aas seminare – Wer muss in die Wählerliste aufgenommen werden

SITZUNGEN UND BESCHLÜSSE des Wahlvorstands

Der Vorsitzende des Wahlvorstands vertritt den Wahlvorstand gegenüber dem Arbeitgeber und Dritten. Voraussetzung ist jedoch, dass der Wahlvorstandsvorsitzende dazu durch Beschluss des Wahlvorstands ermächtigt ist.

Nach § 1 Abs. 3 Satz 1 WO trifft der Wahlvorstand – wie auch der Betriebsrat nach § 33 BetrVG – seine Entscheidungen als Kollegialorgan durch Beschluss. (Fitting BetrVG § 16 Rn. 34). Das bedeutet, dass der Wahlvorstandsvorsitzende nicht alleine Entscheidungen für den Wahlvorstand treffen kann. Für die Vertretungsbefugnis des Vorsitzenden des Wahlvorstands gilt dasselbe wie für den Betriebsratsvorsitzenden; er ist Vertreter in der Erklärung, nicht im Willen (Fitting WO § 1 Rn. 8).

Das Wichtigste in Kürze

  • Ordnungsgemäße Beschlüsse des Wahlvorstands sind die Voraussetzung für rechtswirksames Handeln des Wahlvorstands
  • Beschlüsse fasst der Wahlvorstands auf Wahlvorstandssitzungen
  • Der Wahlvorstand kann beschließen, dass nicht öffentliche Wahlvorstandssitzungen auch digital durchgeführt werden können
  • Die Sitzungen des Wahlvorstands müssen protokolliert werden
  • Der Wahlvorstand muss eine Wahlakte anfertigen

Inhaltsverzeichnis

 
Voraussetzungen für ordnungsgemäße Beschlüsse des Wahlvorstands
 
Der Ablauf der Sitzungen des Wahlvorstands
 
Protokollierung der Sitzungen des Wahlvorstands
 
Anfertigung einer Wahlakte
 
Die Geschäftsordnung des Wahlvorstands

Voraussetzungen für ordnungsgemäße Beschlüsse des Wahlvorstands

Seine Beschlüsse trifft der Wahlvorstand auf seinen Wahlvorstandssitzungen. Ein Beschluss des Wahlvorstands im Umlaufverfahren ist unzulässig. Von einem Beschluss im Umlaufverfahren spricht man, wenn der Beschluss ohne Zusammenkunft des Wahlvorstands durch Gegenzeichnung der Mitglieder auf schriftlichem Wege gefasst wird (z.B. per E-Mail).

Für die Gültigkeit eines Beschlusses genügt die einfache Stimmenmehrheit der stimmberechtigten Mitglieder des Wahlvorstands. Das ist anders als bei Abstimmungen im Betriebsratsgremium nach § 33 BetrVG, bei denen meistens die Mehrheit der anwesenden Mitglieder ausreichend ist.

Nicht erforderlich ist hingegen, dass alle stimmberechtigten Mitglieder des Wahlvorstands bei der Beschlussfassung anwesend sein müssen; wohl aber müssen alle Mitglieder zu der Sitzung eingeladen werden (LAG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 07.05.2021 - 5 TaBV 1160/19).

Beispiel Petrol

Ein Wahlvorstand besteht aus drei Mitgliedern. Dann müssen zwei der Mitglieder (bzw. die im Verhinderungsfall für diese zum Einsatz kommenden Ersatzmitglieder) mit Ja stimmen.

Besteht der Wahlvorstand aus fünf Mitgliedern, sind drei Ja-Stimmen erforderlich. Das gilt auch dann, wenn lediglich drei Mitglieder (einschließlich der Ersatzmitglieder) auf der Sitzung anwesend sind. Stimmenthaltungen werden als Nein-Stimmen gewertet.

Die ordnungsgemäße Ladung zu den Wahlvorstandssitzungen

Der Wahlvorstand kann seine Beschlüsse nur in Wahlvorstandssitzungen fassen. Damit wirksam Beschlüsse gefasst werden können, bedarf es zunächst einer ordnungsgemäßen Ladung zur Wahlvorstandssitzung. Weder das BetrVG noch die WO enthalten ausdrückliche Regelungen zur ordnungsgemäßen Einberufung von Sitzungen und zur Beschlussfassung des Wahlvorstands.

aas-Praxistipp

Der Wahlvorstand sollte einen festen Zeitplan für seine Sitzungen festlegen. Es ist zu empfehlen, dass sich der Wahlvorstand am besten zweimal die Woche zu einer Sitzung zusammensetzt. Die Themen der Sitzungen müssen dann an die entsprechenden Aufgaben angepasst werden.

