Die Arbeit im JAV-Wahlvorstand
Zeit, Schutz, Kosten und Beschlüsse
Die Arbeit im Wahlvorstand
Der Wahlvorstand leitet die JAV-Wahl und trägt die Verantwortung dafür, dass sie ordnungsgemäß vorbereitet und durchgeführt wird. Für seine Geschäftsführung gelten nach § 38 WO die Vorschriften der §§ 1 bis 5 WO entsprechend. Damit gelten für den Wahlvorstand der JAV-Wahl insbesondere die allgemeinen Vorschriften über Sitzungen, Beschlussfassung und Niederschriften. Dem Wahlvorstand muss außerdem mindestens eine Person angehören, die nach § 8 BetrVG zum Betriebsrat wählbar ist.
Die Tätigkeit im Wahlvorstand ist eine gesetzliche Aufgabe. Sie muss sorgfältig organisiert werden und kann nicht einfach neben der normalen Arbeit erledigt werden. Der Wahlvorstand benötigt deshalb ausreichend Zeit, geeignete Räume und Arbeitsmittel sowie klare Regeln für seine interne Zusammenarbeit.
Seminarempfehlungen zur Vorbereitung auf die JAV-Wahl
Organisation der Wahlvorstandsarbeit
Der Wahlvorstand arbeitet als Kollegialorgan
Die Leitung der Wahl obliegt dem Wahlvorstand als Gremium. Das bedeutet: Nicht der Vorsitzende allein, sondern der gesamte Wahlvorstand entscheidet über die wesentlichen Fragen des Wahlverfahrens.
Der Vorsitzende organisiert und leitet die Sitzungen und vertritt den Wahlvorstand nach außen. Er darf jedoch grundsätzlich keine eigenen Entscheidungen an die Stelle eines Beschlusses des Wahlvorstands setzen. Er ist insoweit Vertreter des Wahlvorstands bei der Abgabe von Erklärungen, bestimmt aber nicht allein den Willen des Gremiums.
Alle wesentlichen Entscheidungen zur Vorbereitung und Durchführung der JAV-Wahl müssen vom Wahlvorstand ordnungsgemäß beschlossen werden.
Dazu gehören insbesondere Entscheidungen über:
- den Erlass des Wahlausschreibens,
- die Wählerliste,
- Einsprüche gegen die Wählerliste,
- eingereichte Wahlvorschläge,
- Ort und Zeit der Stimmabgabe,
- die schriftliche Stimmabgabe,
- die Gestaltung der Stimmzettel,
- die Hinzuziehung von Wahlhelfern und
- die Feststellung des Wahlergebnisses.
Sitzungen des Wahlvorstands
Einladung zu den Sitzungen
Der Wahlvorstand fasst seine Beschlüsse grundsätzlich in Wahlvorstandssitzungen. Zu den Sitzungen lädt der Vorsitzende alle stimmberechtigten Mitglieder rechtzeitig ein.
Eine gesetzlich festgelegte Ladungsfrist gibt es nicht. Die Einladung muss aber so früh erfolgen, dass alle Mitglieder von der Sitzung erfahren und ihre Teilnahme einrichten können. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Wahlvorstand wegen laufender Fristen manchmal kurzfristig zusammentreten muss.
Sind alle Mitglieder des Wahlvorstands anwesend und mit der Durchführung einer Sitzung einverstanden, ist eine vorherige förmliche Einladung nicht erforderlich.
Eine detaillierte Tagesordnung ist für die Wirksamkeit der Beschlüsse nicht zwingend. Dennoch empfiehlt es sich, den Mitgliedern bereits mit der Einladung mitzuteilen, welche Themen behandelt werden sollen. So können sie sich sachgerecht auf die Beratung und Beschlussfassung vorbereiten.
Ladung von Ersatzmitgliedern
Ist ein Wahlvorstandsmitglied verhindert, muss der Vorsitzende ein vorhandenes Ersatzmitglied laden. Das verhinderte Mitglied sollte den Vorsitzenden deshalb so früh wie möglich über seine Verhinderung informieren.
