Die ersten Aufgaben des Wahlvorstands
Nach der Bestellung muss der Wahlvorstand seine Aufgaben unverzüglich aufnehmen. Dazu gehört die organisatorische Grundstruktur für seine Arbeit festzulegen.
Direkt auf der ersten Sitzung des Wahlvorstands muss die Wahl eines Schriftführers erfolgen, da die Sitzungen und Beschlüsse des Wahlvorstands protokolliert und in die Wahlakte abgeheftet werden müssen.
Zu den ersten Aufgaben des Wahlvorstands gehört es auch, seine „Betriebsadresse“ (Ort, an dem der Wahlvorstand für die Beschäftigten erreichbar ist) sowie den Ort für Aushänge und Bekanntmachungen festzulegen und zu beschließen. Dabei kann auch über digitale Bekanntmachungen entschieden werden, um eine möglichst breite Sichtbarkeit für die Belegschaft zu gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Festlegung der Sprechzeiten des Wahlvorstands, damit die Beschäftigten wissen, wann und wo sie sich mit Fragen oder Anliegen zur Wahl an den Wahlvorstand wenden können. Zudem muss ein Besetzungsplan für diese Sprechzeiten erstellt werden, um sicherzustellen, dass immer ein Ansprechpartner zur Verfügung steht. Auch ein Zeitplan für die Sitzungen des Wahlvorstands ist wichtig, da regelmäßige Wahlvorstandssitzungen notwendig sind, um die organisatorischen und rechtlichen Anforderungen der Wahl zu erfüllen. Dazu gehört ebenfalls die Klärung mit dem Arbeitgeber über die Nutzung eines geeigneten Raums für diese Sitzungen.
Den Schulungsbedarf des Wahlvorstands und der Ersatzmitglieder klären
Neben diesen organisatorischen Maßnahmen muss sich der Wahlvorstand gleich zu Beginn seiner Arbeitsaufnahme mit dem Schulungsbedarf seiner Mitglieder befassen.
Jedes Wahlvorstandsmitglied hat Anspruch auf eine entsprechende Schulung, um sich mit den gesetzlichen Vorschriften und praktischen Abläufen der Wahl vertraut zu machen. Besonders für erstmalig bestellte Mitglieder ist die Teilnahme an einer Schulung unerlässlich, da sie die Erforderlichkeit nicht gesondert begründen müssen. Aber auch wiedergewählte Mitglieder sowie Ersatzmitglieder haben das Recht, sich entsprechend fortzubilden. Der Wahlvorstand fasst hierzu einen Beschluss über die Schulungsteilnahme, der dem Arbeitgeber mitzuteilen ist.
In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass der Arbeitgeber Einwände gegen die Schulungsteilnahme erhebt. Häufige Argumente sind, dass eine günstigere oder kürzere Schulung ausreichend sei oder dass Übernachtungskosten nicht übernommen würden. In solchen Fällen ist es wichtig, sich auf die gesetzliche Grundlage des Schulungsanspruchs zu berufen und deutlich zu machen, dass die Wahlvorstandsmitglieder das Recht haben, eine angemessene und inhaltlich geeignete Schulung zu besuchen.
Information des Arbeitgebers und der Belegschaft über die Arbeitsaufnahme des Wahlvorstands
Abschließend ist es wichtig, sowohl die Belegschaft als auch den Arbeitgeber über die Arbeitsaufnahme des Wahlvorstands zu informieren. Die Beschäftigten müssen darüber in Kenntnis gesetzt werden, wo sie aktuelle Informationen zur Wahl finden und wie sie den Wahlvorstand erreichen können.
Der Arbeitgeber wiederum muss über die regelmäßigen Sitzungen und Sprechzeiten des Wahlvorstands informiert werden, damit Arbeitsausfälle der Wahlvorstandsmitglieder eingeplant werden können und eine möglichst reibungslose Arbeit des Wahlvorstands gewährleistet ist.
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