch nicht sämtliche Entscheidungen getroffen werden, die bis zum Erlass des Wahlausschreibens erforderlich sind. Der Wahlvorstand sollte jedoch einen strukturierten Arbeitsplan entwickeln und die wichtigsten organisatorischen Beschlüsse fassen. Je sorgfältiger diese Grundlagen geschaffen werden, desto reibungsloser lässt sich das weitere Wahlverfahren durchführen.
Die erste Sitzung dient nicht nur der Organisation des Wahlvorstands. Sie markiert den Beginn der aktiven Wahlvorbereitung. Von diesem Zeitpunkt an sollte der Wahlvorstand alle erforderlichen Maßnahmen konsequent planen, beschließen und dokumentieren.
Seminarempfehlungen zur Vorbereitung auf die JAV-Wahl
Einladung zur ersten Sitzung des Wahlvorstands
Die erste Sitzung des Wahlvorstands muss vom Vorsitzenden des Wahlvorstands einberufen werden. Er legt den Termin der Sitzung fest und lädt die Mitglieder des Wahlvorstands unter Mitteilung der Tagesordnung rechtzeitig ein.
Weder das Betriebsverfassungsgesetz noch die Wahlordnung enthalten besondere Vorschriften über die Einberufung von Sitzungen des Wahlvorstands. Der Wahlvorstand ist deshalb bei der Gestaltung seiner Sitzungen weitgehend frei. Aus Gründen der Rechtssicherheit sollte die Einladung jedoch so rechtzeitig erfolgen, dass jedes Wahlvorstandsmitglied von ihr Kenntnis nehmen und seine Teilnahme organisieren kann. In der Praxis hat es sich bewährt, zwischen Einladung und Sitzung etwa drei Tage liegen zu lassen. Bei besonderer Eilbedürftigkeit kann die Frist selbstverständlich kürzer sein.
Die Einladung sollte neben Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung auch die vorgesehenen Tagesordnungspunkte enthalten. Nur so können sich die Mitglieder des Wahlvorstands sachgerecht auf die Beratung vorbereiten und erforderliche Unterlagen mitbringen.
Ist ein ordentliches Mitglied verhindert, muss rechtzeitig das zuständige Ersatzmitglied geladen werden. Eine ordnungsgemäße Ladung sämtlicher teilnahmeberechtigten Mitglieder ist Voraussetzung für eine wirksame Beschlussfassung des Wahlvorstands.
Wird ein verhindertes ordentliches Mitglied nicht durch das zuständige Ersatzmitglied ersetzt oder wird ein Ersatzmitglied ohne Vertretungsfall geladen, können die gefassten Beschlüsse fehlerhaft sein.
Wer leitet die erste Sitzung?
Die erste Sitzung wird von der oder dem Vorsitzenden des Wahlvorstands geleitet. Wurde der Vorsitzende – wie regelmäßig – bereits bei der Bestellung des Wahlvorstands durch den Betriebsrat bestimmt (§ 63 Abs. 2 Satz 1 BetrVG), übernimmt er unmittelbar die Leitung der Sitzung.
Hat der Betriebsrat ausnahmsweise keinen Vorsitzenden bestimmt, muss der Wahlvorstand zu Beginn seiner ersten Sitzung zunächst aus seiner Mitte einen Vorsitzenden wählen. Erst anschließend können die weiteren Tagesordnungspunkte behandelt werden.
Welche Themen gehören auf die Tagesordnung?
Die erste Sitzung dient vor allem dazu, die organisatorischen Grundlagen für die bevorstehende JAV-Wahl zu schaffen. Zwar müssen noch nicht sämtliche Entscheidungen getroffen werden, die bis zum Erlass des Wahlausschreibens erforderlich sind. Der Wahlvorstand sollte jedoch bereits jetzt die wesentlichen organisatorischen und rechtlichen Fragen klären.
Hierzu gehören insbesondere:
- Wahl einer Schriftführerin oder eines Schriftführers,
- Festlegung eines Zeitplans für die Vorbereitung der Wahl,
- Prüfung, ob das förmliche oder das vereinfachte Wahlverfahren anzuwenden ist,
- Planung der erforderlichen Schulung der Wahlvorstandsmitglieder,
- Festlegung der Betriebsadresse und der Erreichbarkeit des Wahlvorstands,
- Festlegung von Sprechzeiten,
- Bestimmung der Orte für Aushänge und Bekanntmachungen,
- Entscheidung über eine ergänzende elektronische Bekanntmachung sowie
- Vorbereitung der Anforderung der für die Wählerliste erforderlichen Angaben beim Arbeitgeber.
Gerade der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit. Anders als bei vielen anderen Gremien kann der Wahlvorstand die Wählerliste regelmäßig nicht ohne Mitwirkung des Arbeitgebers erstellen. Er benötigt insbesondere Angaben über die jugendlichen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten, dual Studierenden, Praktikanten, Volontäre, Umschüler, jugendliche Leiharbeitnehmer sowie weitere Personengruppen, deren Wahlberechtigung oder Wählbarkeit zu prüfen ist. Deshalb sollte bereits auf der ersten Sitzung beschlossen werden, den Arbeitgeber unverzüglich zur Übermittlung der erforderlichen Daten aufzufordern.
