So wird die Wählerliste konkret erstellt
Die interne und externe Version der Wählerliste
Der Wahlvorstand sollte zwei Versionen der Wählerliste erstellen: eine interne und eine externe Version. Beide Versionen der Wählerliste dienen unterschiedlichen Zwecken und haben unterschiedliche Anforderungen.
Die externe Version der Wählerliste ist die Version, die im Betrieb veröffentlicht wird, enthält die Namen der Beschäftigten und ggfls. Angaben zur Wahlberechtigung. Die externe Version der Wählerliste soll vor allem den Beschäftigten die Möglichkeit geben, ihre Aufnahme in die Liste, die Voraussetzung für die Wahlberechtigung ist, zu überprüfen.
Die interne Version der Wählerliste ist das „Steuerboard“ des Wahlvorstands. In dieser Version dokumentiert der Wahlvorstand alle wesentlichen Fragen rund um die Kandidatur und die Stimmabgabe.
Inhaltsverzeichnis
Anforderungen an die Angaben in der Wählerliste
Der Wahlvorstand ist nach § 2 Abs. 1 WO verpflichtet, eine Liste zu erstellen, in der alle wahlberechtigten Arbeitnehmer alphabetisch sortiert und getrennt nach Geschlechtern aufgeführt sind. In die Wählerliste sind die folgenden Punkte aufzunehmen:
- Alphabetische Sortierung:
Die Liste muss nach den Nachnamen geordnet sein, um eine einfache und schnelle Überprüfung zu ermöglichen. - Angaben zu den Beschäftigten:
In der internen Version sind neben Nachnamen und Vorname auch das Geburtsdatum einzutragen. In der externen Version wird grundsätzlich auf die Veröffentlichung des Geburtsdatums verzichtet, um den Persönlichkeitsschutz zu wahren. - Kennzeichnung von speziellen Gruppen:
Beschäftigte, die zwar aktiv wahlberechtigt sind, aber aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht passiv wählbar sind, müssen in der Liste gesondert ausgewiesen werden. Dies betrifft insbesondere Personen, die das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben, weniger als sechs Monate im Betrieb beschäftigt sind oder bestimmte Leiharbeitnehmer. - Getrennte Auflistung nach Geschlechtern:
Der Wahlvorstand ist verpflichtet, die Wählerliste getrennt nach Geschlechtern zu führen. Falls im Betrieb auch Personen des Geschlechts „divers“ vertreten sind, müssen alle drei Kategorien – männlich, weiblich und divers – separat aufgeführt werden. Hierbei kann der Wahlvorstand auf die vom Arbeitgeber übermittelten Daten vertrauen. Sollte es zu Änderungen im Personenstandsregister kommen (beispielsweise eine Änderung von männlich zu weiblich), so ist die Wählerliste umgehend zu aktualisieren.
Die interne Version der Wählerliste
Die interne Version – auch als das „Original“ oder „Steuerboard“ bezeichnet – dient ausschließlich dem Wahlvorstand. Sie ist ein zentrales Instrument zur Verwaltung und Steuerung des Wahlprozesses. In dieser Version dokumentiert der Wahlvorstand alle wesentlichen Informationen rund um die Kandidatur, den Versand von Briefwahlunterlagen sowie die Stimmabgabe.
Da diese Version sensible personenbezogene Daten enthält, wie beispielsweise das Geburtsdatum, darf sie nicht vom Arbeitgeber oder den Beschäftigten eingesehen werden. Dies muss vom Wahlvorstand sichergestellt werden, um den Schutz der geheimen Wahl zu gewährleisten und zu verhindern, dass persönliche Daten missbraucht oder unbefugt offengelegt werden.
Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben – der alphabetisch sortierten Liste der wahlberechtigten Arbeitnehmer (Nachname, Vorname und Geburtsdatum) – sollte die interne Version auch erweiterte Felder enthalten. Diese zusätzlichen Informationen können beispielsweise Hinweise zur Kandidatur, Angaben zu Stützungsunterschriften, Notizen zum Versand von Briefwahlunterlagen oder zur tatsächlichen Stimmabgabe umfassen. Durch diese umfassende Dokumentation wird gewährleistet, dass der Wahlvorstand jederzeit einen vollständigen Überblick über den laufenden Wahlprozess hat und Veränderungen oder Unregelmäßigkeiten schnell nachvollzogen und dokumentiert werden können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt in der internen Version ist die Kennzeichnung von Beschäftigten, die zwar aktiv wahlberechtigt sind, aber nicht passiv wählbar. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitnehmer, die am Wahltag das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, weniger als sechs Monate im Betrieb tätig sind oder bestimmte Leiharbeitnehmer, die gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 AÜG nicht wahlbar sind. Diese Kennzeichnung ist notwendig, um Missverständnisse zu vermeiden und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Die externe Version der Wählerliste
Die externe Version ist ein Abdruck der internen Wählerliste und wird im Betrieb veröffentlicht. Ihr Hauptzweck besteht darin, den Beschäftigten die Möglichkeit zu geben, ihre Aufnahme in die Liste zu überprüfen. Da die Eintragung in die Wählerliste die Voraussetzung für das aktive und passive Wahlrecht darstellt, soll diese Veröffentlichung insbesondere Transparenz schaffen.
Allerdings sind auch für die externe Version Datenschutzvorgaben zu beachten. Aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes dürfen hier nicht alle Daten enthalten sein, die in der internen Version erfasst wurden. So schreibt § 2 Abs. 4 der Wahlordnung (WO) ausdrücklich vor, dass in der externen Liste das Geburtsdatum der Beschäftigten nicht veröffentlicht werden darf – es sei denn, es besteht aufgrund von Namensgleichheiten eine zwingende Notwendigkeit zur eindeutigen Identifikation. Durch den Verzicht auf die Veröffentlichung des Geburtsdatums wird der Schutz der persönlichen Daten der Arbeitnehmer sichergestellt.
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