Die Erstellung der Tagesordnung für die Betriebsratssitzung
Inhaltsverzeichnis
Wie entstehen die Punkte für die Tagesordnung?
Grundsätzlich legt der Betriebsratsvorsitzende die Tagesordnung für jede Betriebsratssitzung fest (§ 29 Abs. 2 Satz 2 BetrVG). Gleichzeitig ist er nicht der alleinige „Themengeber“ im Gremium. Vielmehr muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten ihre Themen einbringen können.
Daher sollte organisatorisch geregelt sein, dass jedes Betriebsratsmitglied, aber auch die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) sowie die Schwerbehindertenvertretung (SBV) berechtigt sind, Themen für die Tagesordnung vorzuschlagen.
Damit eine strukturierte Planung möglich ist, sollte dabei eine Frist für die Einreichung von Themen für die nächste Betriebsratssitzung gelten.
Hierzu bietet sich eine Regelung in der Geschäftsordnung des Betriebsrats an.
Laufende Themensammlung als Grundlage
In der Praxis bewährt sich eine laufende Themensammlung. Viele Gremien arbeiten mit einer digitalen Themenliste oder einem gemeinsamen Dokument, auf das alle Mitglieder Zugriff haben. Dort können Punkte eingetragen werden, die in einer der nächsten Sitzungen behandelt werden sollen.
Das hat mehrere Vorteile:
- Themen gehen nicht verloren
- alle Mitglieder sehen, welche Punkte anstehen
- der Vorsitzende kann frühzeitig erkennen, welche Themen vorbereitet werden müssen
Typische Quellen für Tagesordnungspunkte sind:
- Anträge einzelner Betriebsratsmitglieder
- Schreiben oder Anträge des Arbeitgebers
- Themen aus Ausschüssen
- Anliegen der JAV oder der SBV
- Rückmeldungen aus der Belegschaft
- offene Punkte aus vorherigen Sitzungen
Ein guter Vorsitzender prüft vor jeder Sitzung systematisch, welche dieser Punkte entscheidungsreif sind und welche noch vorbereitet werden müssen.
Prüfung von Fristen – Fristenkontrolle
Bevor die endgültige Tagesordnung festgelegt wird, ist eine sorgfältige Fristenkontrolle erforderlich.
Der Vorsitzende muss insbesondere prüfen:
- Liegt eine Anhörung zu einer Kündigung nach § 102 BetrVG vor?
- Läuft eine Wochenfrist im Zustimmungsverfahren nach § 99 BetrVG?
- Bestehen Reaktionspflichten aus Betriebsvereinbarungen oder gesetzlichen Beteiligungsverfahren?
Diese Prüfung sollte fester Bestandteil der Sitzungsvorbereitung sein. Viele Gremien arbeiten mit einer separaten Fristenliste oder einem digitalen Fristenkalender, der vor jeder Sitzung kontrolliert wird.
Fristen haben immer Vorrang. Strategische Diskussionen können verschoben werden – eine versäumte Frist kann dagegen dazu führen, dass eine Zustimmung als erteilt gilt oder Beteiligungsrechte verloren gehen.
Strukturierung und Priorisierung der Tagesordnungspunkte
Sind alle Themen gesammelt und rechtlich eingeordnet, beginnt die eigentliche Strukturarbeit.
Nicht jeder Tagesordnungspunkt ist gleich dringend oder gleich wichtig. Eine bewährte Reihenfolge ist beispielsweise:
- Eröffnung der Sitzung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit1
- Feststellung oder Ergänzung der Tagesordnung
- fristgebundene Beschlussangelegenheiten
- weitere Beschlusspunkte
- Beratungs- und Informationsthemen
- Berichte aus Ausschüssen
- Verschiedenes
Diese Struktur hat zwei Vorteile:
Erstens wird verhindert, dass wichtige Beschlüsse am Ende unter Zeitdruck gefasst werden. Zweitens schafft sie für alle Beteiligten Transparenz über den Ablauf der Sitzung.
Anforderungen an die Formulierung der Tagesordnungspunkte
Besonders wichtig ist die präzise Formulierung der Tagesordnungspunkte. Hier passieren in der Praxis viele Fehler.
Ein Tagesordnungspunkt muss so formuliert sein, dass jedes Mitglied erkennen kann:
- worüber gesprochen wird
- und ob eine Beschlussfassung vorgesehen ist.
Unklare Begriffe wie „Arbeitszeit“, „Personal“ oder „IT“ reichen nicht aus, wenn ein Beschluss gefasst werden soll. Natürlich kann auch zu einem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ kein Beschluss gefasst werden. Auf „Verschiedenes“ kann man sich genauso wenig vorbereiten wie auf „Personal“ usw.
