Inhaltsverzeichnis
Der Wahlvorstand muss seine Arbeit unverzüglich aufnehmen
Nach § 18 Abs. 1 Satz 1 BetrVG ist der Wahlvorstand verpflichtet, unverzüglich die Wahl einzuleiten.
Eingeleitet ist die Wahl mit dem Erlass des Wahlausschreibens. Das bedeutet aber nicht, dass der Wahlvorstand sofort das Wahlausschreiben zu erlassen hat.
Es geht vielmehr darum, dass der Wahlvorstand sofort tätig werden muss, um die Wahl so vorzubereiten, dass eine Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der Wahl möglichst vermieden wird (BeckOK ArbR/Besgen BetrVG § 18 Rn. 3).
Damit die Betriebsratswahl ordnungsgemäß ablaufen kann, hat der Wahlvorstand „unverzüglich“ eine Reihe von Vorarbeiten zu erledigen.
Mit der Erledigung dieser Vorarbeiten muss der Wahlvorstand direkt auf der ersten Wahlvorstandssitzung beginnen.
Mit den erforderlichen Vorarbeiten für den Erlass des Wahlausschreibens muss der Wahlvorstand sofort beginnen und darf nach seiner Bestellung nicht untätig sein. Bleibt der Wahlvorstand nach seiner Bestellung (zunächst) untätig, ist er gem. § 18 Abs. 1 Satz 2 BetrVG zu ersetzen, weil er seiner Verpflichtung, die durchzuführende Wahl unverzüglich einzuleiten, nicht nachgekommen ist (LAG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 22.09.2016 - 1 BV 5932/16).
Nimmt der Wahlvorstand nicht unverzüglich seine Arbeit auf, kann das dazu führen, dass er nach § 18 Abs. 1 Satz 2 BetrVG ersetzt wird.
Zeitpunkt und Themen der ersten Sitzung des Wahlvorstands
Die erste Sitzung des Wahlvorstands sollte am besten spätestens drei Tage nach seiner Bestellung erfolgen. Auf seiner ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand die ersten Voraussetzungen für seine weitere Arbeit festlegen.
Zu der ersten Sitzung des Wahlvorstands hat der Wahlvorstandsvorsitzende, wie zu allen anderen Sitzungen des Wahlvorstands auch, einzuladen. Weder das BetrVG noch die WO enthalten ausdrückliche Regelungen zur ordnungsgemäßen Einberufung von Sitzungen und zur Beschlussfassung des Wahlvorstands. Die Ladung sollte so rechtzeitig erfolgen (Tipp: ca. drei Tage vor der ersten Wahlvorstandssitzung), dass alle Mitglieder Kenntnis von der Einladung erlangen und ihre Teilnahme einrichten können.
Bestellen eines Protokollführers des Wahlvorstands
Über jede Sitzung ist gemäß § 1 Abs. 3 Satz 2 WO eine Niederschrift, also ein Protokoll, zu verfassen. Auf seiner ersten Sitzung sollte der Wahlvorstand aus seiner Mitte einen Schriftführer zu bestimmen. Dessen Wahl erfolgt durch Beschluss des Wahlvorstands. Dieser ist, wie alle anderen Beschlüsse des Wahlvorstandes, zu protokollieren.
Der Schriftführer ist für die Protokollführung zuständig. Das Protokoll enthält mindestens den Wortlaut der gefassten Beschlüsse, § 1 Abs. 3 Satz 2 WO.
Die Bestellung eines Protokollführers und Stellvertreters des Wahlvorstands kann unter "Muster hier downloaden" heruntergeladen werden.
Festlegung der Betriebsadresse und der Sprechzeiten des Wahlvorstands
Der Wahlvorstand muss eine Betriebsadresse festlegen, unter der er für die Beschäftigten erreichbar ist und an die Schreiben usw. zugestellt werden können. Zudem sind regelmäßige Sprechzeiten zu bestimmen, zu denen der Wahlvorstand zu erreichen ist.