Die erste Sitzung sollte nicht unnötig mit Detailfragen überfrachtet werden. Sinnvoll ist es, zunächst alle organisatorischen Grundlagen zu schaffen und die weiteren Aufgaben auf die folgenden Sitzungen zu verteilen. Dadurch bleibt ausreichend Zeit, die oftmals umfangreichen Vorarbeiten – insbesondere die Prüfung der Wahlberechtigung und die Erstellung der Wählerliste – sorgfältig vorzubereiten. Gleichzeitig sollte der Wahlvorstand einen verbindlichen Zeitplan beschließen, aus dem hervorgeht, welche Aufgaben bis zu welcher Sitzung erledigt werden sollen. So lässt sich vermeiden, dass wichtige Fristen übersehen oder einzelne Vorbereitungsmaßnahmen zu spät begonnen werden.
Bestellung einer Schriftführerin oder eines Schriftführers
Über jede Sitzung des Wahlvorstands ist eine Niederschrift anzufertigen. Dies ergibt sich aus § 1 Abs. 3 Satz 2 der Wahlordnung, der über § 63 Abs. 1 BetrVG auch für die Wahl der Jugend- und Auszubildendenvertretung gilt. Die Pflicht zur Protokollierung besteht unabhängig davon, ob auf der Sitzung zahlreiche oder nur wenige Beschlüsse gefasst werden.
Bereits auf seiner ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand deshalb aus seiner Mitte eine Schriftführerin oder einen Schriftführer bestimmen. Zweckmäßig ist es außerdem, zugleich eine Stellvertretung zu bestellen, damit auch bei einer Verhinderung des Schriftführers eine ordnungsgemäße Protokollführung sichergestellt ist.
Die Bestellung erfolgt durch Beschluss des Wahlvorstands und ist selbst wiederum in der Niederschrift über die Sitzung festzuhalten.
Warum ist die Niederschrift so wichtig?
Die Niederschrift dient nicht lediglich der Erinnerung an den Sitzungsverlauf. Sie dokumentiert vielmehr, welche Beschlüsse der Wahlvorstand tatsächlich gefasst hat und zu welchem Zeitpunkt dies geschehen ist. Gerade im Wahlanfechtungsverfahren kommt den Sitzungsprotokollen deshalb eine erhebliche Beweisfunktion zu.
Der Wahlvorstand muss jederzeit nachweisen können, dass seine Entscheidungen ordnungsgemäß zustande gekommen sind. Dies betrifft beispielsweise Beschlüsse über
- die Bestellung einer Schriftführerin oder eines Schriftführers,
- die Festlegung der Betriebsadresse,
- die Einrichtung von Sprechzeiten,
- die Orte der Bekanntmachungen,
- die Nutzung elektronischer Bekanntmachungen,
- die Anforderung der Beschäftigtendaten beim Arbeitgeber,
- den Erlass des Wahlausschreibens,
- die Behandlung von Einsprüchen gegen die Wählerliste,
- die Prüfung eingereichter Wahlvorschläge,
- die Zulassung oder Zurückweisung von Wahlvorschlägen sowie
- die Feststellung des Wahlergebnisses.
Fehlt ein entsprechender Beschluss oder lässt sich dessen Inhalt später nicht mehr feststellen, kann dies im Streitfall erhebliche Beweisschwierigkeiten verursachen.
Welchen Inhalt muss die Niederschrift haben?
Die Wahlordnung enthält nur wenige Vorgaben. Nach § 1 Abs. 3 Satz 2 WO muss die Niederschrift mindestens den Wortlaut der gefassten Beschlüsse enthalten.
In der Praxis sollte das Protokoll jedoch deutlich ausführlicher gestaltet werden. Empfehlenswert ist insbesondere die Aufnahme folgender Angaben:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung,
- Beginn und Ende der Sitzung,
- Namen der anwesenden und fehlenden Mitglieder,
- gegebenenfalls teilnehmende Ersatzmitglieder,
- Feststellung der Beschlussfähigkeit,
- die beschlossene Tagesordnung,
- den wesentlichen Inhalt der Beratungen, soweit dies zum Verständnis der Beschlüsse erforderlich ist,
- den vollständigen Wortlaut sämtlicher Beschlüsse,
- das jeweilige Abstimmungsergebnis sowie
- die Unterschriften der oder des Vorsitzenden und der Schriftführerin beziehungsweise des Schriftführers.
Je sorgfältiger die Niederschrift geführt wird, desto leichter lassen sich spätere Zweifel über den Ablauf des Wahlverfahrens ausräumen.
Aufbewahrung der Niederschriften
Die Niederschriften gehören zu den Wahlunterlagen und sind gemeinsam mit den übrigen Unterlagen der JAV-Wahl sorgfältig aufzubewahren. Hierzu gehören insbesondere die Einladungen zu den Sitzungen, Anwesenheitslisten, Wählerlisten, Wahlvorschläge, Briefwahlunterlagen, Stimmzettel sowie sämtliche Beschlüsse des Wahlvorstands.