Die rechtzeitige Ladung zu Wahlvorstandssitzungen

Für eine ordnungsgemäße Beschlussfassung des Wahlvorstands ist die rechtzeitige Ladung aller Mitglieder des Wahlvorstandes erforderlich. Wie auch bei der Ladung zu Sitzungen des Betriebsrats, sieht das Gesetz auch für Sitzungen des Wahlvorstands keine konkrete Frist vor. Es muss lediglich gewährleistet sein, dass alle Mitglieder Kenntnis von der Einladung erlangen und diese so rechtzeitig erfolgt, dass die Mitglieder ihre Teilnahme einrichten können (BAG, Beschluss vom 20.05.2020 - 7 ABR 42/18).

Hinweis:

Für die Rechtzeitigkeit der Einladung zu Wahlvorstandssitzungen ist erforderlich, dass die Ladung so frühzeitig erfolgt, dass die Wahlvorstandsmitglieder die Teilnahme einrichten können. Wenn alle Wahlvorstandsmitglieder beisammen sind, muss vorab keine gesonderte Einladung erfolgen.

Die „Rechtzeitigkeit“ der Einberufung von Wahlvorstandssitzungen darf aber nicht so streng genommen werden wie bei Sitzungen des Betriebsrats, da der Wahlvorstand oftmals kurzzeitig zusammentreten muss. Auch in diesem Fall muss aber sichergestellt werden, dass alle Mitglieder geladen werden und dass diese teilnehmen können. Sind alle Wahlvorstandsmitglieder beisammen, muss nicht etwa vorab eine Einladung erfolgen, damit sie eine Wahlvorstandssitzung abhalten können (BAG, Beschluss vom 20.05.2020 - 7 ABR 42/18).

Muss unter Mitteilung der Tagesordnung zu Sitzungen des Wahlvorstands geladen werden?

Da die Ladung der Mitglieder durch den Vorsitzenden des Wahlvorstands frist- und formlos möglich ist, bedarf es, anders als bei der Ladung zu einer Betriebsratssitzung, für die Ladung zu Wahlvorstandssitzungen keiner detaillierten Tagesordnung. Selbst ohne Mitteilung einer Tagesordnung können wirksame Beschlüsse gefasst werden.

Es ist also zulässig, dass sich der Wahlvorstand jeweils zu Beginn der Wahlvorstandssitzung über die Tagesordnung der Sitzung verständigt.

aas-PRAXISTIPP

Standardmäßig sollten auf jeder Sitzung des Wahlvorstands die folgenden Punkte behandelt werden:

  • Hängen die Wahlausschreiben noch ordnungsgemäß aus?
  • Wurde der (eventuell) installierte Briefkasten geleert?
  • Muss die Wählerliste bei Ein- oder Austritt von Beschäftigten angepasst werden?
  • Muss über Briefwahlanträge entschieden werden?

Ladung von Ersatzmitgliedern zu Sitzungen des Wahlvorstands

Im Fall der Verhinderung eines Wahlvorstandsmitglieds ist das entsprechende Ersatzmitglied zu laden (soweit Ersatzmitglieder bestellt wurden). Das Wahlvorstandsmitglied hat den Vorsitzenden daher rechtszeitig zu informieren, wenn es verhindert ist, an der Sitzung des Wahlvorstands teilzunehmen.

Erforderlich ist das Vorliegen eines tatsächlichen oder rechtlichen Verhinderungsgrundes. Die praktisch wichtigsten Fälle der tatsächlichen Verhinderung sind Urlaub und Krankheit.

Eine rechtliche Verhinderung kann insbesondere dann vorliegen, wenn es um eine Beschlussfassung „in eigener Sache“ geht. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn im Wahlvorstand darüber entschieden werden soll, ob die von dem Wahlvorstandsmitglied auf einer Vorschlagsliste geleistete Unterschrift gültig ist. In diesem Fall wäre das Wahlvorstandsmitglied zur Beschlussfassung an diesem Tagesordnungspunkt verhindert.