Die "Betriebsadresse" des Wahlvorstands
Der Wahlvorstand muss darüber beschließen, an welchem Ort er den Arbeitnehmern persönlich zur Verfügung steht, um Auskünfte zu geben und Wahlvorschläge, Einsprüche gegen die Wählerliste oder Ähnliches entgegenzunehmen!
An die Betriebsadresse werden dann auch die Postsendungen (z.B. die Briefwahlunterlagen) an den Wahlvorstand verschickt. An der Betriebsadresse des Wahlvorstands sollten auch die Unterlagen (Akten) des Wahlvorstands untergebracht werden.
Wie der Wahlvorstand die Festlegung seiner „Betriebsadresse“ regelt, hängt von der Größe und den Besonderheiten des Betriebs ab.
In kleineren Betrieben kann die Betriebsadresse der Arbeitsplatz des Wahlvorstandsvorsitzenden oder eines anderen Wahlvorstandsmitglieds sein. Wichtig ist, dass darauf geachtet wird, dass das entsprechende Wahlvorstandsmitglied von seiner Tätigkeit her auch in der Lage ist, diese Aufgabe zu übernehmen.
In der Praxis ist immer wieder zu beobachten, dass Betriebsadressen in Wahlausschreiben nicht genau genug angegeben werden. Die Regelung des § 3 Abs. 2 Nr. 12 WO bezweckt, dass die Wahlberechtigten wissen, wie sie ihren Wahlvorstand erreichen können. Wenn es möglich ist, soll diese Angabe möglichst ortsgenau und betriebsbezogen präzise erfolgen. Die Angabe der bloßen Postanschrift des Betriebes ist als Angabe im Wahlausschreiben in der Regel nicht ausreichend (BAG, Beschluss vom 28.04.2021 - 7 ABR 10/20).
In größeren Betrieben kann dem Wahlvorstand ein eigenes Büro zur Verfügung gestellt werden oder das Betriebsratsbüro mitgenutzt werden. Auch hierüber muss natürlich ein entsprechender Beschluss gefasst werden.
Festlegung des Orts für Aushänge und Bekanntmachungen
Der Wahlvorstand muss beschließen, wo und wie er seine Aushänge und Bekanntmachungen veröffentlichen will. Hier ist Vorsicht geboten, weil Fehler des Wahlvorstands zur Anfechtung der Betriebsratswahl führen können.
3 Abs. 4 Satz 1 WO bestimmt, dass das Wahlausschreiben an Stellen ausgehängt wird, die den Wahlberechtigten zugänglich sind, so dass diese von dem Inhalt des Wahlausschreibens zumindest in zumutbarer Weise Kenntnis nehmen können.
aas-Praxistipp:
Daraus sowie aus Sinn und Zweck der Regelungen über das Wahlausschreiben und dessen Bekanntmachung ergibt sich, dass in einem Betrieb mit mehreren Betriebsstätten, also abseits gelegene, Abteilungen oder Filialen usw., grundsätzlich ein Aushang in allen Betriebsstätten erforderlich ist, in denen Wahlberechtigte beschäftigt sind.
Befinden sich auf einem Betriebsgelände mehrere Gebäude mit jeweils einem schwarzen Brett, ist das Wahlausschreiben an jedem schwarzen Brett auszuhängen (LAG Hamm, Beschluss vom 15.03.2016 - 7 TaBV 63/15).
Der Wahlvorstand muss sicherstellen, dass alle Arbeitnehmer von Aushängen und sonstigen Informationen des Wahlvorstands Kenntnis nehmen können.
Je zahlreicher und flächendeckender die Aushänge und Informationen des Wahlvorstands über den Betrieb verteilt sind, desto weniger besteht die Gefahr, dass Beschäftigte von den Aushängen keine Kenntnis erlangen konnten.
