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Kosten und Sachaufwand des Betriebsrats

Kommentar zu § 40 BetrVG - Absatz 1 + 2

Kosten des Betriebsrats 

Der Arbeitgeber trägt die Kosten, die durch die Betriebsratsarbeit entstehen. Auf den Punkt gebracht: alle Kosten! Gemeint sind sowohl die Kosten, die durch die Ausübung der Rechte des Betriebsrats unmittelbar entstehen, als auch eventuelle persönliche Kosten der Betriebsratsmitglieder, die durch die Amtsausübung zusätzlich anfallen. Dabei darf der Betriebsrat keine unverhältnismäßigen Kosten verursachen, sondern hat stets vor kostenauslösenden Maßnahmen zu prüfen, ob die Maßnahme auch tatsächlich für die konkrete Betriebsratsarbeit erforderlich ist.

Dem Betriebsrat sind sowohl Büroräume, Bürokommunikationsmittel (Telefon, Internet usw.) zur Verfügung zu stellen als auch sonstige erforderlichen Sachmittel, wie z. B. Literatur. Der Betriebsrat hat auch Anspruch auf Büropersonal, wenn dies erforderlich ist.

Über die Frage, was erforderlich ist, entscheidet der Betriebsrat in einer Betriebsratssitzung mit einem Beschluss. Der Betriebsrat muss vor allen kostenauslösenden Maßnahmen einen wirksamen Beschluss fassen.

Die Kosten, die der Arbeitgeber zu tragen hat

Der Arbeitgeber trägt die Kosten, die durch die Betriebsratsarbeit entstehen. Gemeint sind tatsächlich alle erforderlichen Kosten – also sowohl die Kosten, die durch die Ausübung des Amtes entstehen als auch Sachkosten für das Büro, technische Ausstattung (Kommunikationsmittel) und Personal. Auch Kosten, die einzelnen Betriebsratsmitgliedern nur wegen der Betriebsratsarbeit entstehen, hat der Arbeitgeber zu tragen.

Der Arbeitgeber ist zur Kostenübernahme verpflichtet. Der Betriebsrat muss zwar nicht erst formell Anträge stellen oder gar ein Jahresbudget einhalten – eine vorherige Absprache mit dem Arbeitgeber ist jedoch sinnvoll, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Maßgeblich ist allein die Frage der Erforderlichkeit, die der Betriebsrat stets selbst feststellt und in einer Betriebsratssitzung beschließt.

Dabei sollte klar sein: erforderlich heißt nicht „nice to have“. Etwas ist erforderlich, wenn man mit zwei bis drei plausiblen Sätzen darstellen kann, wozu es benötigt wird. Den Beweis muss der Betriebsrat nicht antreten.

Gibt es darüber Meinungsverschiedenheiten, kann die Frage der Erforderlichkeit vor dem Arbeitsgericht geklärt werden. Weigert sich der Arbeitgeber, Kosten zu übernehmen, kann der Betriebsrat in einem Beschlussverfahren seine berechtigten Ansprüche durchsetzen.

Die laufenden Kosten der Betriebsratsarbeit

Hierzu zählen u. a.:

  • Kosten für Sitzungs- und Versammlungsräume,
  • laufende Materialkosten für Infoblätter, Intranetseiten oder ähnliches,
  • Kopierkosten,
  • Telefonkosten,
  • Kosten für arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen (inklusive Rechtsanwaltskosten),
  • Schulungskosten nach §§ 37 Abs. 6 BetrVG i. V. m. § 40 BetrVG,
  • Reisekosten.

Auch können Kosten für einzelne Betriebsratsmitglieder anfallen, z. B.:

  • Kosten für zusätzliche Fahrten, die nur wegen der Betriebsratsarbeit anfallen,
  • Kosten für Kinderbetreuung, wenn Betriebsratsarbeit außerhalb der persönlichen Arbeitszeit erforderlich wird und keine Kinderbetreuung verfügbar ist,
  • Kosten für das Nachholen einer beruflichen Entwicklung nach einer Freistellung gemäß § 38 BetrVG.
  • Auch Fachbücher und Fachzeitschriften gehören zu den zu zahlenden Kosten. Dazu gehören z. B.:
    • Gesetzessammlungen mit Arbeitsgesetzen (für alle Betriebsratsmitglieder),
    • Kommentare zum Betriebsverfassungsgesetz (z. B. den „Fitting“ oder „Däubler“),
    • Fachbücher zu Themen, die sich aus der Betriebsratsarbeit ergeben,
    • das Abonnement für Fachzeitschriften (wie z. B. „Arbeitsrecht im Betrieb“, AiB).

Zu beachten ist, dass Gesetzessammlungen und Kommentare zum Betriebsverfassungsgesetz nach einigen Jahren veraltet sind und daher immer wieder neu zu beschaffen sind. Das liegt daran, dass sich Gesetze ändern oder neu hinzukommen. Bei den Kommentaren wird natürlich bei Neuauflagen die neuste Rechtsprechung berücksichtigt, so dass auch hier immer wieder Änderungen auftreten.

Büro, Bürokommunikation und Personal 

Um die Betriebsratsarbeit bewältigen können, braucht der Betriebsrat auch Büroräume und -ausstattung. Natürlich ist der Umfang dieses Bedarfs stark abhängig von der Größe des Betriebsrats.

