Digital geht vor: Arbeitnehmerin hat keinen Anspruch auf Gehaltsabrechnung in Papierform

aas Blog – Urteil der Woche – Digital geht vor: Arbeitnehmerin hat keinen Anspruch auf Gehaltsabrechnung in Papierform

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Verpflichtung kann er grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. Der Zugang und das Ausdrucken im Betrieb müssen aber möglich sein. 

Streit um digitale Gehaltsabrechnungen: Arbeitnehmerin fordert Papierform

Die Arbeitnehmerin ist in einem Einzelhandelsbetrieb als Verkäuferin beschäftigt. Die Arbeitgeberin gehört einem Konzernverbund an. Hier regelt eine Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs, dass alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden und von den Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufbar sind. Falls für die Mitarbeitenden keine Möglichkeit besteht, über ein privates Endgerät auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zuzugreifen, muss die Arbeitgeberin es ermöglichen, dass die Dokumente im Betrieb eingesehen und ausgedruckt werden können.  

Auf Grundlage der Konzernbetriebsvereinbarung stellte die Arbeitgeberin dementsprechend Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung. Dem widersprach die Verkäuferin und verlangte, ihr weiterhin Abrechnungen in Papierform zu übersenden. 

BAG entscheidet: Kein Anspruch auf Papier-Gehaltsabrechnung bei digitalem Zugang

Vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte die Arbeitnehmerin Erfolg, nicht jedoch vor dem Bundesarbeitsgericht. Die Erfurter Richter gaben der Arbeitgeberin Recht. Denn: Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine sog. Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Nach § 108 Abs. 1 S. 1 Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgebende verpflichtet, eine "Abrechnung in Textform zu erteilen". Das Gesetz werde jedoch auch erfüllt, wenn eine digitale Abrechnung elektronisch in einem Postfach abgerufen werden kann, so das Urteil.  Arbeitnehmende ohne entsprechende Technik sei dann durch den Arbeitgeber der Zugang zu den Daten und das Ausdrucken von Abrechnungen im Betrieb zu ermöglichen. 

Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24 – 

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30. Januar 2025

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