Typische Verhinderungsgründe sind insbesondere:
- Krankheit,
- Urlaub,
- eine beruflich bedingte Abwesenheit oder
- eine rechtliche Verhinderung bei einer Entscheidung in eigener Sache.
Ein Mitglied kann beispielsweise rechtlich verhindert sein, wenn der Wahlvorstand über die Wirksamkeit eines Wahlvorschlags entscheiden muss, auf dem dieses Mitglied selbst kandidiert oder eine Unterstützungsunterschrift geleistet hat.
Ablauf der Sitzungen
Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden geleitet. Dieser sorgt dafür, dass die anstehenden Fragen beraten, erforderliche Beschlüsse gefasst und die Ergebnisse ordnungsgemäß protokolliert werden.
Grundsätzlich sind die Sitzungen des Wahlvorstands nicht öffentlich. Dadurch soll gewährleistet werden, dass die Mitglieder vertraulich beraten und ihre Entscheidungen unbeeinflusst treffen können.
Soweit es für die Vorbereitung oder Durchführung der Wahl erforderlich ist, kann der Wahlvorstand weitere Personen hinzuziehen. In Betracht kommen beispielsweise:
- Wahlhelfer,
- Auskunftspersonen,
- Sachverständige,
- Schreibkräfte oder
- Beauftragte einer im Betrieb vertretenen Gewerkschaft.
Über die Hinzuziehung weiterer Personen sollte der Wahlvorstand einen Beschluss fassen.
Bestimmte Vorgänge müssen dagegen öffentlich erfolgen. Dazu gehören insbesondere die Stimmauszählung und die Feststellung des Wahlergebnisses. Ort und Zeitpunkt müssen so bekannt gemacht werden, dass Wahlberechtigte die Möglichkeit haben, anwesend zu sein.
Beschlüsse des Wahlvorstands
Nach § 1 Abs. 3 WO werden die Beschlüsse des Wahlvorstands mit einfacher Stimmenmehrheit seiner stimmberechtigten Mitglieder gefasst.
Maßgeblich ist nicht lediglich die Mehrheit der anwesenden Mitglieder, sondern die Mehrheit der Stimmen aller stimmberechtigten Mitglieder des Wahlvorstands.
Besteht der Wahlvorstand aus drei Mitgliedern, sind für einen wirksamen Beschluss zwei Ja-Stimmen erforderlich. Das gilt auch dann, wenn nur zwei Mitglieder an der Sitzung teilnehmen.
Stimmenthaltungen wirken sich deshalb praktisch wie Nein-Stimmen aus. Ein Umlaufbeschluss, bei dem die Mitglieder beispielsweise nacheinander per E-Mail oder durch Unterschrift abstimmen, ist nicht zulässig.
Auch Entscheidungen, die auf den ersten Blick lediglich organisatorisch erscheinen, sollten durch einen Beschluss abgesichert werden. Das gilt beispielsweise für die Festlegung von Sprechzeiten, die Nutzung eines bestimmten Raums oder die Anforderung von Sachmitteln beim Arbeitgeber.
Digitale Sitzungen des Wahlvorstands
Der Wahlvorstand kann unter den Voraussetzungen des § 1 Abs. 4 WO beschließen, nicht öffentliche Sitzungen ganz oder teilweise mittels Video- oder Telefonkonferenz durchzuführen. Die Präsenzsitzung bleibt jedoch der gesetzliche Regelfall.
Der grundlegende Beschluss, künftig Video- oder Telefonkonferenzen zu ermöglichen, muss in einer Präsenzsitzung gefasst werden. Eine besondere Regelung in einer Geschäftsordnung ist dafür nicht erforderlich.
Bei einer digitalen Sitzung muss sichergestellt sein, dass:
- keine unbefugten Personen die Sitzung verfolgen können,
- die Vertraulichkeit der Beratung gewahrt bleibt,
- keine Aufzeichnung erfolgt und
- die digital teilnehmenden Mitglieder ihre Teilnahme gegenüber dem Vorsitzenden in Textform bestätigen.
Die Teilnahmebestätigungen sind der Sitzungsniederschrift beizufügen.