Da die Wahlunterlagen im Falle einer Wahlanfechtung oder sonstigen gerichtlichen Auseinandersetzung von erheblicher Bedeutung sein können, empfiehlt es sich, sämtliche Protokolle chronologisch abzuheften und zusätzlich in elektronischer Form zu sichern.
Formulieren Sie Beschlüsse immer vollständig und eindeutig. Aus einem Sitzungsprotokoll sollte sich ohne Rückgriff auf weitere Unterlagen unmittelbar ergeben, was beschlossen wurde. Formulierungen wie „einstimmig beschlossen“ oder „wie besprochen“ reichen hierfür nicht aus. Der vollständige Beschlusstext sollte deshalb stets wörtlich in die Niederschrift aufgenommen werden. Dies erleichtert nicht nur die spätere Arbeit des Wahlvorstands, sondern verhindert auch Beweisprobleme im Falle einer Wahlanfechtung.
Planung der Schulung der Wahlvorstandsmitglieder
Bereits auf seiner ersten Sitzung sollte sich der Wahlvorstand mit der Frage befassen, ob und in welchem Umfang seine Mitglieder eine Schulung zur Durchführung der JAV-Wahl benötigen. Die ordnungsgemäße Durchführung einer Wahl setzt voraus, dass der Wahlvorstand über die hierfür erforderlichen rechtlichen Kenntnisse verfügt. Fehlen diese Kenntnisse, muss der Wahlvorstand die Teilnahme an einer entsprechenden Schulung beschließen.
Der Wahlvorstand muss über die erforderlichen Kenntnisse verfügen
Die Durchführung einer JAV-Wahl gehört regelmäßig nicht zum beruflichen Alltag der Mitglieder des Wahlvorstands. Hinzu kommt, dass sich das Wahlrecht in den vergangenen Jahren mehrfach geändert hat und zahlreiche Besonderheiten zu beachten sind.
Dies gilt insbesondere für
- die Ermittlung der Wahlberechtigten,
- die Feststellung der Wählbarkeit,
- die Einordnung der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten,
- die Behandlung von Praktikanten, dual Studierenden, Umschülern und Volontären,
- den Einsatz von Leiharbeitnehmern,
- die Erstellung und laufende Berichtigung der Wählerliste,
- die Einhaltung der gesetzlichen Fristen sowie
- die Durchführung des förmlichen oder vereinfachten Wahlverfahrens.
Bereits kleine Fehler können dazu führen, dass die JAV-Wahl angefochten werden kann. Deshalb sollte der Wahlvorstand frühzeitig prüfen, ob seine Mitglieder über die erforderlichen Kenntnisse verfügen oder ob eine Schulung erforderlich ist.
Wann sollte die Schulung stattfinden?
Die Schulung sollte möglichst früh nach der Bestellung des Wahlvorstands erfolgen. Der Wahlvorstand muss sich die erforderlichen Kenntnisse verschaffen, bevor die wesentlichen Entscheidungen des Wahlverfahrens getroffen werden.
In der Praxis empfiehlt es sich deshalb, bereits auf der ersten Sitzung einen Beschluss über die Teilnahme an einer geeigneten Wahlvorstandsschulung zu fassen und den Arbeitgeber anschließend unverzüglich über den Schulungsbeschluss zu informieren.
Der Wahlvorstand sollte nicht abwarten, bis das Wahlausschreiben unmittelbar bevorsteht. Zu diesem Zeitpunkt sind zahlreiche organisatorische Entscheidungen bereits getroffen worden. Die Schulung muss deshalb so rechtzeitig stattfinden, dass das erworbene Wissen noch in die Vorbereitung der Wahl einfließen kann.
Welche Mitglieder sollten teilnehmen?
Grundsätzlich sollten sämtliche Mitglieder des Wahlvorstands an der Schulung teilnehmen. Dies gilt nicht nur für die Vorsitzende oder den Vorsitzenden, sondern auch für die übrigen Mitglieder des Wahlvorstands.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch die Ersatzmitglieder einzubeziehen. Sie können jederzeit wegen der Verhinderung eines ordentlichen Mitglieds in den Wahlvorstand nachrücken und müssen dann ohne längere Einarbeitung in der Lage sein, ihre Aufgaben ordnungsgemäß wahrzunehmen.
Gerade bei längeren Wahlverfahren oder größeren Wahlvorständen kommt es nicht selten vor, dass Ersatzmitglieder mehrfach eingesetzt werden müssen.
Wer entscheidet über die Erforderlichkeit?
Ob eine Schulung erforderlich ist, entscheidet allein der Wahlvorstand. Maßgeblich ist, ob seine Mitglieder die für die ordnungsgemäße Durchführung der JAV-Wahl notwendigen Kenntnisse besitzen.
Dabei kommt es nicht darauf an, ob einzelne Mitglieder bereits Erfahrungen aus früheren Wahlen mitbringen. Entscheidend ist vielmehr, ob der Wahlvorstand insgesamt über das erforderliche Wissen verfügt, um die Wahl rechtssicher durchführen zu können.
Hat keines der Mitglieder bereits eine JAV-Wahl durchgeführt oder liegen die letzten Erfahrungen mehrere Jahre zurück, wird regelmäßig von einem Schulungsbedarf auszugehen sein.