Der Ablauf der Sitzungen des Wahlvorstands

Der Wahlvorstandsvorsitzende leitet die Sitzungen des Wahlvorstands. Die Sitzungen des Wahlvorstands sind grundsätzlich nicht öffentlich, soweit nichts anderes bestimmt ist. Der Wahlvorstand kann jedoch beschließen, andere Personen (Auskunftspersonen, Sachverständige, Gewerkschaftssekretäre, Schreibkräfte) zu seinen nichtöffentlichen Sitzungen hinzuzuziehen. Einige Sitzungen, wie die Prüfung der Briefwahlunterlagen, die Stimmauszählung und die Feststellung des Wahlergebnisses müssen öffentlich erfolgen (§ 26 Abs. 1 WO, § 13 WO und § 18 Abs. 3 Satz 1 BetrVG).

aas seminare – Betriebsratswahl – (Teil-)digitale Sitzungen des Wahlvorstands

(Teil-)digitale Sitzungen des Wahlvorstands

Der Wahlvorstand kann gem. § 1 Abs. 4 WO Sitzungen und Beschlussfassungen auch per Video- oder Telefonkonferenz durchführen. Die Regelungen des § 1 WO orientieren sich inhaltlich an den entsprechenden Vorschriften der §§ 30 und 33 BetrVG.

Insbesondere die Feststellung in § 1 Abs. 3 WO BetrVG, dass Präsenzsitzungen weiterhin Vorrang haben (siehe BR-Drs. 666/21, 17), bleibt erhalten. Damit sind gemeinsame Präsenzsitzungen des Wahlvorstands weiterhin der Regelfall.

Es ist sowohl die Durchführung reiner Online-Sitzungen als auch die digitale Zuschaltung einzelner Mitglieder zu einer Präsenzsitzung in einem hybriden Modell möglich.

Welche Wahlvorstandssitzungen dürfen nicht digital durchgeführt werden?

Die Wahlordnung sieht vor, dass für bestimmte (sensible) Themen keine Video- oder Telefonkonferenzen in Betracht kommen (sog. Negativliste):

Prüfung eingereichter Vorschlagslisten

Nachprüfen von Vorschlagslisten

nachdem sie aufgrund einer Beanstandung des Wahlvorstands korrigiert wurden

Die eigentliche Stimmauszählung

Bearbeitung der Briefwahlunterlagen

Durchführung eines Losverfahrens

Erste Wahlversammlung

im vereinfachten zweistufigen Wahlverfahren (§ 14a Abs. 1 Satz 2 BetrVG)

Beschluss des Wahlvorstands über die Durchführung digitaler Wahlvorstandssitzungen

Ansonsten entscheidet der Wahlvorstand über die Durchführung von digitalen Wahlvorstandssitzungen. Anders als der Betriebsrat, muss der Wahlvorstand keine Regelungen zu digitalen Wahlvorstandssitzungen in seiner Geschäftsordnung festlegen. Hier reicht ein entsprechender Beschluss des Wahlvorstands aus.

Der erste Beschluss des Wahlvorstands über die Möglichkeit zur Durchführung von Video- oder Telefonkonferenzen muss in einer Präsenzsitzung erfolgen.

HINWEIS

Der Wahlvorstand entscheidet per Beschluss über die Durchführung digitaler Wahlvorstandssitzungen. Eine Regelung in der Geschäftsordnung des Wahlvorstands ist nicht erforderlich.

Icon Muster 250

Beschluss zur Durchführung von Wahlvorstandssitzungen mittels Telefon- oder Videokonferenz

Anforderungen an den Ablauf von (teil-)digitalen Wahlvorstandssitzungen

Es muss sichergestellt sein, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Eine Aufzeichnung der Sitzung ist unzulässig. Die mittels Video- und Telefonkonferenz Teilnehmenden bestätigen ihre Teilnahme gegenüber der oder dem Vorsitzenden in Textform. Die Bestätigung ist dem Sitzungsprotokoll beizufügen.

Beschließt der Wahlvorstand die Durchführung von Video- oder Telefonkonferenzen, muss er gemäß § 1 Abs. 4 Satz 3 WO sicherstellen, dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt. Insbesondere ist sicherzustellen, dass keine Unbefugten Zugang zu den Inhalten der Sitzung erhalten.

HINWEIS

Voraussetzung für die Teilnahme an einer Video- oder Telefonkonferenz des Wahlvorstands ist, dass jedes Mitglied über die notwendige technische Ausstattung in Form dienstlicher Geräte und Kommunikationsmöglichkeiten verfügt.

(Zur Ausstattung der Mitglieder des Wahlvorstands für Videokonferenzen siehe hier)

Protokollierung der Sitzungen des Wahlvorstands

Über jede Sitzung ist gemäß § 1 Abs. 3 Satz 2 WO eine Niederschrift, also ein Protokoll, zu verfassen. Auf seiner ersten Sitzung hat der Wahlvorstand aus seiner Mitte einen Schriftführer zu bestimmen. Dessen Wahl erfolgt durch Beschluss des Wahlvorstands. Dieser ist, wie alle anderen Beschlüsse des Wahlvorstandes, zu protokollieren.