Die Minimalausstattung eines ganz kleinen Betriebsrats ist ein sicher verschließbarer Schrank, in dem der Betriebsrat seine Unterlagen aufbewahren kann. Auch bei größeren Betriebsräten müssen die einzelnen Betriebsratsmitglieder die Möglichkeit haben, in der Nähe ihres Arbeitsplatzes Unterlagen sicher zu verwahren.

Außerdem muss bei kleinen Gremien die Möglichkeit bestehen, sich bei Bedarf in einen Raum zurückziehen zu können, in dem ungestört Betriebsratsarbeit geleistet werden kann, z. B. um ein Gespräch zu führen, Korrespondenz zu erledigen, zu telefonieren.                                                                              

Ab einer Betriebsratsgröße von fünf Mitgliedern und mehr kann man davon ausgehen, dass ein eigenes Büro erforderlich ist.

Dabei sollte klar sein, dass das Büro auch tatsächlich ein Büro ist und nicht etwa nur eine Abstellkammer oder ein Container auf der Rückseite des Betriebsgeländes. Die Mindestrichtlinien für Büroräume müssen erfüllt sein (Größe, Beleuchtung, Fenster). Die Lage des Büros sollte so sein, dass es für die Arbeitnehmer leicht zu erreichen ist und der Zugang ohne Beobachtung durch den Arbeitgeber erfolgen kann.

Gibt es mehrere freigestellte Betriebsratsmitglieder und eventuell zusätzliches Büropersonal, sind u. U. mehrere Räume erforderlich.

Die Büroausstattung

Bei der Büroausstattung kann man sich am „betriebsüblichen Standard“ orientieren. Was die Möblierung angeht, ist das Betriebsratsbüro nicht als Altlager ausgedienter Stühle und Tische zu verstehen; vielmehr sollten die Möbel denen entsprechen, die üblicherweise im Betrieb anzutreffen sind.

Das Büro sollte verschließbar sein und jedes Betriebsratsmitglied einen Schlüssel besitzen.

Die Bürokommunikation

Auch der Betriebsrat schreibt nicht nur mit Papier und Bleistift. Ein PC oder Laptop mit der notwendigen Software sowie ein Drucker sind heute Standard.

Ebenso hat der Betriebsrat Anspruch auf einen eigenen Telefonanschluss, bei dem der Arbeitgeber nicht die Rufnummern nachverfolgen kann. Je nach Eigenart und Struktur des Betriebs dürften heute auch Mobiltelefone bzw. Smartphones als erforderlich anzusehen sein, jedenfalls dann, wenn zum Beispiel der Betriebsrat mehrere, weit auseinander liegende Filialen aufsuchen muss.

Der Internetanschluss für den Betriebsrat war längere Zeit umstritten. Inzwischen ist aber die Nutzung des Internets schon fast der Normalfall und sei es nur, um Kontakt zum Rechtsanwalt herzustellen oder um Informationen zu Sachfragen zu erhalten (z. B. Verordnungen oder Unfallverhütungsvorschriften). Daher kann auch ein Internetanschluss erforderlich sein.

Büropersonal

Je mehr Arbeitnehmer im Betrieb beschäftigt werden und je größer der Betriebsrat dadurch ist, desto intensiver und umfangreicher wird allein der administrative Aufwand im Betriebsratsbüro. Dann wird immer mehr Zeit benötigt, um Briefe zu schreiben, Termine zu vereinbaren, Sitzungsunterlagen zusammenstellen, Kopien anzufertigen, Büroorganisation durchzuführen und für die Ablage.

Damit die Betriebsräte ihren Betriebsratsaufgaben möglichst unbelastet von Verwaltungsabläufen nachkommen können, hat der Betriebsrat auch Anspruch auf Büropersonal – natürlich ebenfalls abhängig von der Größe des Betriebsrats.

So wird in einem kleinen Gremium eine Bürokraft erforderlich sein, die den Betriebsrat nur zeitweilig – etwa an einem Tag in der Woche – bei den Büroarbeiten unterstützt. Je größer der Betriebsrat, desto eher kann der Anspruch auf eine Bürokraft zu begründet sein. Ab einem Betriebsrat mit neun oder elf Mitgliedern kann eine Vollzeitassistenz erforderlich sein.

Auch hier gilt: Der Betriebsrat stellt die Erforderlichkeit per Beschluss fest und fordert den Arbeitgeber auf, Büropersonal zu Verfügung zu stellen.

Der Arbeitgeber wird entweder versuchen, die Stelle innerbetrieblich zu besetzen (siehe innerbetriebliche Stellenausschreibungen, § 93 BetrVG) oder jemanden einzustellen (Teilzeit oder Vollzeit). Es gehört zur vertrauensvollen Zusammenarbeit (siehe § 2 BetrVG), dass sich Arbeitgeber und Betriebsrat vorab darauf verständigen, wer im Betriebsratsbüro eingesetzt wird.

Fragen zu diesem Kommentar

§ 40 Kosten und Sachaufwand des Betriebsrats

  • Absatz (1)

    Die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten trägt der Arbeitgeber.

  • Absatz (2)

    Für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung hat der Arbeitgeber in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen.

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