Beschluss über die Schulung
Der Wahlvorstand sollte den Schulungsbedarf förmlich feststellen und durch Beschluss über
- den Schulungsanbieter,
- die Schulungsveranstaltung,
- die teilnehmenden Mitglieder,
- den Schulungszeitraum sowie
- die Information des Arbeitgebers
entscheiden.
Der Beschluss ist in die Niederschrift aufzunehmen.
Warten Sie mit der Schulung nicht bis kurz vor dem Erlass des Wahlausschreibens. Gerade die ersten Entscheidungen des Wahlvorstands – etwa über das anzuwendende Wahlverfahren, die Anforderung der Beschäftigtendaten beim Arbeitgeber oder die Vorbereitung der Wählerliste – setzen fundierte Kenntnisse des JAV-Wahlrechts voraus. Erfolgt die Schulung erst zu einem späteren Zeitpunkt, sind viele wichtige Weichen bereits gestellt. Deshalb sollte der Wahlvorstand die Teilnahme an einer Wahlvorstandsschulung möglichst bereits auf seiner ersten Sitzung beschließen.
Prüfung des anzuwendenden Wahlverfahrens
Zu den ersten Aufgaben des Wahlvorstands gehört die Feststellung, nach welchem Wahlverfahren die Wahl der Jugend- und Auszubildendenvertretung durchzuführen ist. Von dieser Entscheidung hängt der weitere Ablauf des Wahlverfahrens maßgeblich ab. Insbesondere unterscheiden sich das förmliche und das vereinfachte Wahlverfahren hinsichtlich des zeitlichen Ablaufs, der einzuhaltenden Fristen sowie der einzelnen Verfahrensschritte.
Der Wahlvorstand sollte deshalb bereits auf seiner ersten Sitzung prüfen, welches Wahlverfahren gesetzlich vorgeschrieben ist. Erst wenn diese Frage geklärt ist, kann ein verbindlicher Zeitplan für die weiteren Vorbereitungsmaßnahmen aufgestellt werden.
Welches Wahlverfahren ist anzuwenden?
Welches Wahlverfahren zur Anwendung kommt, richtet sich nach § 63 BetrVG.
- In Betrieben mit in der Regel fünf bis 100 wahlberechtigten jugendlichen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten findet die JAV-Wahl zwingend im vereinfachten Wahlverfahren statt.
- In Betrieben mit in der Regel 101 bis 200 Wahlberechtigten können der Wahlvorstand und der Arbeitgeber die Durchführung des vereinfachten Wahlverfahrens vereinbaren.
Ab mehr als 200 Wahlberechtigten ist die Wahl zwingend im förmlichen Wahlverfahren durchzuführen.
Die Zahl der Wahlberechtigten sollte der Wahlvorstand möglichst frühzeitig anhand der vom Arbeitgeber zur Verfügung zu stellenden Beschäftigtendaten überprüfen. Dabei genügt es nicht, lediglich die Zahl der derzeit Beschäftigten festzustellen. Maßgeblich ist vielmehr die Zahl der Beschäftigten, die in der Regel wahlberechtigt sind. Deshalb sind auch bereits feststehende personelle Veränderungen zu berücksichtigen, soweit sie den regelmäßigen Personalbestand beeinflussen.
Die Entscheidung darf nicht geschätzt werden
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass die Größe der Belegschaft lediglich überschlägig geschätzt wird. Hiervon ist dringend abzuraten.
Bereits eine fehlerhafte Einschätzung der Zahl der Wahlberechtigten kann dazu führen, dass der Wahlvorstand das falsche Wahlverfahren anwendet. Ein solcher Fehler kann die JAV-Wahl anfechtbar machen.
Der Wahlvorstand sollte deshalb zunächst die erforderlichen Informationen beim Arbeitgeber anfordern und die Wahlberechtigung aller in Betracht kommenden Personengruppen sorgfältig prüfen. Erst anschließend sollte er feststellen, welches Wahlverfahren anzuwenden ist.
Beschluss des Wahlvorstands
Hat der Wahlvorstand die erforderlichen Informationen ausgewertet, sollte er durch förmlichen Beschluss feststellen,
- wie viele Wahlberechtigte der Betrieb in der Regel beschäftigt,
- welches Wahlverfahren deshalb anzuwenden ist und
- auf welcher tatsächlichen Grundlage diese Entscheidung beruht.
Die Beschlussfassung ist in der Niederschrift festzuhalten.
Vereinbarung über das vereinfachte Wahlverfahren
Ergibt die Prüfung, dass der Betrieb in der Regel 101 bis 200 Wahlberechtigte beschäftigt, sollte der Wahlvorstand bereits auf seiner ersten Sitzung darüber beraten, ob dem Arbeitgeber der Abschluss einer Vereinbarung nach § 63 Abs. 5 i.V.m. § 14a Abs. 5 BetrVG vorgeschlagen werden soll.
