Welche Informationen müssen dem Wahlvorstand zur Verfügung gestellt werden?
Gemäß § 2 Abs. 2 WO ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Wahlvorstand alle notwendigen Informationen und Unterlagen bereitzustellen, die für die Erstellung der Wählerliste erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere die personenbezogenen Daten der wahlberechtigten Arbeitnehmer, die gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 WO in die Wählerliste aufgenommen werden müssen. Damit der Wahlvorstand Feststellungen zum Wahlrecht treffen kann, muss der Arbeitgeber auch Auskünfte über den Eintritt der Arbeitnehmer in den Betrieb/das Unternehmen und bei Leiharbeitnehmern die voraussichtliche Beschäftigungsdauer erteilen.
Dem Wahlvorstand müssen die personenbezogenen Daten der wahlberechtigten Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden.
Zusätzlich hat der Arbeitgeber dem Wahlvorstand auch Informationen über sämtliche im Betrieb beschäftigten Personen zur Verfügung zu stellen, damit dieser den nicht wahlberechtigten Personenkreis – wie beispielsweise leitende Angestellte, Werkvertragsarbeitnehmer, freie Mitarbeiter oder Leiharbeitnehmer mit Einsatzzeiten von bis zu drei Monaten – von den wahlberechtigten Beschäftigten abgrenzen kann.
Zu den benötigten Daten können Informationen wie Eintrittsdaten, Tätigkeitsbeschreibungen, Organigramme, und Organisationspläne gehören.
Wichtig ist, dass der Wahlvorstand alle benötigten Informationen konkret benennt. In der Regel sind Arbeitgeber bei der Erstellung der Wählerliste gegenüber dem Wahlvorstand kooperativ und stellen die benötigten Informationen und Unterlagen unverzüglich zur Verfügung. Manche Arbeitgeber stellen sich aber quer oder verweigern die Erteilung der erforderlichen Informationen mit einem Hinweis auf den Datenschutz.
Um eine Abgrenzung vorzunehmen, benötigt der Wahlvorstand sämtliche Daten um die nicht wahlberechtigten Beschäftigten von den wahlberechtigten abgrenzen zu können.
Überlassung der privaten Anschriften und dienstlichen E-Mail-Adressen der Beschäftigten an den Wahlvorstand
Der Wahlvorstand benötigt privaten Anschriften und dienstlichen E-Mail-Adressen der Belegschaftsmitglieder, um den Wahlberechtigten gem. § 24 Abs. 1 WO auf Antrag die Briefwahlunterlagen zu übersenden.
Erforderlich ist, dass dem WV sämtliche Daten vorab vorliegen, damit er im konkreten Einzelfall seine als Gremium getroffene Entscheidung über die Bewilligung des jeweiligen Antrags auf Briefwahl durch Übersendung der Briefwahlunterlagen umsetzen kann.
Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, dem Wahlvorstand zeitgleich mit den Informationen zur Aufstellung der Wählerliste die privaten Postanschriften und die E-Mail-Adressen aller Wahlberechtigten zu übermitteln.
Für die Bereitstellung der Informationen kommt es nicht darauf an, ob er für bestimmte Betriebsteile oder Kleinstbetriebe Briefwahl beschlossen hat oder ob sich vorhersehen lässt, dass der Wahlvorstand tatsächlich alle privaten Anschriften der Arbeitnehmer benötigt.
Zudem hat der Wahlvorstand nach § 24 Abs. 1 WO Beschäftigten die Briefwahlunterlagen zu übersenden, wenn sie zum Zeitpunkt der Wahl zur der persönlichen Stimmabgabe verhindert sind. Dies muss teilweise sehr kurzfristig („unverzüglich“) erfolgen (Fitting WO § 24 Rn. 5). Dem stünde es entgegen, wenn der Wahlvorstand wegen jeder Adresse des betreffenden Wahlberechtigten beim Arbeitgeber vorstellig werden müsste. Dürfte der Wahlvorstand nur die Kontaktdaten der Beschäftigten abfragen, die tatsächlich Briefwahlunterlagen verlangt haben, ließe das – im Hinblick auf die geheime Wahl – außerdem bedenkliche Rückschlüsse des Arbeitgebers auf das Interesse einzelner Arbeitnehmer an einer Beteiligung an der Betriebsratswahl zu (Peter Berg, Micha Heilmann Computer und Arbeit 11/2021, 21).
Erforderlich ist deshalb, dass dem Wahlvorstand sämtliche Daten vorab vorliegen, damit er im konkreten Einzelfall seine als Gremium getroffene Entscheidung zur Briefwahl durch Übersendung der Briefwahlunterlagen umsetzen kann. (LAG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 21.4.2023 - 26 TaBVGa 436/23; LAG Hessen, vom 10.08.2020 - 16 TaBVGa 75/20).
Bei der Übermittlung der Daten an den Wahlvorstand sind die Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitung aus Artikel 32 DSGVO zu beachten. Da die Daten dem Wahlvorstand regelmäßig (auch) digital zur Verfügung gestellt werden, sollten diese geschützt, zum Beispiel auf einem hardwareverschlüsselten USB-Stick, übergeben werden.
Datenschutz und Informationsanspruch des Wahlvorstands
Zum Datenschutz sei gesagt, dass dieser Hinweis ins Leere geht. Der Wahlvorstand hat gem. § 2 Abs. 1 Satz 1 WO eine Wählerliste, getrennt nach Geschlechtern, aufzustellen. Gemäß § 2 Abs. 2 Satz 1 WO hat der Arbeitgeber hierfür dem gewählten Wahlvorstand (und nur diesem und nicht dem Betriebsrat!) die notwendigen Informationen im gesetzlichen Umfang zur Verfügung zu stellen und ihn gemäß § 2 Abs. 2 Satz 2 WO bei der Feststellung der wahlberechtigten Personen zu unterstützen.
Löschen der Daten nach Abschluss der Betriebsratswahl
Nach Abschluss der Wahl und der Konstituierung des Betriebsrats hat der Wahlvorstand die Wahlakten vollständig an den Betriebsrat zu übergeben. Dieser muss die Unterlagen mindestens bis zum Ende seiner Amtszeit aufbewahren (§ 19 WO BetrVG). Nach der Übergabe der Wahlakten sind die Wahlvorstandsmitglieder verpflichtet, alle von ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu löschen.
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- Die Durchführung der Betriebsratswahl: Fristenkontrolle, Prüfung der Wahlvorschläge und Erstellung der Wählerliste