Der Schriftführer ist für die Protokollführung zuständig. Das Protokoll enthält mindestens den Wortlaut der gefassten Beschlüsse, § 1 Abs. 3 Satz 2 WO

Zu Informationen zur Bestimmung eines Schriftführers siehe hier: 

aas seminare – Protokollierung der Sitzungen des Wahlvorstands
aas-Praxistipp

Das Protokoll muss unbedingt sorgfältig über jede Sitzung geführt werden. Die Protokolle sind dann jeweils zur Wahlakte zu nehmen.

Wenn die Wahlvorstandsmitglieder in einer Frage unterschiedlicher Meinung sind, kann es sinnvoll sein, die unterschiedlichen Meinungen kurz zu skizzieren. So kann später die Entscheidungsfindung besser nachvollzogen werden.

Dem Protokoll ist die Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jedes Wahlvorstandsmitglied bzw. weitere an der Sitzung teilnehmende Personen eigenhändig einzutragen haben. Unterzeichnet werden muss das Protokoll von dem Vorsitzenden des Wahlvorstands und einem weiteren stimmberechtigten Wahlvorstandsmitglied (am besten dem Schriftführer), § 1 Abs. 3 Satz 3 WO.

Jedes Mitglied des Wahlvorstands hat das Recht, Einblick in die Sitzungsniederschriften und anderer Unterlagen des Wahlvorstands zu nehmen. Das gilt auch für nachrückende Ersatzmitglieder.

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Protokoll einer Wahlvorstandssitzung
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Protokoll einer (teil-) digitalen Wahlvorstandssitzung

Anfertigung einer Wahlakte

Der Wahlvorstand muss zudem eine Wahlakte führen. Dies ist unbedingt zu beachten und dabei ist große Sorgfalt an den Tag zu legen. Wahlakten sind die gesamten Wahlunterlagen im weitesten Sinne einschließlich der Stimmzettel. Bei elektronischen Dateien dürfte es ausreichen, wenn diese ausgedruckt und in Papierform zu den Akten genommen werden

Der Wahlvorstand sollte direkt nach seiner Bestellung einen Aktenordner oder einen Schnellhefter anlegen, in den im Folgenden alle Dokumente zur Wahl abgeheftet werden. In der Wahlakte sind alle Entscheidungen des Wahlvorstands möglichst genau zu dokumentieren. Die Wahlakte muss am Ende eines Arbeitstages immer gut weggeschlossen werden.

19. Fotoshooting

In der Wahlakte werden

  • die Sitzungsniederschriften,
  • die Beschlüsse des Wahlvorstands,
  • der Schriftwechsel des Wahlvorstands,
  • die Wählerliste,
  • Bekanntmachungen der Vorschlagslisten,
  • die Stimmzettel,
  • Berechnungszettel,
  • die Niederschrift über das Wahlergebnis,
  • schriftliche Erklärungen von Gewählten über Annahme oder Ablehnung der Wahl,
  • die abgenommenen Aushänge,
  • das Wahlausschreiben,
  • die Bekanntmachungen der Vorschlagslisten,
  • Briefwahlunterlagen (Freiumschläge, Erklärungen zur persönlichen Stimmabgabe, verschlossen gebliebene Wahlumschläge) usw. gesammelt.
WICHTIG

Der Wahlvorstand muss gem. § 19 WO die gesamte Wahlakte nach der konstituierenden Sitzung des neu gewählten Betriebsrats dem Vorsitzenden des Betriebsrates zwecks Aufbewahrung aushändigen. Der Vorsitzende des Betriebsrats muss die Wahlakte dann mindestens bis zur Beendigung der Amtszeit des Betriebsrats aufbewahren.

Die Geschäftsordnung des Wahlvorstands

Für den Wahlvorstand ist es ratsam, sich eine Geschäftsordnung zu geben. Eine Geschäftsordnung bietet den Vorteil, dass grundlegende Fragen frühzeitig geklärt werden können, was möglichen Auslegungsproblemen im Gremium während des Wahlverfahrens vorbeugt.

Zudem unterstützt die Erarbeitung einer Geschäftsordnung den Wahlvorstand dabei, von Anfang an alle nötigen Planungsschritte systematisch zu durchdenken und so unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

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