Kommt eine solche Vereinbarung in Betracht, empfiehlt es sich, den Arbeitgeber möglichst frühzeitig anzusprechen. Die Vereinbarung muss vor dem Erlass des Wahlausschreibens zustande kommen, da der Wahlvorstand bereits bei dessen Erlass wissen muss, nach welchem Verfahren die Wahl durchgeführt wird.
Auswirkungen auf die weitere Planung
Erst wenn das anzuwendende Wahlverfahren feststeht, kann der Wahlvorstand die weiteren Termine verbindlich planen.
Hierzu gehören insbesondere
- der Zeitpunkt des Erlasses des Wahlausschreibens,
- die Fristen für Einsprüche gegen die Wählerliste,
- die Fristen zur Einreichung von Wahlvorschlägen,
- die weiteren Sitzungen des Wahlvorstands,
- die Vorbereitung der Stimmabgabe sowie
- die Festlegung des Wahltages oder der Wahltage.
Die Entscheidung über das anzuwendende Wahlverfahren sollte niemals allein auf Angaben des Arbeitgebers oder des Betriebsrats gestützt werden. Der Wahlvorstand trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der JAV-Wahl und muss deshalb selbst prüfen, wie viele Beschäftigte im Betrieb in der Regel wahlberechtigt sind. Hierzu sollte er sich nicht nur eine Namensliste vorlegen lassen, sondern auch Angaben über bereits abgeschlossene Ausbildungsverträge, bevorstehende Einstellungen, feststehende Austritte sowie sonstige Veränderungen des regelmäßigen Beschäftigtenbestands anfordern. Erst auf dieser Grundlage lässt sich rechtssicher beurteilen, ob das förmliche oder das vereinfachte Wahlverfahren anzuwenden ist.
Zeitplan bis zum Erlass des Wahlausschreibens
Bereits auf seiner ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand (soweit möglich) einen verbindlichen Zeitplan für die Vorbereitung der JAV-Wahl aufstellen. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass sämtliche gesetzlichen Fristen eingehalten und die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen rechtzeitig abgeschlossen werden.
Zwar gibt das Betriebsverfassungsgesetz den zeitlichen Ablauf des Wahlverfahrens weitgehend vor. Innerhalb dieses gesetzlichen Rahmens muss der Wahlvorstand jedoch selbst entscheiden, wann er welche Arbeiten erledigt. Ohne eine frühzeitige Planung besteht die Gefahr, dass einzelne Aufgaben übersehen oder erst unter erheblichem Zeitdruck erledigt werden.
Warum ein Zeitplan sinnvoll ist
Die Vorbereitung einer JAV-Wahl besteht aus einer Vielzahl aufeinander aufbauender Arbeitsschritte. Viele Entscheidungen können erst getroffen werden, wenn vorherige Maßnahmen abgeschlossen sind.
So kann beispielsweise das Wahlausschreiben erst erlassen werden, wenn
- das anzuwendende Wahlverfahren feststeht,
- die erforderlichen Angaben des Arbeitgebers vorliegen,
- die Wählerliste erstellt oder zumindest vorbereitet wurde,
- die erforderlichen organisatorischen Entscheidungen getroffen wurden und
- die gesetzlichen Fristen zuverlässig berechnet worden sind.
Verzögert sich einer dieser Arbeitsschritte, verschiebt sich regelmäßig auch der weitere Ablauf des Wahlverfahrens.
Ein verbindlicher Zeitplan hilft dem Wahlvorstand deshalb, den Überblick über das Wahlverfahren zu behalten und die einzelnen Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
Welche Termine sollten geplant werden?
Der Zeitplan sollte sich zunächst an den gesetzlichen Fristen orientieren. Anschließend legt der Wahlvorstand fest, bis wann die einzelnen Vorbereitungsmaßnahmen abgeschlossen sein müssen.
Hierzu gehören insbesondere
- die Anforderung der Beschäftigtendaten beim Arbeitgeber,
- die Prüfung des anzuwendenden Wahlverfahrens,
- die Erstellung der Wählerliste,
- die Beschlussfassung über die organisatorischen Rahmenbedingungen,
- der Erlass des Wahlausschreibens,
- die regelmäßigen Sitzungen des Wahlvorstands,
- die Prüfung von Einsprüchen gegen die Wählerliste,
- die Prüfung eingehender Wahlvorschläge,
- die Vorbereitung der Stimmabgabe,
- die Stimmenauszählung sowie
- die Feststellung und Bekanntgabe des Wahlergebnisses.
Gerade bei größeren Betrieben empfiehlt es sich, diese Termine bereits zu Beginn des Wahlverfahrens in einem gemeinsamen Terminplan festzuhalten.
Das Wahlausschreiben bestimmt den weiteren Ablauf
Besondere Bedeutung kommt dem Zeitpunkt des Erlasses des Wahlausschreibens zu. Mit seinem Erlass beginnt das eigentliche Wahlverfahren.
Gleichzeitig werden zahlreiche gesetzliche Fristen ausgelöst, insbesondere
- die Frist für Einsprüche gegen die Wählerliste,
- die Frist zur Einreichung von Wahlvorschlägen sowie
- die weiteren Fristen bis zum Wahltag.