Stattdessen sollte der Tagesordnungspunkt konkret formuliert sein, zum Beispiel:
- „Beschlussfassung zur Zustimmung zur Einführung eines neuen Schichtmodells gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG“
- „Beschluss über die Verweigerung der Zustimmung zur Einstellung von Frau/Herrn XY als ABC gemäß § 99 BetrVG“
Aus der Tagesordnung muss also klar hervorgehen, welcher konkrete Beschlussgegenstand behandelt werden soll. Nur dann können sich die Mitglieder angemessen vorbereiten.
Trennung von Beratung und Beschluss
Gerade bei komplexen Themen ist es sinnvoll, zwischen Beratung und Beschluss zu unterscheiden.
So kann die Tagesordnung beispielsweise zwei getrennte Punkte enthalten:
- „Beratung zur Einführung eines neuen Schichtmodells“
- „Beschlussfassung zur Zustimmung zur Einführung eines neuen Schichtmodells“
Diese Trennung schafft Raum für Diskussion und verhindert übereilte Entscheidungen.
Transparenz und Vorbereitung ermöglichen
Die Tagesordnung erfüllt auch eine wichtige Informationsfunktion. Sie soll den Mitgliedern ermöglichen, sich auf die Sitzung vorzubereiten.
Deshalb gilt:
- relevante Unterlagen sollten rechtzeitig bereitgestellt werden
- Beschlussgegenstände müssen klar formuliert sein
- Überraschungsentscheidungen sollten vermieden werden
Wenn zu einem Tagesordnungspunkt umfangreiche Materialien vorliegen – etwa Informationsunterlagen, Beschlussvorlagen, Entwürfe von Betriebsvereinbarungen oder umfangreicher Schriftverkehr – sollte bereits in der Einladung darauf hingewiesen werden.
Die Unterlagen des Betriebsrats müssen grundsätzlich allen Betriebsratsmitgliedern zugänglich sein, damit sie sich vor der Sitzung informieren können.
Umgang mit Unterlagen zur Tagesordnung – Einsicht statt Versand
Bei der Vorbereitung von Betriebsratssitzungen stellt sich häufig die praktische Frage, ob Unterlagen zu Tagesordnungspunkten gemeinsam mit der Einladung an alle Betriebsratsmitglieder verschickt werden sollten. Aus rechtlicher und organisatorischer Sicht ist hier Zurückhaltung geboten. In der Praxis empfiehlt es sich regelmäßig, Unterlagen nicht gemeinsam mit der Tagesordnung an alle Mitglieder zu versenden, sondern die Einsicht in die Unterlagen über die Betriebsratsablage zu organisieren.
Keine generelle Versendung von Sitzungsunterlagen
Werden umfangreiche Unterlagen (z. B. Personalunterlagen, Beschlussvorlagen, Entwürfe von Betriebsvereinbarungen oder Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber) regelmäßig an alle Betriebsratsmitglieder verschickt, besteht die Gefahr, dass bei einzelnen Mitgliedern eigene Sammlungssysteme entstehen. Dadurch können sogenannte Personalnebenakten entstehen, was datenschutzrechtlich problematisch ist.
Insbesondere bei personellen Einzelmaßnahmen oder sensiblen Beschäftigtendaten besteht das Risiko, dass Unterlagen unkontrolliert gespeichert, weitergeleitet oder langfristig auf privaten Geräten verbleiben. Deshalb ist es aus Gründen des Datenschutzes und der ordnungsgemäßen Aktenführung regelmäßig sinnvoll, die Unterlagen zentral in der Betriebsratsablage vorzuhalten und nicht breit zu verteilen.
Einsichtsrecht der Betriebsratsmitglieder nach § 34 Abs. 3 BetrVG
Nach § 34 Abs. 3 BetrVG müssen alle Betriebsratsmitglieder jederzeit Einsicht in die Unterlagen des Betriebsrats nehmen können.
Dieses Einsichtsrecht beschränkt sich nicht nur auf ein formales Recht, Akten einzusehen. Vielmehr muss der Betriebsrat organisatorisch sicherstellen, dass dieses Recht tatsächlich ausgeübt werden kann.
Die Rechtsprechung hat daher klargestellt, dass aus § 34 Abs. 3 BetrVG unter Umständen sogar ein Anspruch auf Überlassung eines Schlüssels zum Betriebsratsbüro folgen kann, wenn nur so eine jederzeitige Einsicht gewährleistet werden kann. Dies haben etwa das LAG Thüringen (29.06.2021 – 1 TaBVGa 1/21) und das Hessische LAG (09.09.2019 – 16 TaBV 67/19) entschieden.
Einsichtsrecht auch bei elektronischen Unterlagen
Das Einsichtsrecht erstreckt sich nicht nur auf Papierakten, sondern auch auf elektronisch gespeicherte Unterlagen. Betriebsratsmitglieder müssen daher grundsätzlich Zugang zu den elektronischen Ablagesystemen des Betriebsrats erhalten.
