Betriebsrat im Wechsel – wohin mit den alten Unterlagen?

Wenn ein neuer Betriebsrat gewählt wird, startet für die (neuen) Mitglieder eine spannende und verantwortungsvolle Zeit. Vier Jahre lang werden Beschlüsse gefasst, Gespräche geführt und wichtige Entscheidungen dokumentiert. Doch irgendwann endet jede Amtszeit – und dann steht die Frage im Raum: Was passiert eigentlich mit den ganzen Betriebsratsunterlagen?

Wie lange läuft eine Amtsperiode wirklich?

Grundsätzlich gilt: Die Amtszeit des Betriebsrats dauert vier Jahre. Die Amtszeit endet also grundsätzlich genau vier Jahre nach ihrem Beginn. Klingt zwar recht einfach, ganz so simpel ist es dann aber doch nicht.

Ausnahmsweise kann die Amtszeit des Betriebsrats nämlich auch schon früher enden. Dies ist dann der Fall,

• wenn die Betriebsratswahl rechtskräftig für unwirksam erklärt worden ist,
• wenn der Betriebsrat wegen grober Pflichtverletzung aufgelöst worden ist,
• wenn der Betriebsrat zurückgetreten ist,
• wenn die Arbeitnehmerzahl des Betriebs stark gestiegen oder gesunken ist oder
• wenn es nicht mehr genug Betriebsratsmitglieder gibt.

Für die Beantwortung der Frage, was mit den Unterlagen des alten Betriebsrats nach Ende der Amtszeit passiert, ist es allerdings unerheblich aus welchem Grund die Amtszeit letztendlich endet.

Übergabe an den nächsten Betriebsrat

Am unkompliziertesten ist es, wenn gleich im Anschluss ein neuer Betriebsrat die Arbeit aufnimmt. In diesem Fall gilt: Die Unterlagen müssen übergeben werden. Schließlich muss das neue Gremium wissen, was bereits entschieden wurde und welche Themen noch offen sind.

Natürlich heißt das nicht, dass jede E-Mail von vor drei Jahren weitergereicht werden muss. Alles, was abgeschlossen und ohne Relevanz ist, darf aussortiert werden. Aber: Protokolle, Vereinbarungen und laufende Vorgänge gehören klar in die Hände des Nachfolgers.

Wenn es keinen Nachfolger gibt

Manchmal kommt es vor, dass nach einer Amtszeit kein neuer Betriebsrat zustande kommt. Vielleicht, weil niemand kandidiert hat oder die Wahl gescheitert ist. Und jetzt? Was passiert in dem Fall mit den ganzen Unterlagen? In diesem Fall übernimmt der Arbeitgeber die Rolle des „Verwalters“. Er muss die Unterlagen sicher lagern. Wichtig ist allerdings, dass er die Unterlagen wirklich nur lagern darf. Er darf keine Einsicht nehmen. Erst wenn wieder ein Betriebsrat gewählt ist, dürfen die Akten ausgehändigt werden.

aas-Tipp: Am besten werden die Dokumente versiegelt übergeben, damit niemand in Versuchung gerät.

Wer ist eigentlich Eigentümer der Unterlagen?

Darüber hinaus kann sich die Frage stellen, wer eigentlich Eigentümer der Unterlagen ist. Die Akten gehören nicht den einzelnen Betriebsratsmitgliedern und auch nicht dem Arbeitgeber. Alle Unterlagen stehen im Eigentum des Betriebsrats als Institution.

Was bedeutet das jetzt für die alltägliche Betriebsratsarbeit in der Praxis? Aus der Eigentümerstellung folgt: Keine Mitnahme der Unterlagen ins Homeoffice, keine private Aufbewahrung und erst recht kein Zugriff auf die Unterlagen durch die Geschäftsführung.

Reicht es nicht, wenn ich mich erst kurz vor der Wahl mit den Unterlagen beschäftige?

Klare Antwort: Nein. Viele Betriebsräte warten mit der Übergabe der Unterlagen bis kurz vor der Wahl – und genau das sorgt oft für Stress und Chaos. Wer frühzeitig anfängt zu sortieren, stellt sicher, dass wichtige Protokolle, Vereinbarungen und laufende Themen nicht verloren gehen. Außerdem ist der neue Betriebsrat dann auch direkt handlungsfähig und muss nicht erst riesige Aktenberge durchforsten. Damit wird der Einstieg in die neue Amtszeit erheblich erleichtert.

Fazit

Wer als Betriebsrat rechtzeitig klärt, welche Unterlagen aufgehoben werden müssen und wie eine ordnungsgemäße Übergabe aussieht, sorgt für einen reibungslosen Übergang zwischen „altem“ und „neuen“ Betriebsrat.