Nicht alle Aufgaben dürfen in einer Video- oder Telefonkonferenz erledigt werden. Ausgeschlossen sind insbesondere Sitzungen, in denen besonders sensible Wahlhandlungen vorgenommen werden.
Dazu gehören unter anderem:
- die Prüfung eingereichter Wahlvorschläge,
- die erneute Prüfung beanstandeter und korrigierter Wahlvorschläge,
- die Bearbeitung der Unterlagen zur schriftlichen Stimmabgabe,
- die Stimmauszählung und
- die Durchführung eines Losentscheids.
Beschließt der Wahlvorstand digitale Sitzungen, muss der Arbeitgeber die dafür erforderliche dienstliche Technik zur Verfügung stellen. Private Geräte sollten wegen der Vertraulichkeit und des Schutzes der Wahldaten grundsätzlich nicht verwendet werden.
Niederschrift und Wahlakte
Über jede Sitzung muss ein Protokoll angefertigt werden
Über jede Sitzung des Wahlvorstands ist nach § 1 Abs. 3 WO eine Niederschrift anzufertigen. Sie muss mindestens den Wortlaut der gefassten Beschlüsse enthalten.
Auf seiner ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand aus seiner Mitte einen Schriftführer und möglichst auch einen Stellvertreter bestimmen. Die Bestellung erfolgt durch Beschluss.
In der Niederschrift sollten festgehalten werden:
- Datum, Beginn und Ende der Sitzung,
- Ort beziehungsweise Form der Sitzung,
- die anwesenden Mitglieder,
- gegebenenfalls geladene Ersatzmitglieder,
- weitere anwesende Personen,
- die behandelten Themen,
- der genaue Wortlaut der Beschlüsse und
- die Abstimmungsergebnisse.
Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem weiteren stimmberechtigten Mitglied des Wahlvorstands zu unterzeichnen.
Beschlüsse sollten so konkret formuliert werden, dass später eindeutig nachvollzogen werden kann, was der Wahlvorstand entschieden hat. Allgemeine Formulierungen wie „Die notwendigen Materialien werden beschafft“ reichen häufig nicht aus. Besser ist es, die benötigten Gegenstände und ihren Zweck ausdrücklich zu benennen.
Der Wahlvorstand führt eine Wahlakte
Nach § 63 Abs. 2 Satz 2 BetrVG gelten für die JAV-Wahl die Vorschriften der Betriebsratswahl entsprechend, darunter § 16 Abs. 1 Satz 4 - 6 BetrVG, der ausdrücklich die Führung einer Wahlakte durch den Wahlvorstand vorschreibt.
Die Wahlakte umfasst alle wesentlichen Unterlagen und Vorgänge im Zusammenhang mit der Wahl, wie Wahlausschreiben, Wählerverzeichnis, Wahlvorschläge, Niederschriften und das Wahlergebnis.
Die Wahlunterlagen enthalten teilweise sensible personenbezogene Daten. Sie müssen daher sicher verwahrt und vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt werden. Elektronisch übermittelte Unterlagen sollten ebenfalls geordnet gespeichert und, soweit erforderlich, zur Wahlakte genommen werden.
Freistellung für die Arbeit im Wahlvorstand
Erforderliche Wahlvorstandsarbeit ist Arbeitszeit
Die Mitglieder des Wahlvorstands tragen die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der JAV-Wahl. Diese Tätigkeit kann nicht „nebenbei“ erledigt werden. Je nach Größe und Struktur des Betriebs, Zahl der Wahlberechtigten und gewähltem Wahlverfahren kann sie einen erheblichen Zeitaufwand verursachen.
Für die erforderliche Arbeit im Wahlvorstand müssen die Mitglieder grundsätzlich keine Freizeit einsetzen. Nach § 20 Abs. 3 Satz 2 BetrVG darf ihr Arbeitsentgelt wegen der Tätigkeit im Wahlvorstand nicht gemindert werden.
Für die Arbeitsbefreiung, die Entgeltfortzahlung sowie einen möglichen Freizeitausgleich gelten die für Betriebsratsmitglieder entwickelten Grundsätze entsprechend.