Festlegung der Sprechzeiten des Wahlvorstands
Der Wahlvorstand sollte per Beschluss auch festlegen, zu welchen Zeiten er für die Beschäftigten erreichbar ist.
Es muss unbedingt darauf geachtet werden, dass alle Beschäftigten die Gelegenheit haben, zum Wahlvorstand zu gehen. Deshalb müssen unterschiedliche Arbeitszeiten wie Teilzeitarbeit und vor allem Schichtarbeit berücksichtigt werden.
Ausreichend ist, wenn während der Geschäftszeiten des Wahlvorstands ein einziges Wahlvorstandsmitglied an der Betriebsadresse anwesend ist. Wer wann den „Dienst“ versieht, muss vom Wahlvorstand in einen entsprechenden Arbeitsplan festgelegt und beschlossen werden.
Es ist zu empfehlen, besser häufiger (z.B. täglich) verhältnismäßig kurze Sprechzeiten einzurichten als seltene und lange.
Um auch für abseits gelegene Abteilungen, Filialen usw. erreichbar zu sein, sollten bei Bedarf zusätzlich entsprechende „ambulante“ Sprechstunden beschlossen und angeboten werden.
Je nach den betrieblichen Gegebenheiten kann es sinnvoll sein, dass vom Wahlvorstand ein Briefkasten installiert wird, damit die Beschäftigten auch jenseits der Geschäftszeiten des Wahlvorstands die Möglichkeit haben, gegenüber dem Wahlvorstand Erklärungen abzugeben.
Über die Installation eines Briefkastens muss vom Wahlvorstand ein entsprechender Beschluss gefasst werden, in dem auch der genaue Standort angegeben wird.
Hat der Wahlvorstand einen oder mehrere Briefkästen im Betrieb installiert, gehen schriftliche Erklärungen dem Wahlvorstand in dem Moment zu, in dem sie in den Briefkasten gelegt werden. Deshalb muss der Wahlvorstand entsprechende Verantwortlichkeiten für das tägliche Leeren des Briefkastens festlegen.
Ergänzende Bekanntmachung in digitaler Form
Gem. § 3 Abs. 4 Satz 2 WO können die Wählerliste, ein Abdruck der Wahlordnung und das Wahlausschreiben auch in digitaler Form veröffentlicht werden. Dafür muss aber eine Kommunikationstechnik benutzt werden, die ähnlich funktioniert wie ein Aushang.
Nicht ausreichend wäre es, jedem Beschäftigten eine E-Mail mit der Wählerliste oder dem Wahlausschreiben zu schicken. Hier bestünde die Gefahr, dass die Mail bzw. der Anhang gar nicht geöffnet werden kann.
Anders sieht es bei einer Veröffentlichung im Intranet (einem Unternehmens-Netzwerk) aus, auf das jeder Arbeitnehmer jederzeit zugreifen kann. Diese Möglichkeit kann und sollte ein Wahlvorstand nutzen. Um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer von der Liste Kenntnis nehmen können, sollte man sie z.B. per E-Mail darauf hinweisen, wo sich die Wählerliste befindet.
Voraussetzung für die Nutzung des betrieblichen Intranets ist aber, dass im Betrieb das gewünschte elektronische Kommunikationssystem überhaupt vorhanden ist.
Besteht im Betrieb kein Intranet oder ein anderes Kommunikationssystem, das der Wahlvorstand nutzen möchte, kann er die Einrichtung des Intranets nicht mit Hilfe der Arbeitsgerichtsbarkeit erzwingen. Der Gesetzgeber hat in der Wahlordnung den Anspruch ausdrücklich auf die im Betrieb bereits vorhandene Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) beschränkt.
Über die gewünschte Nutzung sollte der Wahlvorstand einen Beschluss fassen und den Arbeitgeber entsprechend informieren.
