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Sitzungsniederschrift

Kommentar zu § 34 BetrVG - Absatz 1 + 2 + 3

Die Sitzungsniederschrift (das Protokoll)

Über alle Verhandlungen des Betriebsrats ist eine Niederschrift anzufertigen. Allgemein üblich ist der Begriff „Protokoll“. Gemeint sind nicht nur die turnusmäßigen Sitzungen, sondern auch alle weiteren Sitzungen des Betriebsrats also z. B. auch der Ausschüsse.

 An die Niederschrift werden Mindestanforderungen gestellt. So müssen mindestens enthalten sein:

  • der genaue Wortlaut der Beschlüsse und
  • das genaue Abstimmungsergebnis.

Zur Sitzungsniederschrift gehört eine Anwesenheitsliste aller Sitzungsteilnehmer. In diese Liste müssen sich alle Sitzungsteilnehmer zu Beginn der Sitzung durch eigenhändige Unterschrift eintragen. Eine Stellvertretung ist unzulässig. Bei nur vorübergehender Teilnahme muss der Zeitraum der Teilnahme eingetragen werden.

Nehmen Betriebsratsmitglieder mittels Video- oder Telefonkonferenz teil, müssen sie die Teilnahme gegenüber dem Vorsitzenden in Textform (Email) bestätigen. Diese Bestätigung muss dann der Niederschrift beigefügt werden, § 34 Abs. 1 S. 4 und 5.

Die Niederschrift muss vom Betriebsratsvorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied – in der Regel dem Schriftführer – unterschrieben werden.

Wenn der Arbeitgeber oder ein Gewerkschaftsvertreter an der Sitzung teilgenommen hat (siehe § 29 Abs. 4 BetrVG und § 31 BetrVG), erhalten sie von dem Teil der Sitzung, an dem sie teilgenommen haben, einen Auszug aus der Niederschrift in Kopie.

Einwände, dass z. B. in der Niederschrift nicht alles richtig wiedergegeben ist oder etwas fehlt, müssen die Sitzungsteilnehmer so schnell wie möglich schriftlich einreichen. Das Schriftstück wird dem Protokoll dann beigefügt. Eine inhaltliche Korrektur des Protokolls durch Streichungen oder Ergänzungen ist nach der Unterzeichnung unzulässig.

Alle Mitglieder des Betriebsrats müssen jederzeit auf alle Unterlagen des Betriebsrats und der Ausschüsse Zugriff haben können. Gemeint sind nicht nur die Protokolle, sondern tatsächlich alle Unterlagen.

Wie sieht ein ordnungsgemäßes Protokoll aus?

Falls es doch einmal zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt, bei der es darum geht, ob ein Beschluss ordnungsgemäß gefasst wurde, kommt dem Protokoll (Sitzungsniederschrift) eine große Bedeutung zu. Deshalb sollte es alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Aus diesem Grund wählen die meisten Betriebsräte zu Beginn der Amtszeit einen Schriftführer (und möglichst auch einen Stellvertreter), der sich des Themas annimmt und der sich nach § 37 Abs. 6 BetrVG schulen lässt.

Die Sitzungsniederschrift sollte zumindest folgende Angaben enthalten:

  • Zeitpunkt und Ort, an dem die Sitzung stattfand hat, und die Tagesordnung
  • der genaue Wortlaut der Beschlüsse (siehe § 33 BetrVG)
  • das Abstimmungsergebnis konkret in Zahlen der Ja- und Neinstimmen sowie Enthaltungen
  • die Anwesenheitsliste, inkl. etwaiger Bestätigung bei „online“-Teilnahme
  • Unterschriften des Betriebsratsvorsitzenden und eines weiteren Betriebsratsmitglieds (in der Regel der Schriftführer)

Das Gesetz geht davon aus, dass die Sitzungsniederschrift während der Sitzung angefertigt und am Ende unterschrieben wird. Allerdings ist es gängige Praxis, dass sich der Schriftführer nur handschriftliche Notizen macht, die zeitnah nach der Sitzung (meist am PC) „ins Reine“ geschrieben werden.