Der Wahlvorstand sollte deshalb rückwärts planen. Ausgangspunkt ist der vorgesehene Wahltag. Von diesem Termin aus werden die gesetzlichen Fristen zurückgerechnet, um den spätesten Zeitpunkt für den Erlass des Wahlausschreibens und die vorher erforderlichen Arbeitsschritte zu bestimmen.
Ausreichende Zeit für unvorhergesehene Ereignisse einplanen
In nahezu jedem Wahlverfahren treten Fragen auf, die bei der ursprünglichen Planung noch nicht vorhersehbar waren.
Hierzu gehören beispielsweise
- unvollständige Angaben des Arbeitgebers,
- Zweifelsfragen zur Wahlberechtigung,
- notwendige Berichtigungen der Wählerliste,
- Rückfragen zu Wahlvorschlägen,
- Erkrankungen von Wahlvorstandsmitgliedern oder
- technische und organisatorische Probleme.
Der Wahlvorstand sollte deshalb seinen Zeitplan nicht zu knapp bemessen, sondern ausreichende zeitliche Reserven vorsehen. Dies gilt insbesondere für die Zeit vor dem Erlass des Wahlausschreibens. Je sorgfältiger die Vorarbeiten erledigt werden, desto geringer ist das Risiko späterer Fehler im Wahlverfahren.
Regelmäßige Überprüfung des Zeitplans
Der Zeitplan sollte nicht als starres Dokument verstanden werden. Der Wahlvorstand sollte vielmehr auf jeder Sitzung überprüfen, ob die vorgesehenen Termine eingehalten werden konnten oder ob Anpassungen erforderlich sind.
Dabei empfiehlt es sich, die bereits erledigten Aufgaben kurz festzuhalten und zugleich die bis zur nächsten Sitzung anstehenden Arbeiten zu verteilen. So behält der Wahlvorstand jederzeit den Überblick über den Stand der Wahlvorbereitung.
Erstellen Sie bereits auf der ersten Sitzung einen vollständigen Terminplan bis zum Wahltag. Legen Sie nicht nur die gesetzlichen Fristen fest, sondern bestimmen Sie auch für jede wesentliche Aufgabe einen verantwortlichen Ansprechpartner und einen konkreten Erledigungstermin. Ein solcher Arbeitsplan erleichtert die Zusammenarbeit im Wahlvorstand erheblich und verhindert, dass wichtige Vorbereitungsmaßnahmen im Laufe des Wahlverfahrens in Vergessenheit geraten.
Betriebsadresse, Wahlvorstandsbüro und Erreichbarkeit
Der Wahlvorstand muss bereits zu Beginn seiner Tätigkeit festlegen, unter welcher Betriebsadresse er erreichbar ist. Diese Entscheidung gehört zu den ersten organisatorischen Maßnahmen des Wahlvorstands und sollte deshalb bereits auf der ersten Sitzung durch Beschluss getroffen werden.
Die Betriebsadresse ist während des gesamten Wahlverfahrens die offizielle Kontaktanschrift des Wahlvorstands. Sie dient nicht nur den Beschäftigten als Anlaufstelle, sondern auch dem Arbeitgeber, den im Betrieb vertretenen Gewerkschaften sowie den Wahlbewerberinnen und Wahlbewerbern. Sämtliche Erklärungen, Einsprüche gegen die Wählerliste, Wahlvorschläge und sonstige Unterlagen müssen dem Wahlvorstand zuverlässig zugehen können.
Warum muss der Wahlvorstand eine Betriebsadresse festlegen?
Der Wahlvorstand muss während des gesamten Wahlverfahrens erreichbar sein.
Beschäftigte müssen wissen,
- wo sie den Wahlvorstand persönlich antreffen können,
- wo sie Wahlvorschläge einreichen können,
- wo Einsprüche gegen die Wählerliste abgegeben werden können,
- wohin Briefwahlunterlagen übersandt werden können und
- an welcher Stelle sonstige Erklärungen gegenüber dem Wahlvorstand abgegeben werden können.
Die Betriebsadresse bildet deshalb den zentralen organisatorischen Anlaufpunkt des gesamten Wahlverfahrens.
Welche Anforderungen gelten für die Betriebsadresse?
Die Betriebsadresse muss so gewählt werden, dass der Wahlvorstand seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen kann.
Sie sollte deshalb
- während der festgelegten Sprechzeiten zuverlässig besetzt sein,
- für die Beschäftigten leicht erreichbar sein,
- eine vertrauliche Entgegennahme von Unterlagen ermöglichen und
- die sichere Aufbewahrung der Wahlunterlagen gewährleisten.
Nicht entscheidend ist, ob der Wahlvorstand über ein eigenes Büro verfügt. Maßgeblich ist vielmehr, dass die Erreichbarkeit während des gesamten Wahlverfahrens sichergestellt ist.
Eigenes Wahlvorstandsbüro oder Mitbenutzung vorhandener Räume?
Ob dem Wahlvorstand ein eigenes Büro zur Verfügung gestellt werden muss, hängt von den Verhältnissen im jeweiligen Betrieb ab.
In kleineren Betrieben genügt häufig die Mitbenutzung des Betriebsratsbüros oder eines anderen geeigneten Raums. In größeren Betrieben kann es dagegen erforderlich sein, dem Wahlvorstand ein eigenes Büro zur Verfügung zu stellen.