Wichtig ist, dass der Wahlvorstand mit dem Arbeitgeber klärt, dass ihm die erforderliche Technik zur Verfügung gestellt wird. Wenn der Wahlvorstand also das betriebliche Intranet nutzen möchte, muss ihm ein entsprechender Zugang zur Verfügung gestellt werden.
Aushänge und Bekanntmachungen ausschließlich in digitaler Form?
Die Bekanntmachung der Unterlagen und Mitteilungen zur Betriebsratswahl ausschließlich auf digitalem Weg wäre nach § 3 Abs. 4 Satz 3 i.V.m. § 2 Abs. 4 Satz 4 WO nur dann zulässig, wenn wirklich alle Beschäftigten an einem PC tätig sind oder auf andere Weise die Möglichkeit haben, unbeschränkt darauf zuzugreifen. Das wird in der Praxis in den seltensten Fällen gegeben sein, da es in den meisten Betrieben Beschäftigte geben wird, die nicht mit einem PC arbeiten.
Sollte dies ausnahmsweise dennoch der Fall sein, müsste zudem sichergestellt sein, dass keine anderen Mitarbeiter des Arbeitgebers, wie z.B. die Systemadministratoren ohne Mitwirkung des Wahlvorstands auf das Wahlausschreiben tatsächlich zugreifen können. Es müsste also sichergestellt werden, dass allein der Wahlvorstand die Informationen ändern kann (z.B. auch dadurch, dass der Wahlvorstand das Passwort besitzt und ein IT-Spezialist in seinem Auftrag und Beisein dann die Änderungen technisch durchführt).
Einheitliche Bekanntmachungspflicht: Aushang und elektronische Form nicht vermischen
Nicht zulässig ist eine Vermischung, die sich teilweise auf Aushänge, teilweise auf die elektronische Form bezieht. Nicht zulässig ist es z.B. in einem Filialbetrieb das Wahlausschreiben nur im Hauptbetrieb auszuhängen und alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer per Mail oder Intranet zu informieren. Das BAG hat in einem solchen Fall gefordert, dass das Wahlausschreiben (wie auch alle übrigen Bekanntmachungen des Wahlvorstandes) in allen Filialen ausgehängt wird. Wird dies nicht beachtet, ist die Wahl anfechtbar (BAG, Beschluss vom 05.05.2004 - 7 ABR 44/03).
Nutzt der Wahlvorstand neben den „physischen“ Aushängen auch die digitale Form für Bekanntmachungen, muss er unbedingt darauf achten, dass nicht einige Bekanntmachungen ergänzend digital erfolgen und andere nicht.
Beispiel:
Hat der Wahlvorstand das Wahlausschreiben ausgehängt und nach § 3 Abs. 4 Satz 2 WO ergänzend in elektronischer Form bekannt gemacht, muss z.B. die Bekanntmachung der Vorschlagslisten ebenfalls sowohl durch Aushang als auch in der ergänzend gewählten elektronischen Form vorgenommen werden. Andernfalls ist die Betriebsratswahl anfechtbar (BAG, Beschluss vom 20.10.2021 - 7 ABR 36/20)!
Festlegung des Besetzungsplans der Sprechzeiten des Wahlvorstands
Zusätzlich zu der Festlegung der Sprechzeiten des Wahlvorstands sollte auch direkt der Besetzungsplan der Sprechzeiten durch die Mitglieder des Wahlvorstands festgelegt und beschlossen werden.
Festlegung eines Zeitplans für die Sitzungen des Wahlvorstands
Der Wahlvorstand sollte einen festen Zeitplan für seine Sitzungen festlegen. Es ist zu empfehlen, dass sich der Wahlvorstand am besten zweimal die Woche zu einer Sitzung zusammensetzt. Die Themen der Sitzungen müssen dann an die entsprechenden Aufgaben angepasst werden. Standartmäßig sollten auf jeder Sitzung folgende Punkte behandelt werden:
- Hängen die Wahlausschreiben noch ordnungsgemäß aus?