Der Arbeitgeber muss die Mitglieder deshalb für die Zeit von ihrer beruflichen Tätigkeit befreien, die sie zur ordnungsgemäßen Erledigung ihrer Wahlvorstandsaufgaben benötigen.
Wie viel Arbeitsbefreiung steht den Mitgliedern zu?
Für den zeitlichen Umfang der Wahlvorstandsarbeit gibt es keinen allgemeingültigen Richtwert. Auch ein vom Arbeitgeber einseitig festgelegtes Stundenkontingent ist unzulässig.
Entscheidend ist vielmehr, ob das Wahlvorstandsmitglied bei gewissenhafter Überlegung und vernünftiger Würdigung der betrieblichen Verhältnisse davon ausgehen durfte, dass die Tätigkeit zur ordnungsgemäßen Durchführung der Wahl erforderlich war.
Zu berücksichtigen sind insbesondere:
- die Zahl der Wahlberechtigten,
- die Größe und räumliche Struktur des Betriebs,
- die Zahl der Betriebsstätten oder Ausbildungsorte,
- das anzuwendende Wahlverfahren,
- die Zahl der eingereichten Wahlvorschläge,
- der Umfang der schriftlichen Stimmabgabe und
- besondere rechtliche oder organisatorische Schwierigkeiten.
Der Arbeitgeber entscheidet nicht darüber, ob eine einzelne Wahlvorstandsaufgabe durchgeführt werden darf. Der Wahlvorstand muss allerdings selbst prüfen, ob die Tätigkeit erforderlich ist, und bei seiner Planung den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachten.
Ab- und Rückmeldung beim Vorgesetzten
Keine Genehmigung des Arbeitgebers erforderlich
Muss ein Wahlvorstandsmitglied seinen Arbeitsplatz verlassen, um eine erforderliche Aufgabe des Wahlvorstands wahrzunehmen, hat es sich grundsätzlich bei seinem Vorgesetzten abzumelden. Nach Beendigung der Wahlvorstandstätigkeit muss es sich zurückmelden, sofern es seine berufliche Tätigkeit anschließend wieder aufnimmt.
Die Abmeldung dient allein dazu, dem Arbeitgeber die Organisation der Arbeitsabläufe zu ermöglichen. Sie ist keine Bitte um Erlaubnis.
Ein Wahlvorstandsmitglied benötigt keine Genehmigung des Arbeitgebers oder seines Vorgesetzten, um erforderliche Wahlvorstandsaufgaben wahrzunehmen.
Bei der Abmeldung muss das Mitglied grundsätzlich nur angeben:
- dass es Wahlvorstandsaufgaben wahrnimmt,
- wo es sich voraussichtlich aufhält und
- wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauert.
Eine detaillierte Auskunft über den Inhalt der Beratung oder die konkret behandelten Wahlangelegenheiten kann der Arbeitgeber nicht verlangen.
Die Ab- und Rückmeldung kann grundsätzlich mündlich, schriftlich oder per E-Mail erfolgen. Der Arbeitgeber kann nicht ohne sachlichen Grund verlangen, dass sich das Mitglied stets persönlich bei ihm meldet.
Der Wahlvorstand sollte den Arbeitgeber möglichst früh über regelmäßig stattfindende Sitzungen, Sprechzeiten und andere planbare Tätigkeiten informieren. Sind die regelmäßigen Abwesenheitszeiten bekannt und organisatorisch berücksichtigt, kann eine erneute Ab- und Rückmeldung im Einzelfall entbehrlich sein.
Kosten und Ausstattung des Wahlvorstands
Der Arbeitgeber trägt die erforderlichen Kosten
Nach § 20 Abs. 3 Satz 1 BetrVG trägt der Arbeitgeber die erforderlichen Kosten der JAV-Wahl. Dazu gehören sowohl die Kosten der eigentlichen Wahl als auch die Aufwendungen für die laufende Geschäftsführung des Wahlvorstands.
Der Wahlvorstand muss nicht selbst für Räume, Büromaterial oder technische Ausstattung aufkommen. Der Arbeitgeber muss die erforderlichen Mittel entweder bereitstellen oder die entstehenden Kosten übernehmen.
