Anforderungen an die Datenübermittlung
Gemäß § 2 Abs. 2 WO muss der Arbeitgeber dem Wahlvorstand alle notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen, die zur Erstellung der Wählerliste erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:
- Personenbezogene Daten:
Alle Daten, die für die Feststellung der Wahlberechtigung relevant sind, etwa Name, Vorname, Geburtsdatum(für die interne Liste) und Angaben, die im Zuge der Abgrenzung zwischen wahlberechtigten und nicht wahlberechtigten Beschäftigten erforderlich sind. - Eintritts- und Beschäftigungsdaten:
Der Arbeitgeber muss Angaben zum Eintritt der Arbeitnehmerin den Betrieb sowie – bei Leiharbeitnehmern – die voraussichtliche Beschäftigungsdauer übermitteln, damit der Wahlvorstand die jeweilige Wahlberechtigung korrekt beurteilen kann. - Abgrenzungsinformationen: Um nicht wahlberechtigte Personengruppen, wie beispielsweise leitende Angestellte, Werkvertragsarbeitnehmer, freie Mitarbeiter oder Leiharbeitnehmer mit Einsatzzeiten von bis zu drei Monaten, eindeutig abzugrenzen, sind auch entsprechende Zusatzinformationen(z. Tätigkeitsbeschreibungen, Organigramme oder Organisationspläne) bereitzustellen.
Der Wahlvorstand muss alle benötigten Informationen konkret benennen, damit eine präzise und vollständige Aufstellung der Wählerliste möglich ist. Arbeitgeber sind in der Regel kooperativ und stellen diese Daten unverzüglich zur Verfügung. Sollten jedoch datenschutzrechtliche Bedenken vorgebracht werden, muss darauf hingewiesen werden, dass der Wahlvorstand zur Durchführung des Wahlverfahrens alle erforderlichen Daten benötigt.
Überlassung von privaten Anschriften und dienstlichen E-Mail-Adressen
Für den Fall, dass Beschäftigte Briefwahlunterlagen benötigen – etwa weil sie zur persönlichen Stimmabgabe verhindert sind – muss der Wahlvorstand die privaten Postanschriften und dienstlichen E-Mail-Adressen der Wahlberechtigten erhalten.
Dies ermöglicht es dem Wahlvorstand, auf Antrag der Arbeitnehmer unverzüglich die Briefwahlunterlagen zu versenden, ohne bei jedem Fall erneut die Daten beim Arbeitgeber anfragen zu müssen.
- Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Wahlvorstand zeitgleichmit den übrigen Informationen auch die privaten und dienstlichen Kontaktdaten zu übermitteln.
- Diese Datenübermittlung muss den Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitunggemäß Artikel 32 DSGVO entsprechen, beispielsweise durch Übergabe auf einem hardwareverschlüsselten USB-Stick.
Datenschutz und weitere Verpflichtungen
Der Arbeitgeber muss dem Wahlvorstand alle notwendigen Informationen bereitstellen – und zwar ausschließlich dem Wahlvorstand, nicht dem gesamten Betriebsrat. Diese Daten sind erforderlich, damit der Wahlvorstand bei der Feststellung der Wahlberechtigung unterstützt wird.
Nach Abschluss der Betriebsratswahl und der Konstituierung des neuen Betriebsrats hat der Wahlvorstand die Wahlakten vollständig an den Betriebsrat zu übergeben. Anschließend sind alle von den Wahlvorstandsmitgliedern gespeicherten personenbezogenen Daten umgehend zu löschen.
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