Dies gilt insbesondere dann, wenn
- regelmäßig Beschäftigte persönlich vorsprechen,
- umfangreiche Wahlunterlagen sicher aufbewahrt werden müssen,
- mehrere Wahlvorstandsmitglieder gleichzeitig tätig sind oder
- die ungestörte Durchführung der Wahlvorstandsarbeit im Betriebsratsbüro nicht gewährleistet werden kann.
Der Arbeitgeber hat dem Wahlvorstand die für die Durchführung der Wahl erforderlichen Räume und Sachmittel zur Verfügung zu stellen. Hierzu kann – soweit erforderlich – auch ein geeigneter Büroraum gehören.
Sichere Aufbewahrung der Wahlunterlagen
Bereits auf der ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand festlegen, wo die Wahlunterlagen während des Wahlverfahrens aufbewahrt werden.
Hierzu gehören insbesondere
- die Wählerliste,
- Einsprüche gegen die Wählerliste,
- Wahlvorschläge,
- Briefwahlunterlagen,
- Sitzungsniederschriften,
- Schriftwechsel mit dem Arbeitgeber,
- eingehende Erklärungen sowie
- sämtliche Beschlüsse des Wahlvorstands.
Diese Unterlagen enthalten teilweise personenbezogene und besonders schützenswerte Daten. Sie müssen deshalb gegen den Zugriff unbefugter Personen geschützt werden.
Empfehlenswert ist die Aufbewahrung in einem verschließbaren Schrank oder einem abschließbaren Raum, zu dem ausschließlich die Mitglieder des Wahlvorstands Zugang haben.
Erreichbarkeit des Wahlvorstands
Neben der Betriebsadresse sollte der Wahlvorstand bereits auf seiner ersten Sitzung festlegen, auf welchen Wegen er erreichbar sein soll.
Hierzu gehören insbesondere
- die Betriebsadresse,
- eine Telefonnummer,
- eine E-Mail-Adresse,
- die regelmäßigen Sprechzeiten sowie
- gegebenenfalls weitere Kontaktmöglichkeiten innerhalb des Betriebs.
Diese Angaben werden später im Wahlausschreiben veröffentlicht. Der Wahlvorstand sollte deshalb bereits frühzeitig sicherstellen, dass sämtliche Kontaktmöglichkeiten tatsächlich genutzt werden können und während des gesamten Wahlverfahrens zuverlässig funktionieren.
Beschluss des Wahlvorstands
Die Festlegung der Betriebsadresse, des Wahlvorstandsbüros und der Erreichbarkeit sollte durch einen förmlichen Beschluss erfolgen.
Der Beschluss sollte insbesondere enthalten:
- die genaue Betriebsadresse,
- den Raum, in dem der Wahlvorstand tätig wird,
- die Anschrift für den Schriftverkehr,
- die Telefonnummer,
- die E-Mail-Adresse,
- den Aufbewahrungsort der Wahlunterlagen sowie
- die Person oder Personen, die für die Entgegennahme eingehender Post verantwortlich sind.
Der Beschluss ist in die Niederschrift aufzunehmen.
Geben Sie im Wahlausschreiben niemals nur die allgemeine Anschrift des Betriebs an. Die Beschäftigten müssen ohne weiteres erkennen können, wo sich der Wahlvorstand tatsächlich befindet und wie sie ihn erreichen können. Erforderlich sind deshalb möglichst genaue Angaben, etwa zum Gebäude, Stockwerk, Raum oder Büro. Je präziser die Erreichbarkeit beschrieben wird, desto geringer ist das Risiko, dass Beschäftigte Fristen versäumen, weil sie den Wahlvorstand nicht rechtzeitig finden konnten.
Festlegung der Sprechzeiten des Wahlvorstands
Neben der Betriebsadresse sollte der Wahlvorstand bereits auf seiner ersten Sitzung festlegen, zu welchen Zeiten er für die Beschäftigten erreichbar ist. Die Sprechzeiten dienen dazu, den Wahlberechtigten und den Wahlbewerberinnen und Wahlbewerbern einen verlässlichen Ansprechpartner für alle Fragen rund um die JAV-Wahl zur Verfügung zu stellen.
Während der Sprechzeiten können insbesondere
- Einsprüche gegen die Wählerliste entgegengenommen,
- Wahlvorschläge eingereicht,
- Anträge auf Briefwahl gestellt,
- Auskünfte zum Wahlverfahren erteilt und
- sonstige Erklärungen gegenüber dem Wahlvorstand abgegeben werden.
Die Festlegung der Sprechzeiten erfolgt durch Beschluss des Wahlvorstands und ist in der Niederschrift zu dokumentieren.
Warum sind Sprechzeiten wichtig?
Das Betriebsverfassungsgesetz und die Wahlordnung schreiben keine festen Sprechzeiten vor. Gleichwohl gehört es zu den organisatorischen Aufgaben des Wahlvorstands, seine Erreichbarkeit sicherzustellen.
