Betriebsratssitzungen

Betriebsratssitzungen

Betriebsratssitzungen stellen das Zentrum der Betriebsratsarbeit dar. Hier wird eine gemeinsame Meinung und Handlungsweise zu den unterschiedlichsten Themen gefunden und durch Beschlüsse festgelegt. Aus diesem Grund sollen Betriebsratssitzungen regelmäßig durchgeführt werden. Im Normalfall finden derartige Sitzungen alle ein bis zwei Wochen statt. Zu empfehlen ist, lieber häufigere und kürzere Sitzungen abzuhalten als weniger und längere. Dies hat allein praktische Gründe: Je länger eine Sitzung andauert, desto unkonzentrierter reagieren viele Teilnehmer. Die Diskussionen und die Meinungsbildung werden dann immer oberflächlicher. Ein gesetzliches Limit über die Länge oder Häufigkeit einer Sitzung gibt es nicht.

Wann und wie oft Sitzungen stattfinden, legt der Betriebsrat selbst fest. In der Regel entscheidet der Betriebsrat am Anfang einer Amtsperiode, an welchen Wochentagen und zu welcher Uhrzeit die regelmäßigen Sitzungen stattfinden sollen (also z. B. jeden Dienstag um 10:00 Uhr) und legt dies in einer Geschäftsordnung (§ 36 BetrVG) fest.

Der Betriebsrat soll dabei auch die betrieblichen Notwendigkeiten beachten. Dabei sollte klar sein: Jede Sitzung führt zu einer Beeinträchtigung der Arbeitsabläufe und verursacht Kosten. Das ist systembedingt und der Arbeitgeber muss diese Kosten tragen (§ 40 BetrVG). Andererseits muss der Betriebsrat seine Sitzungen nicht ausgerechnet auf den Zeitpunkt legen, an dem am meisten Kunden zu bedienen sind (z. B. in einem Restaurantbetrieb nicht in der Mittagszeit).

Die Sitzungstermine teilt der Betriebsratsvorsitzende dem Arbeitgeber mit, damit dieser arbeitsorganisatorisch die Freistellung der Betriebsratsmitglieder sicherstellen kann. Die Sitzungen finden in der Regel während der Arbeitszeit statt bzw. sind wie Arbeitszeit zu bewerten (§ 37 Abs. 2 BetrVG).

Außerdem muss es möglich sein, dass jederzeit auch kurzfristig außerordentliche Sitzungen stattfinden können, wenn dies erforderlich ist, so zum Beispiel bei außerordentlichen Kündigungen, bei denen der Betriebsrat nur drei Tage Zeit hat, sich zu äußern.

Wichtig ist, dass die Sitzungen des Betriebsrats nicht öffentlich sind, § 30 Abs. 1 Satz 4 BetrVG. Sie müssen also in einem geeigneten Raum (Sitzungszimmer) stattfinden, den der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Verfügung stellen muss. Anwesend dürfen nur die Betriebsratsmitglieder (bzw. Ersatzmitglieder), die Schwerbehindertenvertretung und die Jugend- und Auszubildendenvertretung sein. Hinzu kommen die ausdrücklich zur Sitzung eingeladenen Gäste wie z. B. der Gewerkschaftssekretär(§ 31 BetrVG), Auskunftspersonen, Sachverständige (§ 80 BetrVG). Eine öffentliche Sitzung z. B. in der Kantine oder gar auf einer Betriebsversammlung ist unzulässig.

Grundsatz: Präsenzsitzung => Ausnahme: Video-/Telefonkonferenz

Zunächst pandemiebedingt als vorübergehende Lösung gedacht, hat durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz die Möglichkeit von Video- und Telefonkonferenzen nunmehr dauerhaften Eingang in das Gesetz gefunden.

Nach § 30 Abs. 2 kann ein Betriebsratsmitglied oder mehrere oder sämtliche per Video- oder Telefonkonferenz an der Sitzung des Betriebsrats teilnehmen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Zulässig ist eine solche „Online“-Teilnahme, wenn

• Die Geschäftsordnung Regelungen zur Video- und Telefonkonferenz (als Ausnahme) regelt
• Nicht mindestens ein Viertel der Betriebsratsmitglieder einer solchen Video- und Telefonkonferenzdurchführung widersprechen (der Vorsitzende muss bei der Einladung eine Frist zur Antwort setzen)
•  Sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können.

Es ist also zunächst zwingend erforderlich, dass der Betriebsrat in einer Geschäftsordnung die Möglichkeit einer Video- oder Telefonkonferenz vorsieht und festlegt, dass die Präsenzsitzung Vorrang hat. Dabei sollte festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen auf die Präsenzsitzung verzichtet werden kann. Wichtig ist nämlich, dass die Präsenzsitzung auch weiterhin der Normalfall sein soll und dies sich eben auch aus der Geschäftsordnung ergeben soll.

Lädt der Vorsitzende zu einer „Online“-Sitzung ein, muss er eine Frist setzen, in der die Betriebsratskollegen dem widersprechen können (je nach Vorlauf bis zur Sitzung ggf. auch sehr kurz). Widersprechen nämlich mindestens ein Viertel der Mitglieder des Betriebsrats innerhalb der Frist, muss zwingend für alle eine Präsenzsitzung durchgeführt werden.

Zudem ist sicherzustellen, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Ob und wie das technisch sichergestellt werden kann, muss der Betriebsrat im Einzelfall prüfen. Ggf. ist hierbei die Hinzuziehung eines Sachverständigen nötig, § 80 Abs. 3).

Die Online-Sitzung (Video- oder Telefon) darf nicht aufgezeichnet werden!

Damit Betriebsratsmitglieder frei entscheiden können, ob sie sich ggf. zu einer Präsenzsitzung zusammenfinden und lediglich andere „hinzugeschaltet“ werden (Hybridsitzung), hat der Gesetzgeber in § 30 Abs. 3 klargestellt, dass auch die Teilnahme vor Ort als erforderlich gilt.

Wichtig ist, dass die Betriebsratsmitglieder, die per Video- oder Telefonverbindung an der Sitzung teilnehmen, dem Vorsitzenden gegenüber in Textform (z. B. E-Mail) seine Teilnahme zu bestätigen, § 34 Abs. 1 S. 4. Diese Bestätigung ist der Sitzungsniederschrift aus Gründen der späteren Nachvollziehbarkeit beizufügen.