- Wurde der (eventuell) installierte Briefkasten geleert?
- Muss die Wählerliste bei Ein- oder Austritt von Beschäftigten angepasst werden?
- Muss über Briefwahlanträge entschieden werden?
Das frühzeitige Verteilen von Aufgaben erleichtert die Arbeit des Wahlvorstands. Insbesondere kann der Wahlvorstand so schon frühzeitig den Arbeitgeber über die schon feststehenden Abwesenheiten der Wahlvorstandsmitglieder vom Arbeitsplatz informieren.
Festlegung eines Raums für die Wahlvorstandssitzungen
Wenn dem Wahlvorstand kein eigenes Büro als Betriebsadresse zugewiesen wird, muss unbedingt geklärt werden, wo er die Wahlvorstandssitzungen abhalten kann. Da die Sitzungen des Wahlvorstands grundsätzlich nicht öffentlich sind, muss für die Sitzungen ein geeigneter Raum zur Verfügung stehen. Hier muss mit dem Arbeitgeber und/oder dem Betriebsrat abgeklärt werden, ob dafür das Betriebsratsbüro oder ein anderer Raum zur Verfügung gestellt wird.
Ob der Wahlvorstand ein eigenes Wahlvorstandsbüro zur Verfügung gestellt bekommen muss, hängt von den Gegebenheiten des Betriebs ab. Es kommt z.B. darauf an, ob der Wahlvorstand das Büro des Betriebsrats (mit-)nutzen kann. Der Wahlvorstand bräuchte dann aber auf alle Fälle zusätzliche Einrichtungsgegenstände, wie z.B. einen eigenen verschließbaren Schrank. Entscheidend kommt es darauf an, ob der Wahlvorstand in den angedachten Räumlichkeiten seine Aufgaben ungestört ausüben kann. Wenn dies im Büro des Betriebsrats nicht geht, da z.B. eine „Wahlbeeinflussung“ befürchtet wird, muss über ein eigenes Büro nachgedacht werden
Planung der Schulungsteilnahme der Wahlvorstandsmitglieder und Ersatzmitglieder
Auf der ersten Sitzung des Wahlvorstands sollte auch abgeklärt werden, wie es um den Wissenstand der Wahlvorstandsmitglieder über die aktuellen Vorschriften zur Durchführung der Betriebsratswahl bestellt ist. Wenn es sich bei den Wahlvorstandsmitgliedern nicht um „Wahlprofis“ handelt, muss zunächst einmal eine Schulung zum Thema „Betriebsratswahl“ besucht werden.
Wichtig ist, dass der Wahlvorstand alsbald nach seiner Bestellung die Schulung der Wahlvorstandsmitglieder und Ersatzmitglieder plant. Schafft es ein Wahlvorstand z.B. nicht, innerhalb von zwei Monaten nach seiner Bestellung eine Wahlvorstandsschulung, die er für erforderlich hält, zu besuchen, kann dieses Versäumnis dazu führen, dass der Wahlvorstand arbeitsgerichtlich durch einen anderen Wahlvorstand ersetzt wird (LAG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 22.09.2016 - 1 BV 5932/16).
Information der Belegschaft über Arbeitsaufnahme des Wahlvorstands
Sobald der Wahlvorstand die organisatorischen Themen erledigt hat, sollte er die Arbeitnehmer über seine Mitglieder, deren Erreichbarkeit und die Aufnahme der Arbeit informieren.
Information des Arbeitgebers über die regelmäßigen Sitzungen und Sprechzeiten des Wahlvorstands
Damit der Arbeitgeber möglichst frühzeitig die Abwesenheit von Wahlvorstandsmitgliedern einplanen kann, sollte der Wahlvorstand den Arbeitgeber so schnell wie möglich über die regelmäßig stattfindenden Tätigkeiten des Wahlvorstands und die damit verbundenen Arbeitsausfälle der Wahlvorstandsmitglieder informieren.
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