Die Beschäftigten müssen wissen, wann sie den Wahlvorstand persönlich erreichen können. Gerade während der Fristen für Einsprüche gegen die Wählerliste oder für die Einreichung von Wahlvorschlägen ist es von erheblicher Bedeutung, dass der Wahlvorstand zuverlässig erreichbar ist.
Klare und regelmäßige Sprechzeiten schaffen Transparenz und vermeiden Streit darüber, ob Unterlagen rechtzeitig eingereicht werden konnten.
Die Sprechzeiten müssen sich an den betrieblichen Verhältnissen orientieren
Bei der Festlegung der Sprechzeiten hat der Wahlvorstand die konkreten Verhältnisse des Betriebs zu berücksichtigen.
Insbesondere ist darauf zu achten,
- dass Beschäftigte aller Arbeitsbereiche den Wahlvorstand erreichen können,
- dass Schichtarbeit, Teilzeitbeschäftigung und mobile Arbeit angemessen berücksichtigt werden,
- dass auch Beschäftigte in Außenstellen oder Filialen eine realistische Möglichkeit haben, mit dem Wahlvorstand Kontakt aufzunehmen, und
- dass die Sprechzeiten mit den übrigen Aufgaben des Wahlvorstands vereinbar sind.
Ein Wahlvorstand, der seine Sprechzeiten ausschließlich auf die Vormittagsstunden beschränkt, obwohl ein erheblicher Teil der Belegschaft ausschließlich in der Spät- oder Nachtschicht arbeitet, wird seiner Aufgabe regelmäßig nicht gerecht.
Lieber häufiger kurze als selten lange Sprechzeiten
In der Praxis hat es sich bewährt, mehrere kurze Sprechzeiten über die Woche zu verteilen, anstatt nur an einem Tag eine längere Sprechstunde anzubieten.
Dadurch können die Beschäftigten flexibler mit dem Wahlvorstand in Kontakt treten. Gleichzeitig lassen sich kurzfristig auftretende Fragen oder Fristsachen schneller bearbeiten.
Wie umfangreich die Sprechzeiten sein müssen, hängt von der Größe des Betriebs und dem zu erwartenden Arbeitsaufkommen ab. In kleineren Betrieben können wenige Termine ausreichend sein, während in größeren Betrieben häufig tägliche Erreichbarkeiten sinnvoll sind.
Besetzungsplan für die Sprechzeiten
Mit der Festlegung der Sprechzeiten sollte der Wahlvorstand zugleich bestimmen, welches Wahlvorstandsmitglied während der jeweiligen Zeiten anwesend ist.
Hierzu empfiehlt sich ein Besetzungsplan, aus dem hervorgeht,
- welches Mitglied den jeweiligen Termin übernimmt,
- wer im Verhinderungsfall einspringt und
- wer für die Entgegennahme eingehender Unterlagen verantwortlich ist.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Sprechzeiten tatsächlich stattfinden und nicht kurzfristig ausfallen.
Einrichtung eines Briefkastens
Je nach den betrieblichen Gegebenheiten kann es sinnvoll sein, zusätzlich einen Briefkasten des Wahlvorstands einzurichten.
Ein Briefkasten ermöglicht es den Beschäftigten, Wahlvorschläge, Einsprüche oder sonstige Erklärungen auch außerhalb der festgelegten Sprechzeiten abzugeben.
Entscheidet sich der Wahlvorstand für einen Briefkasten, sollte er durch Beschluss
- den genauen Standort,
- die Zuständigkeit für das regelmäßige Leeren sowie
- die Häufigkeit der Leerung
festlegen.
Dabei ist zu beachten, dass schriftliche Erklärungen dem Wahlvorstand grundsätzlich bereits mit dem Einwurf in den vom Wahlvorstand eingerichteten Briefkasten zugehen. Der Wahlvorstand muss deshalb sicherstellen, dass der Briefkasten regelmäßig kontrolliert wird und fristgebundene Unterlagen unverzüglich bearbeitet werden.
Bekanntgabe der Sprechzeiten
Die festgelegten Sprechzeiten sollten den Beschäftigten möglichst frühzeitig bekannt gegeben werden.
Spätestens mit dem Erlass des Wahlausschreibens müssen die Wahlberechtigten erkennen können,
- wo sich der Wahlvorstand befindet,
- wann er erreichbar ist und
- auf welchem Weg Unterlagen eingereicht werden können.
Ändern sich die Sprechzeiten während des Wahlverfahrens, sollte der Wahlvorstand dies unverzüglich in derselben Form bekannt machen wie seine sonstigen Bekanntmachungen.
Legen Sie die Sprechzeiten nicht nur unter organisatorischen Gesichtspunkten fest. Entscheidend ist, dass alle Wahlberechtigten eine realistische Möglichkeit haben, den Wahlvorstand persönlich zu erreichen. Berücksichtigen Sie deshalb insbesondere Schichtarbeit, Teilzeitbeschäftigung, Außendienst, Homeoffice sowie räumlich getrennte Betriebsteile. Je besser die Erreichbarkeit organisiert ist, desto geringer ist das Risiko, dass Beschäftigte Fristen versäumen oder sich später auf eine unzureichende Erreichbarkeit des Wahlvorstands berufen.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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