Das BAG (12.08.2009 – 7 ABR 15/08) hat entschieden, dass Betriebsratsmitgliedern der Zugang zu den elektronischen Datenbeständen des Betriebsrats – etwa zu einem Server oder einem digitalen Dokumentensystem – ermöglicht werden muss. Nur so kann das gesetzlich garantierte Einsichtsrecht tatsächlich wahrgenommen werden.
Einsichtsrecht nur für Betriebsratsmitglieder im Amt
Das Einsichtsrecht nach § 34 Abs. 3 BetrVG steht grundsätzlich nur den amtierenden Betriebsratsmitgliedern zu.
Ersatzmitglieder haben dieses Recht nur dann, wenn sie tatsächlich als Vertretung nachgerückt sind oder wenn sie sich auf einen möglichen Vertretungsfall vorbereiten müssen. Das hat das BAG (27.07.2016 – 7 ABR 16/14) klargestellt.
Kein allgemeines Einsichtsrecht von JAV und SBV
Die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) sowie die Schwerbehindertenvertretung (SBV) haben kein allgemeines Einsichtsrecht in sämtliche Unterlagen des Betriebsrats.
Allerdings kann ihnen Einblick in Unterlagen gewährt werden, wenn ein berechtigtes Interesse im Zusammenhang mit ihren Aufgaben besteht. Für die JAV gilt darüber hinaus eine besondere Regelung: Nach § 70 Abs. 2 BetrVG kann sie verlangen, dass der Betriebsrat ihr diejenigen Unterlagen zur Verfügung stellt, die sie zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigt (vgl. Richardi/Thüsing, BetrVG, § 34 Rn. 27).
Praxishinweis für die Sitzungsorganisation
In der Praxis hat sich daher folgende Vorgehensweise bewährt:
- In der Einladung zur Sitzung wird auf vorhandene Unterlagen zu einzelnen Tagesordnungspunkten hingewiesen.
- Die Unterlagen werden in der zentralen Betriebsratsablage (Papierakte oder digitales System) bereitgestellt.
- Alle Betriebsratsmitglieder haben jederzeit Zugriff auf diese Unterlagen und können sich dort auf die Sitzung vorbereiten.
Wann ist eine Ergänzung der Tagesordnung zulässig?
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass während einer Betriebsratssitzung zusätzliche Themen aufkommen oder sich kurzfristig neue Sachverhalte ergeben, über die das Gremium entscheiden möchte. Grundsätzlich gilt jedoch: Über Punkte, die nicht auf der mit der Einladung mitgeteilten Tagesordnung stehen, darf der Betriebsrat nicht ohne Weiteres beschließen. Die Tagesordnung soll gerade sicherstellen, dass sich alle Mitglieder auf die Beratung und eine mögliche Beschlussfassung vorbereiten können.
Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts lässt eine Ergänzung der Tagesordnung während der Sitzung jedoch unter bestimmten Voraussetzungen zu. Nach der Entscheidung des BAG vom 09.07.2013 – 1 ABR 2/13 kann ein Tagesordnungspunkt auch dann noch behandelt und beschlossen werden, wenn er zuvor nicht angekündigt war – wenn alle Betriebsratsmitglieder ordnungsgemäß zur Sitzung geladen wurden und die anwesenden Mitglieder einstimmig beschließen, die Tagesordnung entsprechend zu ergänzen.
Das Einstimmigkeitserfordernis dient dem Schutz der einzelnen Betriebsratsmitglieder. Niemand soll gezwungen sein, über eine Angelegenheit zu entscheiden, auf die er sich nicht vorbereiten konnte. Deshalb reicht eine einfache Mehrheit hier nicht aus. Jedes anwesende Betriebsratsmitglied hat das Recht, einer kurzfristigen Erweiterung der Tagesordnung zu widersprechen. In diesem Fall darf der Punkt in dieser Sitzung nicht behandelt werden.
In der Praxis empfiehlt es sich daher, eine Ergänzung der Tagesordnung zu Beginn der Sitzung ausdrücklich festzustellen und zu protokollieren. Beispielsweise kann im Protokoll festgehalten werden:
„Die anwesenden Mitglieder beschließen einstimmig, die Tagesordnung um den Punkt … zu ergänzen.“
Auf diese Weise wird später nachvollziehbar dokumentiert, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für eine zulässige Ergänzung der Tagesordnung erfüllt waren.
Jörg Reiniger ist Experte für die strategische und rechtssichere Weiterentwicklung von Betriebsrats-, Personalrats- und SBV-Arbeit. Seit vielen Jahren konzipiert und entwickelt er Seminar- und Kongressformate für Arbeitnehmervertretungen und begleitet Gremien bei der professionellen Organisation ihrer Arbeit. Seine besondere Stärke liegt in der Verbindung von juristischer Präzision, praxisnaher Umsetzbarkeit und struktureller Organisationsentwicklung. Er denkt Gremienarbeit nicht nur rechtlich, sondern strategisch – von der Beschlussfassung bis zur nachhaltigen Ausrichtung der Amtszeit.
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