Zu den typischen Kosten gehören insbesondere:
- geeignete Räume für Sitzungen und Wahlhandlungen,
- ein verschließbarer Schrank,
- Papier, Ordner und Schreibmaterial,
- Druck- und Kopiermöglichkeiten,
- Telefon- und E-Mail-Zugang,
- erforderliche Gesetzestexte und Fachliteratur,
- Wahlurne und Wahlkabine beziehungsweise Sichtschutz,
- Stimmzettel und Umschläge,
- Porto für die schriftliche Stimmabgabe sowie
- erforderliche technische Geräte.
Welche Ausstattung erforderlich ist, hängt von den konkreten Verhältnissen des Betriebs ab. In einem kleineren Betrieb kann die Mitbenutzung eines vorhandenen Büros ausreichen. Der Wahlvorstand muss seine Aufgaben dort jedoch ungestört erledigen und vertrauliche Unterlagen sicher aufbewahren können.
Beschluss über die benötigten Sachmittel
Der Wahlvorstand sollte durch Beschluss festlegen, welche Räume und Sachmittel er benötigt. Der Beschluss ist dem Arbeitgeber mitzuteilen.
Dabei sollte möglichst konkret angegeben werden:
- welcher Gegenstand oder welche Leistung benötigt wird,
- wofür die Ausstattung verwendet werden soll und
- weshalb sie für die Durchführung der JAV-Wahl erforderlich ist.
Je genauer der Wahlvorstand seinen Bedarf beschreibt, desto leichter lässt sich gegenüber dem Arbeitgeber nachvollziehbar begründen, weshalb die jeweilige Ausstattung erforderlich ist.
Schutz der Mitglieder des Wahlvorstands
Schutz vor Benachteiligung und Behinderung
Niemand darf die JAV-Wahl behindern. Ebenso darf kein Mitglied des Wahlvorstands wegen seiner Tätigkeit benachteiligt oder begünstigt werden.
Der Arbeitgeber darf insbesondere keinen Druck auf Mitglieder ausüben, damit sie Wahlvorstandsaufgaben zurückstellen, auf erforderliche Sitzungen verzichten oder bestimmte Entscheidungen treffen.
Der Schutz erfasst nicht nur offene Behinderungen. Auch organisatorische Maßnahmen können unzulässig sein, wenn sie die Arbeit des Wahlvorstands erheblich erschweren oder unmöglich machen.
Besonderer Kündigungsschutz
Die Mitglieder des Wahlvorstands genießen ab ihrer Bestellung den besonderen Kündigungsschutz nach § 15 Abs. 3 KSchG in Verbindung mit § 103 BetrVG.
Bis zur Bekanntgabe des Wahlergebnisses ist eine ordentliche Kündigung grundsätzlich ausgeschlossen. Eine außerordentliche Kündigung kommt nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes in Betracht. Zusätzlich ist grundsätzlich die vorherige Zustimmung des Betriebsrats erforderlich. Verweigert der Betriebsrat seine Zustimmung, muss der Arbeitgeber deren Ersetzung beim Arbeitsgericht beantragen.
Nach Bekanntgabe des Wahlergebnisses besteht für die Mitglieder des Wahlvorstands grundsätzlich ein nachwirkender Kündigungsschutz von sechs Monaten. Während dieses Zeitraums ist eine ordentliche Kündigung weiterhin grundsätzlich ausgeschlossen. Die besondere Zustimmung des Betriebsrats nach § 103 BetrVG ist im Nachwirkungszeitraum jedoch nicht mehr erforderlich.
Ersatzmitglieder genießen den vollen besonderen Kündigungsschutz grundsätzlich dann, wenn sie wegen der Verhinderung eines ordentlichen Mitglieds tatsächlich in den Wahlvorstand nachrücken. Nehmen sie während dieser Zeit Wahlvorstandsaufgaben wahr, kann sich daran ein nachwirkender Kündigungsschutz anschließen.
Der besondere Kündigungsschutz ist kein Freibrief für Pflichtverletzungen. Wahlvorstandsmitglieder müssen insbesondere mit personenbezogenen Daten und vertraulichen Wahlunterlagen sorgfältig umgehen.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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