Wenn die Niederschrift fertig gestellt und unterschrieben ist, darf sie nicht mehr geändert werden. Sie sollte rechtzeitig vor der nächsten Sitzung vorliegen.

Wer erhält das Protokoll? Was ist bei Einwänden?

Um sich auf die kommende Sitzung vorbereiten zu können, sollten die Betriebsratsmitglieder rechtzeitig Einsicht in die Protokolle und sonstigen Unterlagen nehmen. Sie müssen daher darüber informiert werden, wo sie die Unterlagen einsehen können, in der Regel im Betriebsratsbüro.

Das Protokoll der letzten Betriebsratssitzung als ersten TOP genehmigen zu lassen, ist durchaus sinnvoll. Allerdings muss die Sitzungsniederschrift nicht durch Abstimmung förmlich genehmigt werden; vielmehr geht es darum zu besprechen, ob im Protokoll alles richtig und vollständig wiedergegeben ist.

Werden zu Beginn der Sitzung Kopien des Protokolls verteilt, müssen sie am Ende der Sitzung wieder eingesammelt werden. Der Versand von (Entwurf-)Kopien sollte aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erfolgen.

Hat jemand Einwände gegen die Niederschrift, muss er diese so schnell wie möglich schriftlich, also mit einem Schreiben mit eigenhändiger Unterschrift, beim Betriebsratsvorsitzenden einreichen. Die Einwände werden der Niederschrift – die selbst nicht mehr geändert wird – beigefügt. Das einmal unterzeichnete Protokoll darf keinesfalls inhaltlich verändert werden: Durch die Unterschriften handelt es sich um eine Urkunde im Rechtssinn, jede Änderung wäre eine Urkundenfälschung und damit strafbar!

Wer erhält die Niederschrift noch? Der Arbeitgeber und der Gewerkschaftsvertreter erhalten einen Auszug aus der Niederschrift und zwar von dem Teil, an dem sie auch an der Sitzung teilgenommen haben.

Einblick in die Unterlagen des Betriebsrats

Jedes Betriebsratsmitglied hat das Recht, jederzeit in alle Unterlagen des Betriebsrats Einblick zu nehmen.

Gemeint ist tatsächlich in alle Unterlagen, also nicht nur die Sitzungsniederschriften sondern auch sonstige Unterlagen, die z. B. der Arbeitgeber zur Verfügung gestellt hat, die Korrespondenz oder Unterlagen der Ausschüsse.

Jedes Betriebsratsmitglied sollte einen Schlüssel für das Betriebsratsbüro haben, in denen die Akten aufbewahrt werden, nicht nur der Vorsitzende. Innerhalb des Betriebsrats soll es kein Herrschaftswissen oder Geheimniskrämerei geben.

Eine Schweigepflicht unter Betriebsratsmitgliedern gibt es nicht (siehe auch § 79 BetrVG). So kann beispielsweise jedes Betriebsratsmitglied Einsicht in die Unterlagen des Betriebsausschusses nehmen. Die Daten sind ausreichend geschützt, weil jedes Betriebsratsmitglied zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und damit sichergestellt ist, dass keine Daten nach außen dringen.

Auch Ersatzmitglieder, die ein verhindertes Betriebsratsmitglied vertreten, haben einen Anspruch auf Einsichtnahme. Sie haben in der Zeit, in der sie ein verhindertes Betriebsratsmitglied vertreten, alle Rechte eines Betriebsratsmitglieds. (siehe § 25 BetrVG)

Fragen zu diesem Kommentar

§ 34 Sitzungsniederschrift

  • Absatz (1)

    Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen. Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat. Nimmt ein Betriebsratsmitglied mittels Video- und Telefonkonferenz an der Sitzung teil, so hat es seine Teilnahme gegenüber dem Vorsitzenden in Textform zu bestätigen. Die Bestätigung ist der Niederschrift beizufügen.

  • Absatz (2)

    Hat der Arbeitgeber oder ein Beauftragter einer Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen, so ist ihm der entsprechende Teil der Niederschrift abschriftlich auszuhändigen. Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben; sie sind der Niederschrift beizufügen.

  • Absatz (3)

    Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen.

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